部署単位や個人単位での生産管理や収支管理などのデータ管理を、システムを利用して行うことも少なくないでしょう。
そんな中で、これまで主流だったオンプレミス型のシステムだけではなく、クラウド型システムの利用も目立ってきています。
今回は、そのクラウド型の業務管理とデータ管理システムをそれぞれ2選ずつご紹介しながら、そのメリットとデメリットについて探っていきます。
すでに、クラウド型のシステムを利用している方も、これから導入を検討しようとしている方も、本記事をご覧いただき、改めてシステムの概要についてご理解いただけますと幸いです。
クラウド型業務管理・データ管理が選ばれる3つの理由
企業が成長するにつれて、必要になってくるのが業務管理システムとデータ管理システムの2つです。
煩雑化する業務やデータを適切に管理するために、システムに頼るのはどの業界でも同じでしょう。
ここ最近で、これらのシステムに見られる変化があるとすれば、従来主流であったオンプレミス型からクラウド型の導入が進んでいるということです。
今回は、なぜクラウド型業務管理システム・データ管理システムが選ばれているのか？に焦点をあてて、システムの解説を行っていきます。
そして、注目すべきクラウド型業務管理システム・データ管理システムを紹介していきたいと思います。
クラウド型業務管理システム・データ管理システムが選ばれている理由
1.導入に専門的技術は必要ない
そもそもクラウドとは、「インターネット経由で利用するアプリケーションやシステム、またはサーバ」のことを指します。
つまり、従来自社サーバ設置が必要であったオンプレミスとは異なり、サーバの設置が不要です。
必要なのは、インターネット環境とそれを利用するためのデバイスのみとなります。
ですので、情報システム担当者がいない場合や、不足している企業でも簡単に導入することができます。
また、導入の迅速性も注目すべきメリットの1つです。
2.予算が組みやすい
クラウド型業務管理システム・データ管理システムは、基本的にユーザー単位での月額料金制になります。
つまり、「ユーザー数×○○円」という形で毎月のコストが決まります。
一見、オンプレミスと比べて毎月コストがかかるというデメリットに感じるかもしれませんが、実は毎月のコストがハッキリしているので、予算が組みやすいというメリットがあります。
ちなみに、オンプレミスでは人件費や電気代、アップデート費用など視覚化しづらいコストが毎月かかっているので、この点で言えばオンプレミスもランニングコストは発生しています。
3.いつでもどこでもアクセス可能
前述したように、クラウドとはインターネット経由で利用するシステムサービスです。
このため、インターネット環境とPC・スマホ・タブレットさえあれば、どこからでもシステムにアクセスして利用することができます。(システムによって、スマホ・タブレットは非対応の場合もあります)
特に業務管理システムにおいては、このメリットが大きく働きます。
企業によっては、多くの幹部や役員から承認を取らなければならない場合もありますが、「外出中で決裁者がつかまらない」などということは珍しくないでしょう。
そのような時もクラウド型業務管理システムがあれば、決裁者が外出中でも承認を得ることができて、プロジェクトがスムーズに進行します。
このように、クラウド型業務管理システム・データ管理システムには多くのメリットがあり、中小企業だけでなく大手企業でも導入が進んでいるソリューションです。
クラウド型業務管理システム2選
Salesforce
顧客管理システム(CRM)や営業支援システム(SFA)などで世界的に有名なSalesforceは、世界10万社以上に導入されているシステムです。
2015年には、米国のフォーチュン誌が選ぶ米国企業総収入ランキング500(フォーチュン500)に選出されたことでも注目を集めました。
Salesforceのメリット
Salesforceは、顧客管理システムに包括された機能として、業務管理システムを提供しています。
詳細な案件管理から商談管理までワンストップで管理できるのは、大きなメリットでしょう。
また、大企業に導入されるシステムとイメージされがちですが、中小企業でも同システムを導入している企業は多く、国内でも導入企業が増加しています。
スマホ・タブレット対応が充実していることも、メリットの一つと言えます。
Salesforceのデメリット
デメリットとなるのは、その費用です。
他のクラウド型業務管理システムと比較すると、割高感は否めません。
なので、まずは導入前にROI(投下資本利益率)をしっかりと算出してから導入に踏み込むことが大切です。
また、導入後も適切に運用を回さなければ、費用対効果を確保することは難しいでしょう。
Zoho
こちらも、世界的にユーザー企業が多いクラウド業務管理システムを提供しています。
本社は米国にあり、ゾーホージャパン株式会社という国内法人を構えています。
世界中に約600万人のユーザーを抱えて、1アカウントで全てのサービスが利用できるという特徴があります。
Zohoのメリット
Zohoは1アカウントを取得すれば、顧客管理システム、グループウェア、会計管理システム、業務管理システムなどのサービスが全て利用可能です。
全てのシステムを統一して利用することでシームレスな連携を可能とすることから、メリットを感じている企業が多いようです。
また、無料で利用できるプランもあるので、正式導入前に操作性を確認できることもメリットと言えるでしょう。
Zohoのデメリット
ZohoのデメリットもSalesforce同様、その費用です。
多くのシステムを利用できることから、国内のクラウド型業務管理システムと比較すると、やや割高になります。
1アカウントで全てのサービスを利用できると言っても、それぞれに費用がかかるので、全て利用するとなるとそれなりのコストになります。
ですので、導入時は本当に必要なサービスだけを選択して利用することが大切です。
クラウド型業務管理システムはサービスによって機能が異なるので、自社の機能要件にマッチしたシステムを選定することが重要です。
システム選定前に、しっかりと機能要件を洗い出しておきましょう。
クラウド型データ管理システム2選
IBM
コンピュータ関連システムとコンサルティングを提供しているのがIBMです。
同社が提供するデータ管理プラットフォームは、世界中で利用されているクラウド型データ管理システムの一つです。
IBMのメリット
IBMのデータ管理プラットフォームでは、独自のツールが提供されていることから、企業の要望に合わせて、社内でデータベースをカスタマイズすることができます。
企業のセキュリティポリシーを反映しつつ、データの要求から破棄までを一貫して管理することができるので、導入に成功する確率を高めてくれます。
IBMのデメリット
情報システム担当がいない企業でも導入できるという特徴があるクラウド型データ管理システムですが、前述したデータベース管理ツールを使用するには専門知識が必要となります。
従って、情報システム人材に余裕がある企業でないと、カスタマイズすることは難しいでしょう。
サイボウズ Kintone
サイボウズは国内に本社を置く企業であり、グループウェアから顧客管理システムなど様々なシステムをクラウドで提供しています。
サイボウズが提供するクラウド型データ管理システム「Kintone」は、2012年に提供開始されたサービスです。
サイボウズ Kintoneのメリット
サイボウズ Kintoneのメリットは、やはりその費用です。
プランは2つに分かれており、ライトプランの月額は780円/ユーザー、スタンダードプランでも月額1,500円/ユーザーと安価で利用できるのは大きなメリットです。
また、常時SSL接続やIPアドレス制限・BASIC認証も無料で利用できるので、安価ながらセキュリティ面でも安心して利用できます。
サイボウズ Kintoneのデメリット
サイボウズ Kintoneはどちらかと言うと、情報システム人材が不足している企業向けなので、APIなどを使用してシステムをカスタマイズしたいという企業にはあまり向いていません。
カスタマイズできないこともないですが、Kintoneのアップデートによってカスタマイズ機能が利用できなくなる可能性は大です。
クラウド型データ管理システムでも、重要なのはやはり自社の機能要件にマッチしたシステムを選定することです。
業務管理システム同様、まずは機能要件を洗い出すことから始めましょう。
まとめ
今回は、クラウド型業務管理システム・データ管理システムについて紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
現在、成長段階にある企業は、これらのシステムを検討する機会が次第に増えていくでしょう。
しかし、導入に失敗している企業が存在するのも事実なので、導入の際は慎重に進めてください。
また、メリットだけでなくデメリットにしっかりと目を向けることも大切です。
システムを導入する際の基本的な事項として、複数のシステムを比較し、実際にデモを行ってもらうなど、導入にはある程度の時間をかけて慎重に検討することが求められます。
一度導入すれば、数年単位で利用することが多くなるので、費用対効果を見誤らないためにも、冷静な分析と判断が欠かせないでしょう。
