効率の良い会議や非効率な会議について！そのメリット・デメリットを紹介！

会社の中で無駄が多くなってしまいがちなのが、会議・書類・電気・無駄な作業の量です。
どれも削減しようと思えば削減できるはずですが、実現できていない企業も多いのではないでしょうか。
中でも、会議に関しては苦心されている方も多いことと思われます。
そこで本記事では、非効率な会議とは何かということに触れていきます。

非効率な会議を行うことでのデメリット、効率的な会議を行うことのメリットなどについてご紹介していきます。

基本的な事項として認識されている方も多くいらっしゃると思いますが、改めて、その認識を共有することで、チーム全体で効率的な会議を展開していくことが大切です。

非効率的な会議とは一体どんな会議なのか!?

非効率な会議とは？

結論が見えない

人を集めるだけ集めておいて、大した案が出ることもないのに、延々と時間だけが経ってしまうことはありませんか？
これでは何のために会議をしているのかわかりませんし、人を集めた意味もありません。
特に、その場を仕切っている人が厳格な人だった場合、何か意見を言っても怒られたり、小言を言われたりするのではないかと恐れてしまい、敢えて何も言わないことや様子を窺うといったケースもあるでしょう。

無関係な人に参加させる

特に関連しない部署の人たちを呼んでおいて、その人たちに関わる議論が一切されないということもあります。
始めからテーマも決まっているのだから一見わかりそうなのですが、その人たち自身も何のために会議に出ているのかわからないということも少なからずあります。

会議を定着化させる

例えば、毎週金曜日にミーティング、のように定期的に会議をすることが決まっている場合、それが義務のようになってしまいます。
つまり、参加さえしておけば問題ない、というような思考回路になってしまうのです。

ですので、意見を持つこともなく単に出席するだけ、という状況を作り出してしまいます。
それに会議する内容もマンネリ化しているので、特に新しい意見や改善策がないまま無駄に時間を過ごすことになってしまいます。

上司の話が長い

企画など、せっかくそれぞれが意見を持って集まっているのに、上司が一方的に話をしてしまって、まるで独演会と化してしまうこともありがちです。
もしくは誰かが意見を言った後に、上司が自分の意見や考え方を述べ過ぎて、無駄に時間が経っていく、なんていうこともあるでしょう。

こうなってしまうと、誰も止めることはできませんし、変に横から何かを言っても機嫌を損ねてしまうのでは？と考えてしまい収集がつかなくなってしまいます。
もちろん、会議の趣旨に反していなければ良いかもしれませんが、場合によっては空気を読んで欲しいと思う人も多いと思います。

分かりにくい資料を渡す

渡された資料がとても分厚く、活字がびっしりだった場合、まず解読することに時間を費やしてしまいます。
それに、まず読む気力を損ねてしまうので、更に時間を費やしてしまいますし、内容も理解しにくくなってしまいます。
強調されている部分もなければ、何に対して重点を置きたいのかもよく分からないものとなってしまう可能性が高まります。

非効率な会議を行うデメリット・効率の良い会議を行うメリット

非効率な会議を行うデメリット

時間が抑制される

元々、会議を行うこと自体、特に何かを生み出すわけではありません。
それに何かの業務を止めて参加している場合には、その間に進めなければならない仕事も一旦止まってしまうことになります。

お金や労働力の無駄

人を集めて何かを行うということは、時間が必要になってしまいます。
つまり、非効率的な会議を延々と行っているということは、時間を無駄に使うことになります。
『時間＝お金』ですから、お金を捨てているのと同義という考え方もできます。

数名が休日を返上して参加しているにも関わらず、進行役の人の独演会の様な形になってしまい、結局参加した方の人件費や交通費も全て無駄になっているのでは？と思った経験もあります。

収穫がない

何の意見も得られなかった場合、会議をした意味そのものがなくなってしまいます。
特に、問題解決や目標達成、企画提案といった内容だった場合には、どんどん意見を出さなければならないので、収穫がないということはかなり致命的と言えます。

効率の良い会議を行うメリット

では、反対に効率の良い会議を行うことによるメリットについて、ご紹介していきたいと思います。

意見が多く出る

効率的な会議を行うことによって、より多くの意見を得ることができます。
そこから会社の利益を生むようなアイデアが生まれたり、画期的な改善が行われたりすることも期待できます。

時間を有効的に使える

会議を円滑に終わらせることによって、時間を有意義に使うことが可能となります。
予定通りに終わればその分、進行中の仕事にも手をつけることができますし、時間を延々と伸ばす会議によって休憩時間を返上していた人は、きっちり休憩をとってリフレッシュすることも可能になります。

結束力が増す

効率の良い会議を行うということは、円滑なコミュニケーションや連携プレーが要求されます。
つまり、良い意見をお互いに出し合ったりしているので、そこで仲間意識ができて結束力が高まります。
会議で得られた結束力によって、例えば、会議室以外の場面で同じプロジェクトに参加することになれば、そちらもスムーズに進行することが考えられます。

自信がつく

大人しい人でも普段から意見を多く言うことになりますし、それを一意見として全員が尊重してくれるので、自信がつきます。
また、性格的な問題ではなくても、パートだからとか契約社員だからといって意見を言えないわけではないので、立場が弱い人でも自信をつけることができます。

自信をつけることで、より一層、自分が思う意見や提案を出してみようとか、会社や上司に良いところを見せたい気持ちが出てきて、思わぬ収穫を得られることも考えられます。

効率の良い会議とはどのような会議？

では、効率の良い会議とはどういった会議なのかについて、ご紹介していきたいと思います。

書類や資料が見やすい

書類の内容が活字でびっしりなど、読みにくい資料だった場合、それを読むだけでも多くの時間が必要となってしまいます。
よくまとまった資料なら、瞬時に理解することが可能となり、会議を円滑に進めることができます。

資料は活字ばかりではなく、グラフや表などを用いて初見でも頭に入りやすい内容になっていると、読む方も簡単に把握することができるでしょう。
また、枚数に関しても会議時間に合った適度な量が良いと言えます。

適切な人選がなされている

必要な人材を、必要な人数だけ集められている会議は円滑に進みます。
それに加えて、全員が参加しやすい環境が整えられていると、意見が上手く乗っていき、良いアイデアや意見が出ることがあります。
無口になってしまう人を作らないようにする工夫というのも、効率の良い会議にする上では重要だと言えます。

会議を時間通りに進める

時間通りに会議を進めることによって、参加者の意識が集中するので、より多くの意見が飛び交うことが期待できます。
また、時間通りに会議を終えることによって、参加者のスケジュールに影響を与えることがありません。
終了時間を設けていないと、結局、参加者全員のモチベーションが下がってしまい、良い意見が出ることはないでしょう。

進行役が気を配る

進行する人や権限のある人が進行や雰囲気に対して気を配ることによって、参加者から意見が出やすくなりますし、あるいは持っている潜在能力を引き出す可能性もあります。
重要な人が広い視野を持って行動してくれるだけで、会議がスムーズに進むことになります。
進行役の人によって、会議の内容が大きく左右されることは間違いありません。

目的や結論をきっちりと決めておく

目的が曖昧な会議では、参加者もどういった意見を出せば良いのかわかりません。
それに目的をあらかじめ決めておいて、前もって伝えておけば参加者も会議が始まる前に、意見を考えてくれているケースもあります。
そうすることで、会議が始まった時に、良い意見が飛び出る可能性も向上すると言えるでしょう。

差別意識がない

例えば、正社員・契約社員・パート、あるいはチームリーダー・ユニットリーダーといった立場によって、意見を聞く聞かないを判断しているような会議で良い案が生まれることはないでしょう。
参加者全員が立場を気にすることなく、多くの意見を発することができるような会議が理想的と言えます。

否定しない

参加者の誰かが何か意見を言うと、すぐに意見をへし折ってしまう人を見かけますが、そういった行為をしていると意見が出にくい環境を作ってしまいます。
ですので、方向性や論点がズレている場合以外には、否定するのではなくそういう考え方もあるという雰囲気を作った方が良いでしょう。

まとめ

効率的な会議や非効率的な会議の前提や、各々のメリット・デメリットについて触れてきましたが、いかがでしたでしょうか。
会社などの組織で働いている人であれば、会議をしたことのある方がほとんどだと思いますので、納得していただける部分も少なからずあったのではないでしょうか。

少なくとも、会議を効率的に行うことで、仕事が捗ることは間違いないと言っても過言ではないでしょう。
そういった意味でも、定期的な会議でも不定期な会議でも、メンバー全員で適切な目的を共有して、その目的に向かって、建設的な議論や情報共有を行うことが大切です。