企業や組織にとって、従業員の勤怠を管理することは必須の取り組みと言えるのではないでしょうか。
裁量労働制や時短勤務、フレックスタイム制などさまざまな働き方が出てくる現代社会において、従業員の勤怠を把握しておくのはとても大切なことです。
成果ベースの仕事であれば、期日までに終えてもらえば問題ありませんが、マルチタスクを担当する従業員であれば、勤務時間に対する生産性を把握するという意味でも適切な勤怠管理が求められるでしょう。
すでに、勤怠管理システムなどを導入して、取り組みを行っている企業の方が多いかもしれませんが、改めて勤怠管理の必要性について見ていきたいと思います。
1．勤怠管理とは
勤怠管理とは企業や組織が従業員の出勤・欠勤状況や出退社時刻、休憩時間などの勤務状況を管理・把握することを言います。
企業の経営資源としては、「人・モノ・金・情報・時間」の5つの要素がありますが、その中でも「人」と「時間」は最も重要な要素であり、同時に管理が難しい要素でもあります。
勤怠管理によって、従業員の出勤状況を把握するだけではなく、どれだけ残業したのかを把握することも可能で、残業代の計算や、年休の消化状況などを管理する際にも勤怠管理の記録が用いられます。
従業員の働きぶりや勤務態度は、企業価値をも左右する重要なリソースとなりますが、従業員は、企業との関係性において、「雇われる」立場であり、弱い立場の従業員を保護する名目で労働基準法という法律が定められています。
企業は労働基準法に基づいて給与や賞与、勤務時間や休日、福利厚生などの労働条件を明示し、適切な形で付与する必要があります。
そういった企業と従業員の関係性において重視されるのが勤怠管理であり、これがしっかりしていないと、両者のバランスを上手く保つことができず、企業経営にダメージを与えかねないことになります。
そういった意味でも勤怠管理の意義と役割を十分に認識して、労働基準法に基づいて適切な管理を行っていくことが大切です。
2．適切な勤怠管理がトラブルを未然に防ぐ
昨今、いわゆる”ブラック企業”などと呼ばれる、違法に長時間労働を強いる企業が散見されますが、そういった違法トラブルを未然に防ぐためにも適切な勤怠管理を行うことが重要です。
長時間労働によって精神的に参ってしまい、自殺者なども出ているブラック企業問題は社会としても解決していく必要があるでしょう。
企業は勤怠管理の記録に基づいて、給与や残業代等の支払いを行う必要がありますが、しばしば、勤怠管理を十分に実施していない、もしくは勤怠管理を全く行っていない企業も散見されます。
勤怠管理が適切に実施されていないということは、各従業員の労働時間を会社として正確に把握できていないということになります。
そういった場合、残業時間を含めた従業員の実労働時間に対応した適切な給与を支払うことができなくなってしまいます。
未払い残業代をめぐるトラブルを生じさせないためにも、適切な勤怠管理をする必要があります。
また、勤怠管理が適切に行われていないと、従業員が月に何時間程度働いているのかも正確に把握することが困難になり、従業員の働きすぎを未然に防ぐことができません。
過重労働によって、メンタルヘルスの不調を引き起こしたり、最悪の場合は過労死や過労自殺などを引き起こしたりしかねません。
そういった事態を防ぐためにも適切な勤怠管理を行い、働きすぎている従業員に対しては、早めの帰宅を促すことや休んでもらうなどといった対策をとることが大切です。
企業のコンプライアンスが声高に叫ばれている昨今の日本社会において、勤怠管理を適切に実施することは、企業が永続的な活動を継続していく上でも必要不可欠なことと言えます。
企業にとって従業員は貴重な資源であるということを念頭において、適切な勤怠管理を行うことが、企業と従業員両者の良好な関係性維持につながっていきます。
3．エクセルで勤怠管理、無料サンプルの利用方法
本記事の末尾にエクセルのサンプルを設置していますので、どうぞご利用下さい。
その使い方について説明していきます。
エクセル1Bookに対して、作業シートと記入例の2sheetを用意しているので、記入例を参考にしながら作業シートに日々の勤怠を入力していただく形となります。
ご記入いただくのは、背景が白になっている部分のみで、背景色があるものは基本的に自動計算によって算出されます。
管理者が記入する箇所は、その他の従業員が勝手に変更しないように注意喚起を行ってください。
以下に管理者が記入すべき点について説明します。
- 就業時刻設定(単位：分)
- 基本就業時間
- 早出時間
- 残業時間
- 深夜・早朝時間
- 休憩時間
- 一日の区切り時間
就業時刻設定では、開始時刻切上と終了時刻切捨を設定します。
サンプルでは開始時刻切上が10分、終了時刻切捨が30分となっています。
開始時刻切上が10分というのは、例えば9時12分に出社した場合、勤怠の計算は9時20分から出社したと見なすことです。
つまり、10分単位の計算ということになります。
同様に終了時刻切捨が30分というのは、18時20分に退社した場合、計算上は18時に退社したと見なします。
基本就業時間はその名の通り、会社の定時の時間です。
基本的にはこの時間内に勤務することが求められ、契約内容にもよりますが、オーバーした場合に残業代が発生するなどの仕組みが必要でしょう。
早出時間は基本就業時間の開始前の早朝の時間帯を設定します。
会社によって対応は異なりますが、例えば朝9時が始業定時の会社で、朝7時に出勤して、お昼休憩を1時間取った場合、1日8時間を超える16時以降を残業と見なすケースもあります。
また、より一般的なのは「早朝出勤手当て」を支給するケースでしょう。
始業前の勤務に対して、手当てを支払うことです。
残業するなら、朝早く来て仕事を片付けてほしいという会社もあるので、そういった場合に有効な手法となります。
そういった対策をとるための時間が「早出時間」です。
残業時間は、定時時間外の残業時間です。
残業時間は残業代の計算などにも用いる重要な時間となります。
過重労働を防ぐためにも、勤怠管理とともに適切な残業管理を行うことが重要です。
深夜・早朝時間に関しては、割増賃金を支払う必要があります。
正確には22時～5時までの深夜帯における労働については、基本給の１.25倍以上の賃金を従業員に支払う必要があります。
そういった意味で、深夜帯の労働時間を正確に把握するためにも、適切な勤怠管理が重要であり、(深夜に働く必要のある業種や勤務形態を除いて)、深夜帯に働かなくても済むように仕事を進めていく必要があります。
一日の区切り時間に関しては、どの時間を1日の開始・終了とするかを設定するものです。
日付が変わるのは午前0時ですが、会社としてもどの時間を1日の開始とするかを設定しておく必要があるでしょう。
日をまたいで働く場合に残業代の計算や、出勤、欠勤の判断指標となるので、区切り時間を設定しておくことで明確な基準となります。
管理者が記入する点に関しての注意事項を、以下に掲載します。
- 1日の休憩時間は固定なので、別途休憩した場合は備考欄に記載してください。
- 祝日休日出勤の勤務時間は通常の勤務時間と合計しています。
- 基本就業時間・早出時間・残業時間等が重複しないように注意してください。
管理者の記入事項に関する説明は以上となります。
続いて、従業員側で記入すべき点について説明していきます。
従業員は基本的に、出勤区分、出社・退社時間を記入するだけで構いません。
出社・退社時間を記入すれば、勤務時間や残業時間等は自動的に計算されるので、そちらでご確認下さい。
記入時の注意事項としては、管理者が設定した一日の区切り時間を越えて退社時間を記入すると、正常に計算されなくなるので、翌日分に追加するようにしてください。
1ヶ月分を記入したところで、管理者に提出して集計・計算してもらいます。
まとめ
勤怠管理の概要や意義、無料サンプルの利用方法についてご紹介してきました。
すでに、ツールやシステムを採り入れて勤怠管理を行っているという企業も、本格的には勤怠管理に取り組んでいないという企業も、改めて勤怠管理の重要性をご認識いただけていれば幸いです。
勤怠管理を行っていない場合には、まず無料サンプルからでも良いので、管理を行い、従業員が実際にどれぐらい働いているのか把握することから開始してみるのも一つの手でしょう。
いきなり、ツールを入れての管理に抵抗がある方にとっては、エクセルに記入してもらって集計するのが良いと思います。
そこから必要に応じて、エクセルでの管理を継続したり、ツールの導入を検討したりすれば問題ありません。
従業員の有限な時間を有効活用するためにも、まずは勤怠管理を行い、働き方の改善につなげていくことが大切です。
無料資料ダウンロード – Excelで勤怠管理実践編
まずは勤怠管理とはどのようなものなのか、実際にご体験ください。
そのためのサンプルを提供しておりますので、サンプルを参考にしながら、勤怠管理に取り組んでみてはいかがでしょうか。
新たな発見と気付きを得られれば、勤怠管理は半分成功したようなものです。
そこから改善を重ね、新たな一歩を踏み出しましょう。
