工数管理の考え方が普及してきて、取り組みを開始する企業・組織も徐々に増加傾向にあります。
そこで今回は、工数管理を行うために必要なツールを挙げながら比較を行っていきたいと思います。
工数管理を行うためのツールには主に3種類、工数管理ツールを利用しない場合も含めると4種類のケースが考えられます。
その3種類とは、「エクセルで工数管理を行う」、「市販のツールを利用する」、「自社専用のシステムを構築する」ことです。
今回の記事では、それぞれの特徴と費用についてご紹介していきます。
また最後に各ツールの特徴の比較表も掲載しますので、どうぞご覧下さい。
目次
工数管理ツールの特徴
【ケース1】工数管理ツールを利用しない
3名程度までの管理であれば、ツールを利用しなくても工数管理は可能です。
紙ベースでの管理も有効かもしれません。
ツールを使って数値化や見える化をしなくても、お互いが何をしているか詳しく分かるため、直観的に分析が可能でしょう。
【ケース2】エクセルで工数管理
エクセルで工数管理をしている企業は少なくありません。
エクセルは使い慣れたソフトであり、多くの企業にとって最も有効なツールであると言えます。
機能の山積表(タスク・各工程の積み上げ)を作るのであれば、エクセルが便利でしょう。
ただし、エクセルで管理できることは限られており、多角的な分析は難しいと言えるでしょう。
また、エクセルでは操作ミスを防ぐことが難しいため、規模の大きなグループの管理にはあまり向いていません。
エクセルは、とりあえず工数管理を始めてみるといった場合や、工数管理を始めて初期段階にあるといった企業向けのツールと言えます。
「エクセルで工数管理」について、さらに詳しくご覧になりたい方はこちらをどうぞ。
「エクセルで工数管理を始めよう！ ～理論編～」
【ケース3】市販の工数管理ツールを利用
エクセルでの工数管理に限界がある場合には、工数管理に特化したツールを利用するのが賢明でしょう。
工数管理の目的としては、プロジェクト収支の把握・製品開発工数原価の予算管理・独立採算での部署間の費用の配分・製品開発の仕掛品の算出などが挙げられます。
そうしたニーズを満たし、会社の現状をより的確に把握し、更なる改善を目指す組織にマッチした手法と言うことができます。
【ケース4】自社専用のシステムを構築
市販のツールでは機能的に物足りない場合には、自社専用のシステムを構築することになるでしょう。
数千人という単位の大きな会社では、組織も複雑になってくるでしょうし、独自の運用ルールも多々存在するため、結果的に自社専用のシステムを構築しなければならないことがあります。
あるいは、市販ツールを利用する場合でも、独自カスタマイズが可能な製品を選択するのが賢明でしょう。
工数管理ツールの費用
【ケース1】工数管理ツールを利用しない
工数管理ツールを利用しないので、ツールには全く費用がかかりません。
ただし、工数管理ツールを利用しない場合でも、作業の効率を良くする方法を直感的に思いつくこともあるでしょう。
そういった場合は会議が必要になるかもしれません。
直接的なコストではありませんが、ある程度の目に見えないコストは発生するでしょう。
【ケース2】エクセルで工数管理
エクセルでの工数管理には、PCにエクセルがインストールされているという前提であれば、基本的にコストはかかりません。
入力項目の設計・計算式の作成・ピボットテーブルの作成・マクロの作成など、運用ルールを決めるまでに多くの時間を投下する必要はありますが、外部コストは抑えられるでしょう。
【ケース3】市販のツールを利用
市販のツールは実際に費用がかかります。
ただし、工数管理に特化して製品化されているため、必要な機能が含まれているケースが多いでしょう。
また、社内ルールがツールに沿った運用になるため、運用ルール策定や運用の見直しなどのコストは低いでしょう。
【ケース4】自社専用のシステムを構築
専用のシステム構築が必要な場合は、システムの設計から開発までかなりの時間を要し、また、かなりの開発コストがかかるでしょう。
ただし、そのコストをかけても効果が見込まれるのであれば、結果的には大きなメリットが生まれます。
5年～10年といった長期スパンで検討するのであれば、十分に投資効果が見込めると言えるでしょう。
工数管理手段の比較
| 種類 | 推奨利用規模 | 外部コスト(※1) | 内部コスト(※2) | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| ケース1. ツール利用無 |
～3名程度 | 0円 | 管理比重による | 直観的な管理 |
| ケース2. エクセル |
小～中規模 | 0円 | かかる | 簡易的な工数管 理を行う企業向け |
| ケース3. 市販のツール |
規模によらない | 安価～高価 (製品による) |
かからない | 工数管理に特化 |
| ケース4. 専用システム |
大規模 (1000名～) |
高額 | かかる | 大規模運用に特化 |
※1 「外部コスト」とは、実際の出費を伴うコストを指します。
※2 「内部コスト」とは、実際の出費を伴わないものの、社員の時間を使うことによる目に見えないコストのことを指します。
まとめ
生産性向上を目指すために、工数管理がますます重要視される時代に入ってきました。
工数管理を正しく行うことで、企業経営における収益性アップや、PDCAサイクルの実施、他の企業の管理部門とのデータのやり取りによる経営効率のアップ、現場社員も含めて可視化による生産性に対する社員の成長や意識の向上など、多くのことを実現することができます。
とりわけ人件費は企業のあらゆるリソースの中で、非常に高価かつ重要なものです。
そういった高価なリソースを数値化して適切に管理しないことには、利益率アップも見込みにくいでしょう。
現代ビジネス社会において、人のアウトプットの最大化こそが、企業の発展につながりますので、管理手法はどうであれ、まずは工数管理を行うことが重要になってきます。
その中で、自分たちに合った管理手法を模索して、どのくらいのコストを投下すれば良いのか判断し、ツールを利用するのか、独自システムを開発するのかといったことを検討していくのが良いでしょう。
