工数管理を行うことのメリットの一つに、迅速な意思決定を可能にすることが挙げられます。
社内において、役員等の上層部を説得するのに苦労された経験を持つ方も多いでしょう。
具体的で事実に基づいた客観的なデータがあることで、話を進めやすくなります。
日々、めまぐるしい勢いで状況が変化する会社経営において、意思決定のスピードが重要となります。
特に社内に好影響をもたらす事象に関しては、1日でも早く取り入れるべきでしょう。
意思決定をスムーズに行うことで、ビジネスチャンスが広がる可能性が高まるので、そのための一歩として工数管理を開始されることをお奨めします。
本記事では、工数管理を行う際に注意すべき考え方や、工数管理を行うことでどういったメリットがあるのかについて具体的にご紹介していきます。
目次
工数管理によく見られるNG集
【×】工数管理は手間がかかる
入力は1日1分もあれば十分行えるので、工数管理のための作業は非常に容易です。
ただし、これまで工数管理を行っていない会社は、今までやっていなかったことを全従業員に行ってもらうので、特に開始当初は徹底するのが大変かもしれません。
しかし、得られるメリットを考えれば、工数管理をすることをお奨めします。
【×】工数入力を行うプロジェクトは細かく分割した方が良い
現代は業務が多様化しており、従業員には複数の業務を同時に進めるスキルが求められています。
業務の効率性や生産性を知りたいのであれば、工数管理をすることで、すべての業務を数値化する(損益で表現する)しか方法はありません。
しかし、工数管理をやりすぎると業務に支障が出てしまいます。
例えば、プロジェクトを細かく分けすぎて、毎日30種類のプロジェクトの作業時間を入力しないといけないとしたら、入力に時間がかかり生産性が低下してしまいます。
大切なのは、生産性が最も高まるようにどのように業務を分析したいのか、それに基づいて工数を管理するためのプロジェクトや業務を最適に分割することです。
【×】工数管理ツールにお金をかける必要はない
社員が多くなるに従って、工数管理の手間は急激に増加していき、お金はかかっていないように見えても、目に見えない管理コストが発生しています。
結果として、工数管理に特化したツールを導入する方が低コストになることが多いです。
【×】工数管理は稼働の実績を積み重ねるだけでよい
稼働の管理で重要なのは、計画と実績の分析です。
稼働の実績データだけを記録しても、そのデータからは改善すべき点が見えてきません。
プロジェクトや製品開発では、しっかりとした工数計画を策定し、その計画と実績が乖離していないかを日々分析する必要があります。
工数管理の計画を策定し、その計画と実績の分析をすることは、会社の成長には不可欠です。
【×】工数管理データは内部情報なので、管理職以外はデータを見ることができない
工数管理データを社員に見せることで、多くの社員は自分自身の問題点や、自らが関わるプロジェクトの問題点を考えようとする姿勢が生まれます。
社員が多くなるに従って、管理職が全てを把握し、的確な指示を出すことは難しくなります。
どのような業種であっても、現場の社員が自ら考える能力を持たなければ、会社は成長しないでしょう。
工数管理データを全社員に公開することは、会社の成長にとっては必須と言えるでしょう。
事業ごとの予実管理の実現
予実管理における工数管理
会社の状況を把握し、経営レベルをアップさせるのに重要なのは予実管理です。
予実管理というのは、予想を入力することと、実績を登録することの2つがあって初めて実現可能です。
多くの会社では実績管理に重点を置いて工数管理を行っており、予算との対比に重きを置かないことがあります。
予算と実績を比べ、その要因を分析し、再発を防止することによって、会社として予想の精度を上げていくことが可能となります。
現場のマネージャーが予算を考え、実績と照らし合わせ、日次、週次、月次で見直し続けることで、しっかりとした予実管理の強い会社を作ると言えるでしょう。
そういった会社になれば、事業が大きく傾くことは減っていくと想定されます。
だからこそ、そのプロジェクトごとの予想と実績を確認していくためにも、工数管理の徹底が必要となります。
採算管理を元にした意思決定
工数管理によって、プロジェクトごと・事業ごとの採算や経営状況が把握できると、事業マネージャーや経営者として、以下のような手を打つことが可能となります。
現在のような、いくらでも受注できる時代ではない段階においては、下記のような手を打ち、経営効率を上げていくことは非常に大切であろうと思います。
工数管理を行うことでできる対策例
- 売上・コストを把握することで、将来のキャッシュフローを把握できる
- 業務が特定の従業員に偏っているので、平準化する
- 会議・打ち合わせの多いプロジェクトに対して、その理由をプロジェクトマネージャーに確認する
- 働けば働くほどコストが増える、つまり利益が減るので、いかにして少ない時間で作業を終わらせるかに集中できる
- 特定の顧客から受注する仕事は赤字になることが多いので、取引を縮小、場合によっては停止する
- 特定の営業パーソンは常に利益率の高い仕事を受注してくるので、その営業パーソンをサポートする人員を増やす
- 特定の製品の利益率が予想以上に高いので、そのノウハウを他のチームに共有する
- 特定の作業にかかる時間をメンバーごとに比較して、メンバーのスキルアップにつなげる
まとめ
多くの現場で、「品質を向上させたい」、「手戻りを減らしたい」などといった悩みや改善意欲をもっている従業員が多いのではないでしょうか。
しかし、なかなか一歩を踏み出して改善に取り組めないのは、それを実証するデータが手元にないことが一つの要因だと考えられます。
感覚値で話を進めても、説得力に欠け、社内のメンバーやプロジェクトメンバーの行動を変えるきっかけにはつながりません。
工数管理を行うことで、工数データが手に入るので、どこをどう改善していけば良いのか客観的な数値を元に分析することができます。
そしてそれが、他のメンバーを動かすために十分な合理的なデータとなります。
改善を重ねていき、自分自身やチームメンバーに成長が見えてくると、より一層やりがいや充実感が生まれ、さらに改善していこうとする好循環が生まれます。
工数管理を行うことで、客観的なデータを元にした事実と向き合い、改善の糸口を見出し、日々の改善を実感していくことで、それが喜びにつながります。
こうしたポジティブなサイクルを生み出すことができれば、工数管理は成功したのも同然です。
工数管理と聞くとある種、無機質なもののように捉えられる方もいるかもしれませんが、最終的には人間の感情に訴える有機的なものだという考え方もできます。
