工数管理製品は、プロジェクト管理、売上・原価管理、勤怠管理、グループウェアなどの機能と結びつくことで効果を発揮します。
また、レポートや分析機能が充実していれば、入力した内容を元に正確な現状把握ができ、取るべき対策が見えてきます。
PDCAサイクルを回すことで、工数管理がより効果的な手段となります。
本記事では、上記のことを実現するのに必要な機能の視点で分析を行い、解説していきます。
システム導入を検討されている企業様であれば、どういった切り口でシステム分析を行えば良いのか参考にして頂ければ幸いです。
自分たちがやりたいことと、実際に必要な機能はどういったものなのか、あらかじめ把握しておくことで、スムーズな製品選びにつながるので、どうぞご覧下さい。
1．工数管理の概要と機能
「工数管理」というのは、「プロジェクトなどの作業時間の管理」と考えることができます。
プロジェクトへの投下時間が1時間なのか、4時間なのかではそれぞれのプロジェクトのコストが大きく違ってきます。
工数管理では、そういった作業時間を日々正確に入力し、管理していくことが求められます。
1-1．時間の入力
工数管理においては、作業時間が入力できなければなりません。
よって、時間が入力できないツールは工数管理ツールとしての役割を果たせないでしょう。
作業時間の入力単位は導入企業の運用に合わせた単位での入力が望ましいでしょう。
例えば、ひとつの作業に対する時間はそれなりに長く、また、プロジェクトの期間も長い場合は、入力単位は1時間として問題ないでしょう。
逆に、かなり厳密に入力する場合は、入力単位を1分とする必要があるかもしれません。
ただし、細かくしすぎると入力者に余計な負荷がかかってしまう恐れがあるので注意が必要です。
一般的には、15分/30分/1時間のいずれかを集計時間の単位として採用している企業が多いのではないかと思います。
1-2．プロジェクトの入力
工数管理においては、プロジェクトごとの作業時間が入力できなければ意味がありませんので、作業時間とプロジェクトとを紐付ける必要があります。
プロジェクトというと厳密な管理をイメージするかもしれませんが、工数管理においては「社内業務」などもプロジェクトと見なして管理するのが望ましいでしょう。
1-3．工程ごとの入力
ここで言う工程とは、プロジェクトにおける細分化された作業を意味します。
例えば、ソフトウェア開発であれば「設計」、「コーディング」、「テスト」、「会議」などがあります。
企業によって、全てのプロジェクトにおいて工程が共通の場合もあれば、プロジェクトごとに全く違う場合もあるでしょう。
業種によっては、「電話対応」、「移動時間」、「雑用」などの項目も必要でしょう。
製品によっては、1つのプロジェクトに対して複数工程の入力・管理を行えるものもあり、より詳細な工程の分析を行うことができます。
工程ごとの作業時間を管理することで、会議が多い/営業の移動に多くの時間を使っている等、プロジェクトだけではなく、工程ごとの工数の傾向が見えるようになってきます。
1-4．ガントチャートでの管理
ガントチャートで各タスクに担当者と工数予算を設定することで、工数管理と同時にスケジュール管理や進捗管理も行うことができます。
プロジェクトの各工程を作業単位にまで分解して、作業の流れと進捗状況を一目で把握できるようにしたものがガントチャートなので、管理を行いやすいツールと言えるでしょう。
縦軸に作業内容、横軸に期間をとり、複数の作業の進捗状況の全体像を把握することができます。
工数予算や工数実績等の数値はもちろん、ガントチャートなら視覚的にも進捗状況を確認しやすいので、管理を開始するにあたっては、取り掛かりやすいツールと言えます。
1-5．勤怠との連動
工数管理と勤怠との連動は必須ではありませんが、出社・退社時間を把握することで見えてくることもあるでしょう。
また、1日の終わりに工数を入力する場合、出退社時間も併せて入力するのは、それほどストレスではありませんので、入力できる方が便利でしょう。
1-6．インターフェース
作業ごとや1日の終わりに入力することになるため、できるだけクリック数が少なく、直観的に理解できるツールが望ましいでしょう。
2．勤怠管理の概要と機能
「勤怠管理」というのは、メンバーの出社時間/退社時間/休暇を把握し、管理することを指します。
紙での管理/Felicaカードによる管理/Webによる管理、といった方法があります。
2-1．時間の入力
工数管理と勤怠管理を連動するケースにおいては、出退社時間から1日の勤務時間を自動的に計算することや、休暇を工数に反映しないなどの連動が必要になるでしょう。
厳密にコストを算出する場合は、残業/深夜/休日出勤などによるコストも計算することが望ましいでしょう。
2-2．締め機能の有無
より厳密な勤怠管理を行うのであれば、締め機能が必要でしょう。
出社・退社の押し忘れや、後から時間を修正する場合には、上長への申請・許可が必要などといった機能があると、より細かい管理が可能となります。
一方で、締め機能があるとワークフローが増えるという課題もあります。
3．従業員管理の概要と機能
工数管理においては、正社員だけでなく、契約社員やアルバイト、場合によっては外部の会社の社員も一緒に管理することが必要なケースもあります。
グループウェアなどで管理されるメールアドレス/部署/役職等の項目だけではなく、工数管理に必要な単価等の情報が管理できることが望ましいでしょう。
3-1．単価の入力
工数管理において、従業員ごとの単価を設定することは必須ではありませんが、プロジェクト管理における収支管理を厳密に行いたい場合は単価の登録が必要でしょう。
社員であれば昇給があるように、単価は常に変動しますので、複数の単価を入力できる必要があります。
4．プロジェクト管理の概要と機能
プロジェクト管理とは、プロジェクトを推進・完了させるための各種活動・管理のことを指します。
工数管理のみを行う場合は工数のみに着目すれば良いですが、収支や全ての条件が同じプロジェクトというのはほとんど存在せず、不確定要素が多いことから、ノウハウがあってもプロジェクト管理に失敗することもあり、状況に応じてプロジェクトを適切に管理することが求められます。
4-1．メンバーのアサイン
工数管理はプロジェクトに紐付いて管理されますので、プロジェクト管理においては、どのメンバーがどのプロジェクトに参加しているのかを登録できる必要があります。
4-2．工数計画の入力
工数の予実管理をするためには、アサインしたメンバーがプロジェクトごとに、どの程度の工数を投下する計画なのかを入力できることが必要です。
複数のプロジェクトにアサインされている場合は、合計工数が1人月を超えていないかどうか、チェックできるような機能があると望ましいでしょう。
4-3．売上の入力
工数管理のみを行う場合、売上の登録は必要ありませんが、プロジェクト収支を把握したい場合においては売上の入力は必須となります。
プロジェクトの予実を分析するためには、売上も予実を入力できる必要があるでしょう。
4-4．原価の入力
工数管理のみを行う場合は原価の登録は必要ありませんが、プロジェクト収支を把握したい場合においては、原価の入力は必須となります。
プロジェクトの予実を分析するためには、原価も予実を入力できる必要があるでしょう。
4-5．プロジェクト情報の入力
プロジェクトコードやメモなどを入力できる機能があると便利でしょう。
4-6．データのインポート
プロジェクトデータをインポートで登録できる機能があると便利でしょう。
4-7．データのエクスポート
プロジェクトデータをエクスポートできる機能があると便利でしょう。
5．レポートの概要と機能
工数管理においては、入力した各種データがレポートとして、データ取得できる必要があります。
工数管理ツールの検討においては、複雑な工数データが必要な形式で取得できるかが非常に重要になります。
5-1．データの取得
例えば売上であれば、単純な売上金額だけでなく、注文書番号/顧客名/受注日/納品日/検収日/入金日などのデータも必要になります
多くのデータが簡単に取得できること、また、扱いやすいフォーマットであることが、レポート機能に求められます。
5-2．可視化
プロジェクトマネジメントにおいては、レポートが可視化されていることで直観的な把握が可能になります。
また、社内外にレポートを共有する場合においては、可視化されたデータを利用することで説得力を高めることができます。
5-3．多角的なレポート
数字を複数の角度から見ることで、より詳細な現状把握ができるようになります。
そのためには、多角的なレポーティングが必要となるでしょう。
6．分析の概要と機能
工数管理においては、取得した各種データを用いて分析を行う必要があります。
工数管理ツールの検討においては、現状把握・分析の機能が充実しているかどうかが非常に重要になります。
分析にあたっては、簡単に分析できるようになっているか、分析するための画面は見やすいかなどがポイントです。
例えば、表形式の数字のみでは分析が難しい場合が多いので、グラフ化するなどの方法で現状が可視化されている必要があるでしょう。
6-1．可視化
プロジェクトマネジメントにおいては、多くのデータを用いて多角的に現状把握する必要がありますので、可視化されていることでスピーディーな現状把握が可能でしょう。
また、問題発生時に、社内外にその問題を共有しなければならない場合においても、可視化されたデータを利用することで説得力が高まるでしょう。
6-2．多角的な分析
例えば売上であれば、売上一覧を見ても現状把握は難しく、期間(月次/四半期/半期/年度)、顧客ごと、事業ごとと言った観点で売上を整理し、どういった傾向になっているか、どのような対策を立てるのが必要なのかを分析することになります。
工数管理においても同様で、期間、顧客、事業、部署などの角度から分析できるような機能があると望ましいでしょう。
まとめ
機能視点でシステムを選択される企業や個人も多いと思いますが、その際に重要なポイントとしては、自分たちが何をやりたいのか明確にしておくことです。
それさえ明確になっていれば、どういった機能があれば良いのか自ずと見えてくることでしょう。
例えば、会議等で資料ベースでの話し合いが必要な場合は、データのエクスポート機能があった方が便利でしょう。
また、外出先で使う機会が多いならば、スマートフォンやタブレットに対応しているのかなどといったことも選定ポイントとなるでしょう。
ただし、当然多機能なシステムは価格帯も高くなりますので、できるだけ自分たちが必要な機能のみを搭載したシステムを選択することがスマートです。
そのためにも、まずはどういった利用シーンが想定され、どういったことをやりたいのか予め明確にしておくことが重要です。
外部システムと連携できるかなどといったことも、実際にシステムを利用し始めると課題に上がってくることが多いので、導入前に議論しておくべきポイントです。
システム導入前の社内での議論が、システム運用成否の鍵を握っていると言っても過言ではないでしょう。
