工数管理と聞くと、やや小難しいイメージを持たれる方もいるかもしれませんが、取り組みを開始してみれば決してそんなことはありません。
日々の業務を単純に入力していくだけで、それがデータとして蓄積され、さらなる作業効率のアップや生産性のアップにつながる重要な考え方です。
とにかく毎日コツコツと入力を続けていくだけなので、何かと長続きしないタイプの方でも、継続して行っていきやすい類の取り組みと言えます。
どうせ同じ1日8時間働くならば、効率的に働きたいと思いませんか。
それが会社のためになり、自分のためになり、業績や実績が上がれば職位も高くなって、昇給にもつながります。
1日1日の小さな積み重ねが、年月とともに大きな成果につながっていくので、3日坊主にはならず、継続して行っていくための考え方を認識していただければ幸いです。
工数管理をせずに、毎日ただ何となく働いているのは非常にリスキーなことであり、チャンスを逃すことにもなるので、その辺の考え方についてご紹介していきます。
工数管理を行うと自分たちにメリットがある
工数管理を行っていく上で一番大切なのは、とにかくコツコツ継続することです。
これが一番大変なことですが、とにかく日々の業務を記録して、データ化しておくことで、後々の分析・改善に役立ちます。
工数管理を行うことの一番のメリットは、自分たちの働きぶりが可視化されることにあります。
働きぶりが「見える化」されるとも言えるでしょう。
実際に毎日行っている作業に、どのくらいの時間がかかっているのかを把握しておくことに大きな意味があります。
一つの作業をずっと繰り返しているだけであれば、1日の勤務時間をずっとその作業に費やしているだけですので、わかりやすいかもしれません。
しかし、現代ビジネス社会において、一つの作業だけをずっと行っているという人は珍しいでしょう。
そうではなく、1人の人が複数の仕事を兼務するマルチタスク的な働き方が増えてきています。
そういった時に、例えば1日3つの作業を行うとして、Aという作業とBという作業、Cという作業にどれだけの時間がかかったのか把握しておくのはとても大切なことです。
例えば、Aは売上高1000万円のプロジェクト、Bは同500万円、Cは同100万円だった場合、Aのプロジェクトに人件費やコストをかけて優先順位を高めて作業を行っていく方が会社としても効率的でしょう。
すべての仕事に真摯に取り組むのは当然のことですが、その中でも優先順位というものは存在します。
1日8時間労働として、Cのプロジェクトに5時間、Bに2時間、Aに1時間という働き方では、効率が良いとは言えません。
さまざまな状況の変化があるので、Cに時間を割く日があるのが悪いということではありません。
このような状況が長く続いて、万一何も働き方の管理がされていなかった場合に、どこをどう改善すれば良いのかが見えにくくなってしまうことが、一番危険なことと言えます。
Cのプロジェクトに時間をかけすぎているということに気づく手段がなければ、会社としても個人としても、無駄なコストを使ってしまっている可能性があります。
そうなれば、本来はもっと効率良く働いて、売上・利益ともに伸ばし、個人としても給料や賞与に反映されるはずだったものがなくなってしまうことになりかねません。
反対に考えれば、適切な工数管理を行って、効率良く働けば、もらえるものはきちんともらえるという結果につながります。
給与・賞与という点で考えても、自分自身のスキルアップという点でも、日々の工数管理が大切であり、工数管理をしている本人にもメリットがあると考えれば、頑張って継続することができるのではないでしょうか。
工数管理をすることで仕事の負荷分散ができる
工数管理を行っていくとわかりますが、プロジェクトごとに予算と実績を立てるので、どのメンバーが忙しくて、どのメンバーが比較的余裕があるのか視覚的にもはっきりと見えてきます。
そういった状況を把握することができれば、誰にどういったタスクを割り振ればプロジェクトが上手く回っていくのか、データから判断することができて、より効率的な作業の進捗につながります。
特に、大きなプロジェクトになれば、多数のメンバーがそれぞれの課題を分担して取り組むことになります。
各メンバーの効率・成果や個別課題の作業量を正確に把握して、要因計画を立てて全体進捗のスケジュール管理をするのは容易なことではありません。
とかく仕事が早い人に多くのタスクが回り、そこが最終的にボトルネックとなって、スケジュール遅延が発生するなどのプロジェクトは少なくありません。
そういった意味でもタスクの適切な割り振りが重要であり、日頃から工数管理を行っておくことで、誰にどのタスクを任せるのが最適なのかを判断しやすくなります。
そういった仕事の負荷分散をすることで、無駄な残業を減らし、病気等で欠勤する従業員を減らすことができて、会社としても従業員としても、より働きやすい環境を整えることができるようになります。
「あの人ならやってくれるだろう」や「これくらい大丈夫だろう」というような私情で物事を決めるのではなく、予算と実績に基づくデータから適切な判断を下すことで、仕事を上手く回していけるようになります。
工数管理がもたらすポジティブな精神的効果
人間には「成長したい」、「もっとレベルアップしたい」という気持ちがどこかにあるでしょう。
工数管理には、そういった向上心を刺激してくれる効果もあります。
時間は無限にあるわけではなく、有限です。
その限られた時間の中で、いかに効率を高めて生産性の高い仕事をできるかに心血を注ぐことに大きな価値があります。
工数管理を行うことで、「業務・作業の改善点」や「日々の仕事ぶり」を把握することができます。
どの作業にどのくらいの時間がかかっているのか、それはその人にとって適切な時間なのか、もう少し早く作業を進めることができるのではないかなどといった改善につなげるためのヒントを得ることができます。
そういった日々の改善を継続的に行っていくことで、成長を実感できて、精神的な豊かさにもつながっていきます。
工数管理を行うことで、肌感覚ではないデータに基づく事実と向き合うことができ、改善のためのヒントを得られます。
その段階まできたら、あとはチーム内での話し合いや、どう効率化していくかを個人で考えるなどして、改善を重ねていくのみです。
仕事を行う上では、個々に合った壁を用意してあげることで、その壁を乗り越えようと努力することになります。
要所要所でそういった壁を用意するためにも、従業員の働き振りを日常的に把握しておくことが大切です。
その壁を乗り越えることで、成長の実感を得られ、ますます努力しようという向上心が芽生えることにもつながり、好循環となります。
工数管理を行うことで、売上増やコスト減といった効果だけでなく、従業員の精神的豊かさも手に入れることができれば社内の雰囲気も良くなって、仕事に対する意識もより高まっていきます。
そういった効果が得られるということを意識しておくことで、工数管理をよりポジティブなものと捉えて、全社的に推奨していくことができるようになります。
まとめ
第1段落でもご紹介したように、工数管理を行うにあたっては、まず自分へのメリットを考えるのが良いでしょう。
会社のためやチームのためと考えることも重要ですが、自分自身にメリットがあるということを意識しておくだけでも、工数管理に対するモチベーションが変わってきます。
理由は何でも構いません。
「残業を減らしたい」、「仕事の割り振りをきちんと行ってほしい」、「給料を上げてほしい」、「適切な評価を行ってほしい」など、さまざまな要望を聞いてもらうためにも、毎日何となく働くより、日々の工数をデータとして管理しておくことで、より他者を説得しやすくなります。
工数管理を行うことで、より豊かなビジネスライフやライフスタイルを築くことができると考えれば、長期的に継続していくことができるのではないでしょうか。
まずは、そのための第一歩を踏み出しましょう！
