皆さんは、仕事のスケジュール管理をどのようにされているでしょうか。
毎日ただ何となく働くのではなく、自身のスケジュールを確認して、より効率的に働こうとする意識を持つだけでも、仕事の生産性は上がり、それが自身のスキルアップや業績アップにつながっていきます。
そういった意味でもタスク管理を行うことは重要で、自分自身や周囲のメンバーがどのような仕事をしていて、それはどういった意味のあるものなのか把握しておくことで、よりビジネスの幅が広がります。
まずはその日にやることを紙に書き出して、終わったものから消していくなどといったアナログ的な管理手法でも構わないので、取り組みを開始してみることから始めてみてはいかがでしょうか。
すでにタスク管理に取り組まれている方も、改めてその重要性をご認識いただければ幸いです。
仕事を効率的に行うためのタスク管理とは何か？
日々の仕事を無駄なく効率的に行うためには、その日にやるべき仕事が何なのかを正しく理解して業務を行うことが重要です。
無駄を省くということは、それだけ仕事の生産性がアップすることにもなるので、無駄な残業を行う必要が無くなり、計画的な仕事の遂行が可能となります。
これは、個人の仕事だけでなく、プロジェクトなどにおいて複数メンバーで仕事を行う場合や、部下をつけて業務を行う場合にも同様のことが言えます。
むしろ複数人で仕事を行う場合や、部下に対して指示を出す立場の方が、仕事の管理手法次第で生産性が変わってくるので、仕事を正しく管理してそれに従って業務を行うのは重要なことです。
その管理に必要となるのがタスク管理で、タスク管理とは仕事をどういった形で行うのか、1日のスケジュールはどのようにするのか、どの仕事から行えば最も効率的な働き方を実現できるのかといった内容を整理して管理するものです。
タスク管理ができていない職場では、どの仕事から手をつければ良いのかわからないというケースや、一度に複数の仕事を並行して行ってしまい、それぞれの仕事が中途半端になるということも起こり得ます。
これは時間の無駄であり、何からやればわからないという場合は目的意識がはっきりしていないため、仕事に対する意欲も効率性も低下してしまうことになるでしょう。
タスク管理ではそういった状態が起こらないように、1日の仕事のスケジュールや進め方を正しく管理することが大切です。
何をすれば良いかわからずに悩むということも無くなり、スケジュールに沿った形で仕事を行うことが可能となります。
グループリーダーとして指示を出す場合には、特にタスク管理が重要で、複数のメンバーに対して仕事での迷いが生じないように道しるべを示すことができます。
また、タスク管理を行うことで、その日の仕事を確実に指示することもできるので、指示を出す自分自身も仕事の進捗具合を的確に把握できるというメリットがあります。
要するにタスク管理とは、行うべき仕事をToDoリストとして書き出し、それに優先順位を付けて順位の高い仕事から行っていくことで、労力の無駄を省くことができる管理方法という位置づけです。
仕事には優先順位があるので、今やらなくて良い仕事よりも、今やるべき仕事を優先させることが生産性を向上させるためには不可欠となります。
そのため、部下がいる人やグループリーダーは、仕事を正しく整理して優先的に行うべき仕事から片付けられる環境作りをすることで、部下やメンバーの管理と仕事の効率アップに繋げていくことが大切です。
タスク管理を行う場合の方法とは？ アナログorデジタル！
タスク管理を行う場合、基本的にはアナログ的に行う方法と、デジタル的に行う方法の2種類があります。
アナログ的な管理方法というのは、タスクを一つずつ書き出して、それらに優先順位をつけ、終わった仕事から消していくという方法で、最も簡単でわかりやすいタスク管理方法となります。
アナログ的なタスク管理方法であれば、年代を問わず誰でもタスク管理が可能です。
また、自分でタスクを書き出すことで、どの仕事が重要なのかを再認識することができ、書くことによってタスクの内容を再度頭の中にインプットすることにもつながります。
デジタル的なタスク管理方法としては、パソコンやスマートフォンを利用したタスク管理方法があり、パソコンの場合は様々なタスク管理ソフトやエクセルなどを利用した方法もあります。
スマートフォンであれば、タスク管理アプリがたくさんあるので、それを利用して1日の仕事の管理を行うことができます。
アナログの場合でもデジタルの場合でも、基本的に行う作業は変わりません。
重要なのは、その日のスケジュールやどの仕事が重要で優先すべきかを正しく把握することなので、それができているかを意識するべきでしょう。
タスクを書き出して優先順位を付けた場合、その仕事をいつまでに終らせるのかといった期限を決めることもタスク管理においては重要です。
期限を決めずに仕事を行うと、どうしても仕事に集中できない時間帯が出てくるので、それが生産性を低下させる原因となってしまいます。
期限が決まっていない場合には、無駄な残業を行うことにも繋がり、プロジェクトのような大人数で仕事をする場合、経費がかさむという問題も出てきます。
ですので、タスク管理を行う場合は、必ず期限を決めて集中して仕事をこなすことが重要で、そのためのタスク管理でもあります。
自分一人でタスク管理を行う場合には、手帳などで管理をすれば良いですが、部下に指示を出す場合やプロジェクトメンバーのタスクを管理する場合には、アナログ的な管理手法では彼らに指示を出すことが難しくなってしまいます。
その場合には、パソコンやスマートフォンでタスク管理ができるソフトやシステムを利用することで、効率的にタスク管理と内容の共有を行うことができます。
パソコンやスマートフォンでタスク管理を行う場合には、選択するソフトやシステムでその利便性も変わってくるので、管理者は、自身に適したタスク管理方法を見つけ出すことが仕事の生産性をあげるポイントとなります。
タスク管理に適したシステム2選！
タスク管理を行う場合、パソコンやスマートフォンを利用することで、管理内容を複数人で共有することができます。
メンバー間で共有することが重要で、手書きのメモの場合、メンバーひとりひとりにメモを渡す必要があり、手間と時間がかかり、その場合、結局口頭で仕事の進捗を連絡し合う必要があるので、複数での共有が難しくなってしまいます。
そこで、お勧めのタスク管理システムを2つご紹介します。
ビジネスgoo/ NTTレゾナント
お勧めのシステムとしては、NTTレゾナントが提供しているビジネスgooの利用がとても便利で、ビジネスgooは複数でのタスク管理共有が可能になるため、管理を比較的簡単に行うことができます。
メリット
ビジネスgooの特徴は、インターネットを通じて情報を共有できるため、どこにいてもタスク管理が可能となり、リアルタイムに仕事の進捗状況を知らせることができます。
基本的には、スマホを介してタスク管理を共有するため、外出中でもタスク共有が可能となり、共有する場合に心配な情報漏洩に関しても、高いセキュリティレベルとSSLでの暗号化によって、情報漏洩を心配することなくタスクの共有を行うことができます。
デメリット
デメリットとしては、使用できるファイル共有容量が定められており、10GBまでは無料で使用できますが、それ以上の場合は有料となる点です。
メンバーひとりひとりにIDを配布して使用するのですが、600円/IDの費用も必要なので、メンバーが多ければ多いほど毎月の利用料金が高くなるという問題もあります。
メンバーが増えれば、使用できる容量も10GBでは足りなくなるので、結果的に容量アップでその費用も支払う必要が出てくることも、このシステムのデメリットとなります。
Google Apps
もう一つ便利なシステムとして、Google Appsもお勧めです。
メリット
Google Appsは、Googleがサービス提供しているクラウド型グループウェアで、単なるタスク管理だけでなく、カレンダーやGmailとの同期も可能なので、利便性が高く、タスクの共有を簡単に行うことができます。
パソコンでもスマホでも利用できますし、メンバーが増えた場合には簡単に追加できる点もメリットと言えます。
年間単位での契約や月単位での契約も可能なため、費用負担に関しても臨機応変に行うことができるというメリットもあります。
デメリット
情報管理も非常に優秀で、情報漏洩することが無いように最新のセキュリティ対策を施してあります。
タスクであるToDo管理に関しては、簡単でわかりやすいですが、それ以外の機能がやや複雑なため、Google Appsのシステムに詳しくないと機能を使いこなせないというデメリットもあります。
そのため、Google Appsを導入する場合には、ある程度の知識が無ければ、便利に利用することが難しいと言えるでしょう。
まとめ
タスク管理を行うことの重要性と、その管理のためのシステムについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
1日に働く時間を最大限効率的に使うためにも、日々の仕事をリストアップして優先順位をつけて、仕事に取り組むことが大切です。
まずは自分自身のスケジュールを管理するだけで構いませんが、余裕が出てきたらプロジェクト内やチーム内の他者とも連携することで、複数メンバーでより効率的な働き方を模索することができるでしょう。
そうすることによって良い流れを社内に循環させて、効率的に働くことの重要性を社内で認識することが、企業にとっても個人にとっても合理的な働き方につながると言えます。
