現代社会におけるビジネスパーソンの業務は多様化しており、マルチタスクと呼ばれる複数のタスクを同時進行で行うスキルが求められています。
そのマルチタスクもいい加減に行えば良いわけではなく、一定程度のクオリティを求められるのがビジネスの常でしょう。
そういった日々の多忙なビジネス生活の中で、いかに質の高い仕事を短時間で行うことができるかというテーマについて再考してみたいと思います。
普段の忙しい生活の中では改めて考え直してみる時間もそれほど多くはないでしょう。
そういった意味でも、改めていかに仕事の生産性を上げていくことが重要なのか、その手法や考え方についてご紹介していきます。
自分自身のコストを意識して働く
会社にはさまざまな人間がいて、年収が1000万円を超えるようなエリートビジネスパーソンや、年収200万円台の新人なども存在するでしょう。
そういった中で、自分自身のコストを意識して働くことは大変重要なテーマとなってきます。
一見、当たり前のように思えるテーマですが、上記のことを意識して働くのは難しい課題とも言えます。
会社には、大きく分けて、直接的に売上に貢献する社員とそうではない社員がいます。
例えば、商品の開発や営業を行っている部門の社員であれば、その商品が売れれば、会社の売上に貢献したという考え方ができます。
一方で、人事部や経理部などの採用や経理担当の社員はどうでしょうか。
新入社員や中途入社の採用担当や、社員の給料の支払いや顧客からの入金確認等の経理担当は、直接的に会社の売上に貢献しているわけではありません。
もちろん、人事担当が採用した社員が会社の働き手として会社の売上に貢献しているので、間接的には売上に貢献しています。
経理担当がいなければ、会社のお金は上手く回っていかないでしょう。
そういった意味で、会社にとってはすべての社員が重要な存在で、すべての社員に質の高い仕事が求められることになります。
そこで、改めて自分自身のコストを考えると、単純にいただいている給料分だけ稼げば良いということにはなりません。
というのも、先ほどご紹介したような、人事や経理などといった会社運営を支える部門で働く人たちの分も稼ぐ必要があるからです。
また、オフィス賃料や、水道光熱費、旅費交通費や減価償却費、その他もろもろの雑費を含めると、一人の社員が稼ぐ必要のある一ヶ月分の金額は給料の2倍と考えていただければ間違いないでしょう。
月収50万円の社員であれば、月100万円分の売上を上げる必要があるということです。
というのも、月収50万円の社員にはだいたい月100万円分ほどのコストが掛かっているためです。
(実際のコストはもう少し安いことが多いですが、会社の利益分を考慮すると、給料の2倍程度と考えておくのが妥当です。)
月の営業日が20日程度で1日8時間勤務とした場合、月100万円のコストを時給に換算すると、6000円超のコストがかかる計算になります。
時給6000円超の社員が、例えば2000円のコスト削減のために1時間を費やしていたら、会社はすぐに赤字に転落してしまいます。
そういった意味で、自分自身のコストを意識しながら働くことが重要だと提唱しています。
すべての仕事を数値化して、この仕事のコストはいくらと算出するのは難しいかもしれません。
しかし、誰がどの仕事をするのが会社にとって効率的なのかということは、常に考えておく必要があります。
そういった意識を社員一人ひとりが持つことが、会社全体としてもメリットのあることであり、生産性を高めようとする空気感を全体で作り出すことが重要です。
利益を出すために必要な考え方
仕事の生産性を高めようとする意識づけができてきたら、次に取り組むべきは利益を出すための考え方を共有することです。
前提条件として、会社が会社として生き残っていくためには、当然ですが利益を出さなければなりません。
慈善事業を行う団体であれば別ですが、会社は従業員を雇用して、その従業員に給料を支払う必要があります。
そういった意味で一定以上の利益を上げることは、会社にとっては必須のタスクであり、最重要課題と言っても過言ではないでしょう。
では、利益を出すためにはどうすれば良いのでしょうか。
その考え方は単純で、以下の式を覚えておけば良いでしょう。
利益＝売上－コスト
コストの部分は、原価や経費などさまざまな表現が入りますが、ここではそれらを総称して”コスト”という表現を使っています。
この式を頭に入れておくことで、仕事に対する意識が多少なりとも変わってくるのではないでしょうか。
つまり、利益を上げるためには、売上を伸ばすかコストを下げるかの2つの方法しかないということです。
文字で見ると単純ですが、実践するのは大変です。
これは働いている人であれば、多くの人が感じていることではないでしょうか。
売上を上げると言っても、簡単に上がるものではありませんし、コストを下げるのも一筋縄ではいきません。
では、その辺の課題解決に向けたポイントを次のテーマでご紹介していきます。
コストを下げることによる利益の確保
売上を伸ばすかコストを下げるかの2つの方法のうち、コストを下げるという点に関しては、仕事の生産性を高めることで解決につながる部分があります。
コストの中でも特に人件費は大きなウェイトを占めるものであり、人件費を削減することは、利益アップのための鍵を握るポイントといえます。
例えば、10時間かかる作業を2人(2人とも単価は同じケース)で5時間ずつ行うより、1人が生産性を高めて8時間でこなしてくれる方がコストは安くて済みます。
上記の例では2時間のコスト削減ですが、こうした細かいコスト削減の積み重ねによって、本当に必要な人件費だけを確保して、最適な経営につなげることができるようになります。
また、それまで2人で行っていた作業を1人で行うことができるようになれば、空いたもう1人は他の作業を行うことができます。
そうすることで、新たな製品の開発・サービス向上などが期待でき、結果的に売上アップにも貢献する可能性が高まるので、生産性を意識して働くことが重要と言えます。
日々の仕事に対して疑問を持つことが重要
仕事の生産性を高めようとする意識を持つことで、無駄な作業はないか、その作業に対しての人数は適切かなどといったことを、常に考えるようになることが重要です。
つまり、作業に対して、良い意味での疑問を持つことが大切です。
仕事に対して、「これは果たして本当に必要なのか？」、「これはなくても良いのではないか？」、「もっと他の方法で解決できるのではないか？」などといった疑問を持つことで、自分なりに考え、提案していくことができるようになります。
そのためには顧客の求める本当の成果は何か、意識的に考える必要があります。
あらゆる仕事を定量化するのは難しいですが、すべて100%を求めるのではなく、コミュニケーションをとりながら顧客が求めることを理解して、そのニーズを満たす内容を提案することで解決できる部分は多々あります。
日々の仕事の中で、意外と自分だけが悩んでいることは多く、成果の本質を理解することで作業時間の短縮につながることもあります。
そういった日々の心がけが数ヶ月、数年単位での経営改善につながっていくので、まずは日々の仕事に対して疑問を持つことが大切です。
まとめ
仕事を行っていく中で、時間というのはある意味、“有限なコスト”という考え方もできるでしょう。
その有限なコストを、無駄に浪費してしまうことほど惜しいことはありません。
今、自分が行っている作業は会社や部署にとってどういった意味があるのか、もっと効率的にできる方法はないのかなどを、常に考えながら作業を行うことで、長期的な視点での改善が期待できます。
小さな疑問の積み重ねが、会社や自分自身をより良い存在に高めることにつながるので、ちょっとしたところに目を向けられるように、意識して働いてみてはいかがでしょうか。
