各企業や個人において、収支管理はどのようにされているでしょうか。
管理方法は様々であっても、何らかの形で収支管理をされている企業や個人が多いのではないでしょうか。
改めて、収支管理を行うことの意味や重要性、管理する上で便利なシステムなどを紹介していきます。
システムを利用する際にもそれぞれメリット・デメリットがあるので、そういったこともきちんと把握して、社内に合ったシステムを導入することが大切です。
収支管理を適切に行うことで、企業や個人の体制をより一層強化して、将来の経営へとつなげていきましょう。
収支管理を行うことの意味とは何か？
会社を存続させていくためには、収入と支出を正しく把握して管理することが重要です。
収支管理を正しくできていない場合、会社を存続させることが難しく、気がつけば黒字倒産という状況に追い込まれることもあります。
この黒字倒産というのは、利益があり会社そのものは黒字になっていても、支出のために必要なお金が無くなるという状況で、利益は上がっているのにお金が無いという相反する状況のことを指します。
この黒字倒産になる原因としては、正しい収支管理ができていないことが挙げられ、無理な投資や支出を考慮しない経営を行うと、会社のお金が底をつくという状況になってしまいます。
そういったことを防止するためにも収支管理の徹底が必要で、収支管理が正しく行われていれば、収入に対する支出の割合を把握できるので、丼勘定で収支を適当に行って、黒字倒産に追い込まれるという状況も未然に防ぐことができます。
収入が多く支出が少ない状況が、いわゆる利益が発生しているということになり、反対に収入が少なく支出が多い場合、それは赤字ということになります。
それを正しく管理して赤字を解消するにはどうすれば良いのか、黒字の状況を継続させて、さらに利益を上げるにはどうすれば良いのかを考える上でも、収支管理を適切に行うことが重要です。
それができている会社ほど、優秀な業績を上げられる可能性を秘めていると言っても過言ではないでしょう。
収支管理の方法は何通りかにわたり、会社の規模によっても収支管理の方法に違いが出てくるでしょう。
基本的には、帳簿をつけて収入と支出の管理を行うことになりますが、その方法にも手書きで収支管理を行う方法やエクセルを利用して管理を行う方法、パソコンの専用ソフトを使用する方法や外部の会計事務所に頼む方法などがあります。
そのため、どの方法が最も効率的で失敗が無い方法なのかを、会社の規模によって考える必要があります。
会社で部門が分かれている場合には個別に管理するのではなく、最終的に一括でデータの統合を行わないと正しい収支管理ができないので、まずは自社の規模を正しく把握して、確実に収支管理できる方式を導入することが重要です。
手書きでの収支管理は個人経営なら可能な場合もありますが、会社の規模が大きくなれば、手書きでは正確な収支管理が行えなくなっていきます。
収支管理は現在の収支以外にも、昨年、一昨年の収支との比較による会社の成長度合いの把握や、規模を拡大させていくための借り入れなどにも関わってくる問題なので、収支管理システムの導入には力を入れるべきだと言えます。
収支管理システム”弥生会計”のメリット・デメリット
収支管理を行う場合、手書きやエクセルでの管理ではどうしても限界がありますし、会社の規模が大きくなれば収支管理に費やす時間も増えてきます。
そうなると、できるだけ簡単で使いやすい収支管理システムの導入を考える必要がありますが、それにマッチするのが弥生会計という収支管理システムです。
弥生会計
弥生会計は有名な収支管理システムで、その歴史も長く安心して利用できますし、個人～小規模企業用のスタンダード、小規模～中規模用のプロフェッショナル・ネットワークと、その種類も多く会社の規模に合わせてシステムを選ぶことができます。
メリット
個人～小規模企業用のスタンダードには、収支管理に必要な取引入力、集計、決算の機能が全て揃っており、入力したデータは自動的に集計されて表示されるので、手間のかかる集計業務を行う必要がありません。
そのため、収支管理にかかる時間も大幅に削減することができて、事務処理に必要な時間も労力の無駄も省くことができます。
プロフェッショナルでは、上記の機能に加えて部門管理、予算管理、経営分析、資金繰りの機能が追加されるので、部門ごとの収支管理が可能で、それらのデータから経営状況を把握・分析することができます。
ネットワークでは、会社の事務所が複数ある場合に、各事務所のデータを共有することができるので、よりリアルタイムでの収支管理が可能となります。
このように、弥生会計には優れた収支機能が搭載されており、初めての場合でも簡単に利用することができます。
デメリット
一方でデメリットも存在しており、弥生会計の場合、パソコンを使用してその中に収支データを蓄積するシステムのため、適切にバックアップをとっておかないと、パソコンが故障した際に収支データを全て利用できなくなるという恐れがあります。
そのため、外部へのバックアップを徹底していないと、会社の収支管理に大きなダメージを与えることになってしまいます。
万一、バックアップをとっていなかった場合には、データを再入力しなければいけないという問題もあります。
また、弥生会計にはバージョンが存在しており、古いバージョンから新しいバージョンへアップデートする際に、ソフトを買い替えなければならないというケースもあります。
これは、個人や小規模企業にしてみると多くの出費になると想定されるので、その点も弥生会計のデメリットです。
とは言っても、ソフトを購入すればすぐに利用できますし、ソフト自体はスタンダードで42,000円程度から購入できるので、初期投資費用と維持費に関しては安く利用できるでしょう。
クラウド型収支管理システムのメリットとデメリット
収支管理システムで、近年利用者が増えているのが、クラウド型収支管理システムと呼ばれるものです。
これは、弥生会計のようなソフトを購入して利用するタイプのものとは異なり、収支管理のデータをクラウド上で管理することができるシステムのことです。
クラウド型収支管理システムには、無料で利用できるフリーウェイ（企業版は有料）や、有料で使用できるA-SaaSやネットde会計など様々な種類のシステムがあります。
基本的な使い方としてはどのシステムも同様で、収支管理に必要な日々の帳簿付けから決算報告書まで利用可能となっています。
メリット
企業が利用する場合でも対応しており、クラウド上にデータがあるため、バックアップを取らなくてもデータが消失する危険性が低いことがメリットとして挙げられます。
また、ネット環境があればどこからでもアクセス可能なので、ソフトを購入してインストールするシステムのように、パソコン台数分のソフト購入が必要ということもありません。
さらに、複数の場所から同時にクラウドの操作もできるので、クラウド型の収支管理システムは利便性が高いと言えます。
デメリット
クラウド型ならではのデメリットもあり、ネット回線のない場所からはシステムを利用することができません。
そのため、クラウド型のシステムの利用にあたっては、ネット回線の契約が必須です。
次に、サーバトラブルが起きれば、クラウドにアクセスできなくなるという問題もあります。
これは、利用者側のネット回線の問題ではなく、データを管理しているシステム提供者側の問題となるので、クラウド上で問題が起きている場合、利用者側は何も利用できない状況になってしまいます。
そうなると、複数の場所から利用可能であっても、その利便性は全く意味を成さないものとなり、クラウド上のトラブルが解消しない場合、作成したデータの復旧ができないという可能性も否めません。
さらに、クラウド型収支管理システムは、様々な企業のデータをクラウド上で管理しているので、アクセスが一度に集中するとなかなかデータを読み込めない、アクセスできないといった状況が発生することもあります。
これは、どのクラウド型システムでも起こり得る問題なので、クラウドでデータ管理を行う以上、避けては通れない問題でしょう。
ソフトを購入するタイプの収支管理システムは、一度購入すればその後の費用はほとんどかかりませんが、クラウド型の場合は毎月利用するための月額料金が発生するので、個人経営や小規模企業の場合、負担が大きくなるというデメリットもあります。
しかし、これらのデメリットを考慮した上でも、クラウド型システムの利便性は高いので、自社にあったクラウド型システムを選択することで、収支管理の効率アップに繋がると言えるでしょう。
まとめ
収支管理に関して、その重要性やシステムの説明、メリット・デメリットについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
収支管理は会社や個人の事業運営を支える大切な管理となるので、適切に行うことが大切です。
どんなに小さな事業であっても、黒字化を目指してより規模を大きくしていくことを目標とするケースがほとんどだと思いますので、そういった意味でも収支を適切に把握して、未来の投資につなげていくことが求められるでしょう。
将来の経営を見据えていく上で、現時点での収支を把握しておくことが大切です。
