普段、オフィスや外出先で働いているビジネスパーソンの方たちは、どのようにして仕事の効率を高めているでしょうか。
同じ成果物を求められていても、短時間で質の高いアウトプットを出せる方が、会社としても個人としてもその価値が認められて、より良い取引につながっていきます。
そのためには、いかに効率的に働いて短時間で良い成果を出せるかに注力することが大切です。
本記事では、仕事効率化のために便利なiPhoneアプリやPC用のアプリをご紹介していきます。
すでにご利用されているという方も、まだ利用していないという方も、改めてどういったアプリを使うと作業効率が高まるのか、認識していただければ幸いです。
仕事を効率良く行うためにはiPhoneとPCの連携が必須
パソコンでの書類作成やデータ作成が多い人にとって、仕事を効率的に行うためにはiPhoneとの連携が必須になってきます。
iPhoneアプリで資料を作成してパソコンで確認する、パソコンで途中まで作っていた資料の仕上げをiPhoneで行うといったように、パソコンとスマホを上手く連携させることができれば、仕事の効率は格段に上がるでしょう。
そんな作業効率を高めてくれるアプリがパソコン用、iPhone用と様々なものが存在します。
それらを上手く使いこなすことで「できるビジネスパーソン」に近づけるでしょう。
では早速、実際に仕事の効率を高めるために役立つアプリを紹介していきます。
まず、iPhoneアプリですがAppStoreの「仕事効率化」のカテゴリーを見てみて下さい。
数え切れないほどのアプリが無料から有料まで存在しており、どれを利用すれば良いのか迷ってしまうぐらいです。
その中でもまず、仕事効率をアップするために必須と言えるのが、クラウドサービスのアプリです。
Google ドライブ
クラウドとはiPhone上のデータをネットに保存し、いつでもパソコンや他の端末で閲覧・編集できるものです。
簡単に言えば、持ち運びのいらないUSBメモリのようなものです。
この種のアプリは多数存在していますが、GoogleによるGoogleドライブというアプリがお勧めです。
Googleドライブは無料のクラウドサービスで、Googleアカウントを取得すれば、誰でも利用することができます。
Googleドライブでは、ワードやエクセルのデータから写真などを簡単にアップロードすることができます。
さらに、アプリ画面も見やすく、データごとに並んでいるので、見たいデータをすぐに探すことができ、とてもオススメのアプリです。
Googleドライブがあれば、いつでも仕事で使うデータを見ることができるので、仕事の確認などの際に役立ちます。
Office Mobile
次に必要になってくるのが、ワードやエクセルなどのデータの編集です。
そのためのアプリとして、オフィスのアプリが有名です。
Office Mobileというアプリがお勧めで、こちらもアカウントを取得すれば無料で利用できます。
ワードやエクセル、パワーポイントのデータを閲覧・編集することができます。
ここで作成したデータをGoogleドライブで確認、修正することもできます。
とても便利なのですが、一つ難点があるとすれば、画面が小さくて見にくいことでしょう。
メモリも大量に使うため、iPhoneの動きが固まってしまうこともあるので、データ量が多い場合は注意が必要です。
Googleスプレッドシート
仕事を行っていく中で、複数の人と一緒に同じデータを編集することもあるのではないでしょうか。
その時に役立つのが、Googleスプレッドシートというアプリです。
もちろん、こちらも無料のアプリでGoogleスプレッドシートを開けば、いつでも編集できます。
他の人の編集もリアルタイムで更新されるので、その時点でどのくらいまで編集が進んでいるのかを簡単に確認することができます。
このアプリは編集もできますが、入力にタイムラグがあり、画面もやや見にくいので、iPhoneでは編集の確認用に使うのがオススメです。
iPhoneで簡単にスキャン・印刷の手配ができるアプリ
CamScanner＋
会社からの出先で急にデータ編集が必要になり、パソコンもプリンタもないという状況で役立つアプリがいくつかあります。
まずスキャナーが必要な時に、iPhoneをスキャナー代わりにしてくれるアプリがCamScanner＋というアプリです。
こちらは有料で120円ほどかかりますが、便利な機能がたくさん付いているので、重宝できるアプリです。
「どうやってiPhoneでスキャンするの？」と疑問をお持ちの方も多いでしょう。
利用方法は簡単で、スキャンしたいものを、アプリを通して写真で撮影します。
そうするとアプリが自動で書類を認識し、必要な部分をスキャンしてPDFにしてくれるのです。
さらに、そこから回転やメモ付けなどの編集をすることも可能です。
また、そのデータを同僚や自分のパソコンで共有できるクラウドサービスもあるので、会社に帰ってデータをもう一度確認する際にも便利です。
netprint
続いてご紹介するのは、netprintというiPhoneアプリです。
出先で書類がもう一部必要になった、写真をプリントしなければならなくなったなど、印刷が必要なケースで重宝するアプリです。
このアプリはiPhone上のデータを、セブンイレブンで簡単に印刷できるようにするものです。
ワードなどのPDFデータや写真などをアプリ経由でアップロードして、セブンイレブンに行けば、すぐにコピー機で印刷することができるという優れものです。
このアプリは無料で、コピー機での印刷代がかかる程度で済みます。
過去に印刷したデータも、履歴が残っていれば、印刷することができます。
印刷予定のある書類をあらかじめアップロードしておいて、必要な時にセブンイレブンで印刷するという方法が便利です。
また、同じアカウントでパソコンからもログインすることができるので、パソコンで書類を作り、セブンイレブンで印刷するという方法でも活用できます。
仕事以外でも、例えば、旅行の帰りにセブンイレブンに寄って、その日に撮った写真をすぐに印刷という利用方法もあります。
netprintは、ほとんど難点のないアプリですが、セブンイレブンでないと印刷することができないので、セブンイレブンが近くにない場合、利用できないことが唯一の難点です。
このように、仕事の効率を上げるiPhoneアプリは数多くあります。
これらを上手く利用することで、仕事の効率を高めることができるので、一度試しに利用してみてはいかがでしょうか。
パソコンはiPhoneと連携するものとメモリ解放アプリが必須
さて、仕事をする際のメインマシンとなるパソコンですが、iPhoneユーザにはMacがお勧めです。
Macにはアプリなどを入れなくとも、iPhoneとデータの共有を簡単にしてくれる機能もあります。
また、標準ブラウザのSafariにはiPhoneで開いているページ、Macで開いているページにそれぞれ簡単にアクセスすることができるので便利です。
それでは早速、Mac用の便利なアプリについて紹介していきたいと思います。
GoogleChrome
一つ目は、GoogleChromeです。
これはGoogleのブラウザアプリです。
iPhoneでGoogleドライブを使用できるので、ドライブ内のデータにアクセスする際にはGoogleを使って利用します。
こちらもSafariと同じくらい読み込みも早く、重宝するアプリです。
Macに標準でインストールされていれば最高ですね。
AdobeのPhotoshopとIllustrator
次に、仕事をする際に便利なアプリがAdobeのPhotoshopとIllustratorです。
これらは、画像編集とイラストの作成、ポスター作成などの際に便利です。
とても使いやすく、UIもオシャレです。
データもPDFやjpegなど様々な保存用式に対応しているので、書類作成の際の効率を上げるためには必須ですが、その分料金がやや高めなのが難点です。
2つ揃えると3万円ほどかかることもあるので、まずは試用版を利用してみて、購入する価値があるのか検討してみるのが良いでしょう。
Officeのワード、エクセル、パワーポイント
次に、これも書類を作成する際に必須となるOfficeのワード、エクセル、パワーポイントです。
これらは、Mac用ですと1万円台で購入することができるので、購入をお勧めします。
iPhone用は無料ですが、パソコンとなるとそうもいきませんね。
それでもデータを作成する上で一番使うものなので、お金を払う価値はあるでしょう。
LibreOffice
無料でどうにかならないものかと考えている人にはLibreOfficeがお勧めです。
内容はMicrosoftのOfficeと同様に、データ作成で無料のソフトになっています。
ワードやエクセルとの互換性もバッチリですが、まれに文字化けや改行が不自然などのこともあるので無料と割り切れる人にはお勧めのものとなります。
Freeman
最後に紹介するのは、パソコンのメモリを解放してくれるアプリです。
ワードやエクセルを長時間使用していると、メモリが溜まって文字入力に遅れが出ることや、パソコンが固まって作業ができないということがあります。
そうなってしまうと、作業効率は格段に落ちてしまいます。
もちろん、常に最新のパソコンを使用していればメモリ不足に陥ることは少ないですが、それも簡単なことではないでしょう。
そこでお勧めなのが、Freemanというメモリ解放アプリです。
利用料金として240円かかりますが、パソコン用のAppstoreでは常に上位をキープするアプリで、使用するとワンクリックでメモリを解放してくれます。
さらに、グラフで今どのくらいメモリを消費しているのかを確認することができます。
料金はかかりますが、他の無料メモリ解放アプリに比べれば、見やすさも使いやすさも格段に良いアプリです。
まとめ
仕事の効率を高めるアプリをiPhoneとパソコンに分けて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
仕事効率アップのためのアプリを利用するのもそうですが、何よりも大事なのはiPhoneとパソコンを連携させることです。
いつでもどこでもデータの確認が取れるようになるだけで、仕事の効率はグッと上がります。
そのためにはクラウドのアプリを上手く活用することが大切です。
また、iPhoneとの連携を考えるとパソコンをMacに変えるということも、仕事効率を上げる一つの手と言えます。
いずれにしても、ビジネスパーソンとして成果を上げて自身の市場価値を高めていきたいという意志があるのなら、作業効率を高めて生産性の高いアウトプットを出すことが重要です。
そのことを意識して、日々の仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか。
