予算管理を行うツールとして、代表的な製品を3つ挙げて、そのメリットなどについてご紹介していきます。
少しでも予算管理を効率的に行いたいと考えている経理担当者や、社内における予算管理業務を行う立場の人には、参考になるのではないかと思います。
仕事の中で、管理業務に時間を取られることは往々にしてあります。
それは、手作業で行わなければならない部分も多く、入力や資料作成等に多くの時間を取られることも一因と言えるでしょう。
そういった中で、ツールを導入することで改善される部分も多くあるので、まだツールを導入していないという企業があれば、本記事を参考にして、社内で導入の検討を進めるというのも一つの手と言えます。
まずは、製品の特徴を理解していただき、検討の参考にしていただければ幸いです。
クロスキャロット社の「Budget Runner」について
株式会社クロスキャロットが独自に開発を行い、販売管理等を手掛けているビジネス専用ソフトウェアの1つである「Budget Runner」について、ご紹介します。
このソフトウェアには、ExcelやGoogleスプレッドシートなどにはない役立つ機能が備わっており、その利便性が注目されています。
一般的にExcelなどを使用する場合には、経理から依頼された分の予算データ入力を行い、費目ごとに返信をしていくというような形になり、経理と部署とのやり取りが終わるまで延々に続くという、時間的ロスを伴う傾向にあります。
この面における時間的ロスが、Excelシート類などにおいては課題として挙げられます。
これに対してBudget Runnerでは、1つの勘定科目について、予算金額の合計額を入力するという形式ではなく、一度に複数からなる勘定科目を入力すると、そのまま自動的に計算され、その上で科目毎の予算金額として計上される点に大きな特徴があります。
例えば、複数からなる記入欄における勘定科目それぞれで金額の記入がなされた場合に、その時点で自動的に合計額が出力されます。
その途中で訂正の必要がある場合でも、その欄ごとに金額の値を入力し直して訂正すれば、合計額も自動的に修正されるので、便利なツールであることには間違いありません。
また、一度入力された金額データは、申請という入力コマンドで、同ソフトに最初から設置されているデータベースへ格納して保存できる上に、予算管理者へそのまま通知がなされるようになっているので、そういった伝達面においても便利です。
このため、通知後に入力の間違いに気付いても、また金額データを訂正して送信して通知が可能なので、計算業務が効率的になります。
ただし、OSの種類やグレードによっては、データ構造上の事情によって対応できないケースもあるので、申込み時に製作責任者であるクロスキャロット社の担当者へ連絡をして、見積りに関しての話し合いを行うのが良いでしょう。
また、その見積り時の相談も個別見積りで行うこともあり、別途見積り料金も発生する場合があるので、こうした点も了承した上で相談の申込みを行う必要があります。
会社会計用クラウドサービス / 日本オラクル社
日本オラクル社は、1977年に設立されたアメリカン・オラクル・コーポレーション社の日本支部として、1985年に国内に設立されたのがはじまりです。
長年にわたって、同社はビジネス会計専用ソフトの開発事業をどこよりも早く手掛けており、現在でも様々な業界から注目をされている企業です。
以下、同製品の4つのメリットについて紹介していきます。
4つのメリット
まず、同社が扱う「Oracle Planning And Budgeting Cloud Service」は、月額最小10ユーザー/14,400円、からの利用が可能です。
このコストの安さとは裏腹に、Excelシートにおいて問題のあった集計面における諸問題を改善した仕様になっている計算・算出スタイルで、高い評価を得ている製品です。
2点目は、自動計算機能を生かした計算スタイルに加えて、実積データの取り込み作業の進め方においても優れた機能を有していることです。
Excelシートにおいて煩雑だった勘定科目ごとにおける予算金額入力の手間も無い点で、他社のソフトに引けを取らない良さがあります。
3点目は、予算のバージョン管理をスムーズに行える仕様になっており、自動更新機能も付いている点が、他社製のソフトには無い特徴であり、この点も優れた機能と言えます。
バージョン管理面において更新がされるという点で、大抵のコンピューターOSの種類やバージョンに対応できるようになるので、時代の変化に低コストで対応できることも、同ソフトの利点であると言えましょう。
4つ目は、複数の為替変動シミュレーションも実現可能となっている特殊な機能も同ソフトには標準装備されているので、この点でも評価が高いと言えます。
ただし、Oracle Planning And Budgeting Cloud Serviceには必ずしも良い点ばかりだけではなく、扱えるデータ量の限界設定があるので、購入時に注意しておく必要があります。
また、人数や事業規模が大きい企業になると、その分扱うデータ量も膨大になってくるので、その点についても検討を進め、担当者との見積りについて話し合いをする必要性が出てくるでしょう。
Kintone(キントーン) / サイボウズ社、について
サイボウズ社が手掛けるビジネス専用ソフトウェアは、モバイル機器などとの連携を意識している点で、多くの業界から好評を得ています。
そういった製品の中でも、テレビCMでも有名な「大蔵大臣」ソフトを手掛ける応研社などと業務提携を行い、製作・販売を手掛けている「Kintone(キントーン)」は性能が良いと言えます。
モバイルアプリも使えるので、最先鋒である一般社員から中間管理職、事業主の方まで幅広い層の方が利用できるような操作仕様となっています。
このKintoneのモバイルアプリを携帯端末本体にインストールすることによって、リアルタイムでいつでもどこでも勘定科目のデータ入力を行うことができるようになります。
また、その場でデータ集計や会計計算、会計管理者への報告も一度にできる仕様になっているので、予算配分や人事管理を効率良く行うことができます。
ライトコースであれば、1ユーザーあたり780円/ 月からでの提供となっており、中小企業の事業主や中間管理職にとっては低コストであるという点で、導入しやすいソフトだと言える面もあります。
モバイルやパソコンなどの機器類から入力したデータに関しての保存機能も設置されているので、これを利用して入力間違いなどの修正をしたデータの送信や報告が可能であり、会計作業の効率UPも見込めます。
また、同ソフトはモバイルアプリにおいては、ExcelシートやCSV、テンプレートの読み込みも可能で、共有することによって、データの入力や計算がその場で可能な点もメリットと言えます。
優れたビジネス専用ソフトの1つでもあるKintoneですが、一方で課題もあります。
対応コンピューターOSの種類は、Windows7以降のものでないと対応できないような仕様になっている部分もあるので、この点に注意する必要があります。
このため、購入前には現在使用しているパソコン機器本体のOSバージョンと機種情報の両方を確認した上で、サイボウズ社の担当者とコンタクトを取ることが大切です。
その上で見積りをしてもらい、事業所の規模に合った申込みプランの提案やアドバイスをしてもらうなどして、その上で見積りに関する計算を効率的に行ってもらう形が望ましいでしょう。
まとめ
予算管理を行うソフトとして3製品の特徴やメリット、課題などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
一口に予算管理と言っても、やるべきことは数多くあるので、それらの作業をカバーしてくれるソフトを選択することが大切です。
そういった中で、今回ご紹介した3製品は認知度も高く、利用企業も多い部類に入るので、機能に関してはそれほど問題なく利用できる製品と言えましょう。
あとは、自社に合うか合わないかを適切な形で判断して導入を決めることがポイントです。
予算管理に時間を取られていて、少しでも効率化したいと考えている企業があれば、システム導入は一考の価値があるでしょう。
