今回は勤怠管理の概要やASPシステムを利用することのメリット、実際の勤怠管理システムの概要などをご紹介していきます。
勤怠管理については、取り組んでいる企業とそうではない企業で、大きな差が出やすい部分と言えるので、まずは取り組みを開始することが重要なポイントになってくるでしょう。
時間は無限にあるわけではなく、有限なものなので、いかに効率的に働くかという部分にも関わってくる大事な要素と言えます。
そういった中で、勤怠管理を行うことで、組織として改善されていく部分もあるので、時間に対する意識や組織として機能していくための仕組み作りを行うことが大切です。
本記事をご覧いただき、改めて勤怠管理の重要性をご認識いただけますと幸いです。
勤怠管理の重要性を見直そう
会社経営を行う上では、社員を雇用して業績を上げることが最大の目的ですが、その上で重要となるのが勤怠管理です。
勤怠管理を行うことで、社員が正しく働いているのか管理することにつながり、そのことによって真面目に働いている社員とそうではない社員を区別することにもなります。
勤怠管理が上手くできていない場合、頑張っている社員と怠慢勤務を続けている社員を同列で扱うことになるため、社員からの不満が大きくなり、それによるモチベーション低下といった問題が生じやすくなります。
この問題を放置することで、優秀な社員が退職してしまう事態や、会社として業績悪化につながることにもなるため、勤怠管理を正しく行うことは重要な意味を持つと言えます。
一般的な勤怠管理の方法としては、タイムカードでの出退社の管理が多いと言えますが、タイムカードでの管理では勤怠管理を行う上で限界があり、何よりアナログ方式なので、出社時間の改ざんなども容易に行うことができてしまいます。
また、タイムカード式の場合には会社に出向かないと出退社の管理が行えないため、自宅勤務の場合や出張などが多い仕事の場合、直行直帰の正しい管理が難しいという問題もあります。
正しい勤怠管理を行うことは会社側にもメリットがあり、社員側も自分の勤務が正しく評価されているかどうかを知るための指標となります。
それが、給与や賞与といったものに反映されることになるため、仕事に対する取り組みにも大きな差が生じてくることになります。
そのためには、勤怠管理の計算を正しく行うことも求められ、間違いの無いように勤怠管理を行うことが重要です。大手企業であれば、事務担当の人数も多く、専門の管理部署もあるので、正しい勤怠管理を行いやすいでしょう。
一方で、起業したばかりの会社や社員を多く雇えない企業では、勤怠管理にそれほど費用をかけることができず、専門部署を設立するのも難しいと言えるでしょう。
ASP型勤怠管理システムとは
そういったケースにおいて、ASPの勤怠管理の場合であれば、どこからでもアクセス可能で、勤怠管理の計算についても自動計算をする機能が搭載されているので、お勧めです。
ASP（Application Service Provider）とは、ネットワーク経由によってソフトウェアやソフトウェア稼働環境を提供する事業者・ビジネスモデルのことを指します。SaaS（Software as a Service）の同意語として扱われることが多いです。
このサービス形態自体は以前より存在していましたが、インターネットや高速で低価格のブロードバンド回線の普及に伴い、2000年代より一般にも普及し始めたと言われています。
メリットとして
- 初期コストがかからない
- 導入までの期間を短縮できる
- ネットワークに接続すれば会社以外の遠隔地からでも操作が可能
- 一般的にはASPサービス提供社側でシステムの保守・メンテナンスやアップデートが実施されるため、管理コストや手間を縮小させることが可能（ASPサービス利用に月額料金を支払っている場合）
- ASPサービス提供社の変更が容易
などがあげられます。またシステム上で計算をするため、間違いが発生することも無く、計算間違いによるミスを減らすこともできます。現在では、財務会計や給与計算、営業・顧客管理や販売促進・マーケティングツールなど、様々なASPサービスが提供されています。
何よりも、導入する際の費用や手間を軽減できるため、中小企業にもお勧めなのが、ASPの勤怠管理システムだと言えるでしょう。
オススメのASP型勤怠管理ツール2選
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IEYASU （無料）
勤怠管理ASPを導入する場合、やはり気になるのが、その導入コストでしょう。
ASP型システムには有料のものと無料のものが存在しており、小規模企業や起業したばかりの会社にお勧めなのが、無料で利用できる勤怠管理ASPだと言えます。
勤怠管理ASPを最初から有料で導入した場合、思っていたよりも経費がかかるといった問題や、想定していたものと使い勝手が違ったということが起こる可能性があります。
そのため、最初は無料で利用できる勤怠管理ASPを導入してみるのが安全策だと言えます。
その中でも、IEYASU株式会社が運営を行っている勤怠管理ASP「IEYASU」は、初期投資費用無料、利用料金無料となっているため、導入しやすいASPとなっています。
機能としては、基本的な勤怠管理に必要な機能が備わっており、日次勤怠の管理はもちろん、残業や休日出勤などの承認や申請の管理、ICカード打刻にも対応しているため、非常に多機能なASPシステムとなっています。
メリット
記録した勤怠管理データをCSVで出力することも可能となっており、個人ごとの個別データも出力可能なので、データ管理が容易です。
IEYASUで利用できる人数にも制限がないため、小規模企業だけでなく、中～大規模企業での導入も可能な点も優れたメリットと言えます。
エクセルの分析レポートも利用可能となっており、残業の多い社員を特定することや有給の管理も可能で、給与ソフトとの連携もできるため、拡張性にも優れています。
そのため、初めて勤怠管理を行う場合にも、利便性が高いASPだと言えるでしょう。
デメリット
IEYASUを無料で利用する場合には、データの保存期間が1年間と定められているため、1年経つとデータを閲覧することができなくなります。
メールサポートに関しても、無料での利用についてはサポートがないので、その点に関してはデメリットだと言えます。
サポートプランを契約すれば、データ保存期間が3年に延長され、メールサポートも利用できますが、その場合、メールサポートは人数×200円が毎月の費用として必要になるので、経費が嵩むことも考えられます。
IC打刻に関しても、利用するためにはSUICAなどが搭載されているスマートフォン等が必要になるため、全社員にそれを支給するのは、かなりの経費負担となります。
もちろん、IC打刻を利用しなければスマホは必要ありませんが、その場合はwebでの打刻が必要となるため、その点も理解した上で利用する必要があるでしょう。
総合的には、無料で全ての機能が利用できるので、便利なASPだと言えます。
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KING OF TIME（有料）
勤怠管理システムを導入する場合、できるだけ費用負担が少ない方が導入しやすく、導入コストも削減することができます。
無料の場合、サポートなどでどうしても不便な場合もあるため、初めから有料の勤怠管理ASPを導入するのも選択肢の一つだと言えます。
有料の勤怠管理ASPにも様々な種類がありますが、その中でも低価格で高性能な勤怠管理システムがKING OF TIMEです。
KING OF TIMEは、クラウド型勤怠管理システムとしては、費用負担の少ないシステムで、実際に利用した人数の費用のみを支払う従量課金制のASPとなっています。
一般的な勤怠管理ASPの場合、人数に関係なく月額費用が固定で決まっている場合が多く、それが経費を上昇させる要因になりやすい点です。
一方で、KING OF TIMEに関しては、利用人数のみの費用で済むため、経費削減効果が高いASPと言えます。
登録人数ではなく、実利用人数で計算するため、100人登録していても、10人しか利用しなければ、費用は10人分で済みます。
月額費用は1人当たり300円というローコストですが、利用できる機能に関しては、リアルタイムでの勤務集計や残業状況の管理、人件費の概算、複数の管理者登録が可能なので、部署ごとに管理者を設定して勤怠管理を行うこともできます。
メリット
シフト管理や有給の管理も可能なので、社員の勤務状況を全てクラウド上で管理することができます。
クラウド管理のため、PCと打刻システムさえあればすぐに導入～利用が開始でき、KING OF TIMEの場合、いきなり導入ではなく、最初に導入環境の確認とコスト確認を行ない、無料体験から始めることもできます。
無料体験は、30日間利用できるので、実際にKING OF TIMEの使い勝手を体験することができます。
そこで満足できた場合には、本契約となり導入となるため、試用してから本格導入できる点はメリットと言えます。
デメリット
利用人数による従量課金制のため、社員数が多ければ多いほどそれだけ費用がかかることになります。
大企業の場合、例えば1000人といった人数であれば、1000人×300円で毎月30万円の費用が発生することになるため、その場合は、固定費用の勤怠管理システムの方が安価に運用できることもあります。
社員数によって費用負担が大きく変わることになるため、社員数の多い企業では経費が逆に嵩む可能性も否定できません。
そのため、社員数の少ない企業に向いている有料勤怠管理システムだと言えるでしょう。
まとめ
勤怠管理の概要や、ASPを利用することのメリット、実際にASPで利用できる勤怠管理システム等についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
組織として上手く機能していくために、勤怠管理は欠かせない要素であり、適切に管理できているか否かで、組織としての機能に大きな影響をもたらします。
そういった意味でも、適切な勤怠管理を行うことは重要な部分であり、システムを利用した管理も効果的と言えるでしょう。
今回ご紹介した以外にも、多くの勤怠管理システムが普及しているので、企業や組織に合ったシステムを上手く利用していくのが良いでしょう。
