IT業界におけるスケジュール管理について、その概要や重要性、メリット、デメリットなどに焦点を当ててご紹介していきます。
スケジュール管理はどの業界においても重要ですが、特に複雑な業務が入り混じるIT業界においては重要です。
特に、スケジュール管理が苦手な人が多いのもIT業界の特徴と言え、仕事ができる人ほど、その場その場でどんどん仕事を詰めてしまう傾向にあります。
それで上手く回っていれば問題ありませんが、その状況が破綻した時に、顧客からの信頼を失い、最悪の場合、仕事を失ってしまうリスクもあります。
そういった意味で、日頃からスケジュールを意識して仕事を進めていくことが重要であり、改めてスケジュール管理の重要性をご認識いただければ幸いです。
IT業界はスケジュール管理で仕事を分けておくと便利
多くの業界において、スケジュール管理をして何を先に行っていくべきなのか、それとも後回しにしても大丈夫なのかを考えて行動しているでしょう。
IT業界では、先に触ったものを優先して行っている人も多く、あまりスケジュール管理をしないまま仕事に取り組んでいるケースが散見されますが、実際にはスケジュール管理を行った方が良いとされています。
それは、スケジュールを把握しておくことで、今日は何をしなければならないのか、いつまでに完了させて提供しなければならないのかを判断して、仕事をできるようになるためです。
スケジュール管理ができないと顧客の信頼を失う
時間の管理ができないことで、次に何をしなければならないのか、その判断をすることが難しくなってしまいます。
本来なら行いたい仕事を優先したいところですが、締切りが近い仕事を忘れてしまっていて、間に合わなくなってしまうこともあります。
これは、スケジュール管理ができなかったことで、本来渡せるはずだった仕事が渡せないままとなり、業務上で問題が起きていると判断されてしまいます。
そういったことで信頼を失うことになり、仕事をもらうことができなくなってしまいます。
自分の作業時間を確保できない
もう1つの問題点は、何が締切りに近いのかを判断することができず、後から気づいたことによって時間が足りなくなり、自分自身の作業時間を確保できなくなってしまうことです。
仕事をする上では、自分の時間をある程度確保したいところですが、スケジュール管理をしていないと、仕事の状況がわからないままとなり、思っていたような管理ができず、仕事に悪影響が出ます。
自分が行いたい仕事をできないまま、夜まで続けることになって、結局休みが取れないということにもなりかねません。
計画を立てることで、ストレスフリーな働き方へ
計画を立てて、しっかりとスケジュール管理をしておくことで、ストレスを感じることなく、仕事をできることがメリットと言えます。
仕事は、管理しながら行っていくものですが、ストレスを感じることも多く、思っていたような仕事ができず、感情が表に出てしまうこともあるでしょう。
少しでもストレスを減らすために、計画を立てて1つずつ処理していくことによって、行いたい仕事ができるようになることは、賢い働き方と言えるでしょう。
IT業界でも、仕事を行う順番はもちろんですが、必要なスケジュールをしっかりと作っておかないと、失敗する危険性が高まってしまいます。
ミスをしないためには、スケジュール管理を徹底することで、何が必要なのかを判断できる状況を作っておくことが望ましいでしょう。
仕事をする際に一番重要なものは何か、先に処理しておいた方が良いものを管理して、自分の仕事に間違いがないように、調整しながら仕事を行うことが大切です。
スケジュール管理によってその日の仕事を具体化する
スケジュール管理を行うことになった場合、ITの仕事において何を優先して行うのか、その管理を進めていくことになります。
優先順位を決めて、今日はこの仕事を行おう、その仕事が終わったらこの仕事を追加して、どこかで見直しができるバッファの時間を作ろうといったように、スケジュールを全て作っておくことが大切です。
行き当たりばったりだけで仕事をしていると、スケジュール管理が上手くできなくて、次の日に行う仕事がないことや、場合によっては仕事がありすぎて大変なこともあります。
まず、現時点で用意されている仕事について全て把握することが大切です。
今後追加される仕事も含めて、スケジュールに記載することができれば、着手するべき順番がわかるようになります。
そして、一番先にやるべきこと、締切りが近いものを優先して記載しておきます。
余裕を持って仕事ができるものについては、スケジュール通りに仕事ができるケースが多いので、これは最後まで残しておいても問題ないでしょう。
むしろ、後から行った方が安心して仕事ができるはずです。
先に行っていることがわかり、次に行う仕事を明記しておけば、とりあえず順番通りに行って、最終的に終わった場合は、やや余裕をもっても構わないことがわかってきます。
IT業界では、他の仕事と違って、裁量は個人に任せられていることが多いものの、全く進んでいないことがわかると、月末で大変なことになったり、締切り間近になって忙しくなったりして、時間がなくて徹夜で仕事をしなければならないということも出てきてしまいます。
これは一番やってはいけないことで、スケジュール管理ができていないことによる最大のデメリットと言えます。
作業の順番だけでも決めておこう
順番だけでも良いので、とりあえず今日何をすれば良いのか、優先されるべきことは何かがわかるように書いておきましょう。
スケジュール帳を用意したり、パソコン上で使えるものを利用したりして、記載しておけば何をすれば良いのかもわかります。
仕事が多い場合は、優先して行う順番を決めておきますが、この時には締切日を中心に検討して、余裕のないものから取り組むことで、スムーズに仕事を行うことができます。
後はその日の仕事が終わった時点で、余裕がある場合には、何をしておけば良いかを検討すれば良いだけです。
仕事の管理をしておくと、次にするべきことがすっとわかるようになって、取り組みやすくなります。
早めに行わなければならない仕事と、特に急ぐ必要性のないことが判断しやすくなり、間違った仕事の順番を決めることが少なくなります。
さらに、スケジュール管理をしておくことによって、他の人よりも仕事のペースをアップさせることも可能です。
ペースが早くなれば、それだけ多くの仕事量をこなすことができます。
顧客の信頼を得るためにも適切なスケジュール管理を
多くの企業から信頼されるエンジニアとして、仕事をすることになりますが、やはり仕事を行うためにはスケジュール管理をする必要があります。
スケジュールを間違ってしまうことは、一気に信頼が失われることになり、最悪の場合は仕事をもらえなくなってしまいます。
スケジュール管理をしておくことで、最低限の信頼の証であるスケジュールミスを防ぐことができて、ほぼ間違いなく仕事が成り立つことを示せるのです。
顧客からの信頼を得るためにも、スケジュールを作って管理しておくことは大切だと言えます。
スケジュール管理をしておくことで、信頼を得る
個人で仕事をしている人にとっては、スケジュール管理を行うことで、クライアントとの関係性を重要視することが求められます。
スケジュール管理をしていないことで、先に行うべき仕事が間違っていたり、後からやるべき仕事を先にやったことで、クライアントの信頼が無くなってしまったりということもあり得ます。
本当に正しい順番で仕事を行いたいと思っているのであれば、必要な部分を抜き出して管理をすること、間違った情報を自分の中で記憶しておかないということを知っておく必要があります。
クライアントとしても、この日までに完了してくれれば安心できると判断できます。
そして、クライアントが多くの情報を早めに得ることができれば、修正対応も行いやすくなり、スケジュール管理での追加も行えるようになります。
管理をしておけば、空いている時間帯を見つけて修正も行えるようになり、次の提出も早めに行うことができます。
こういった少しずつの積み重ねが信頼を得ることにつながり、この人なら最適なタイミングで仕事を行ってくれるだろうと思ってくれることになります。
もし管理をしていなかったら、修正対応が来ただけでも嫌になってしまい、スケジュールを無視して仕事をしてしまえと思ってしまうものです。
スケジュール管理をしていれば、この日は空いているからできる、この日は無理だから日程を延ばしてもらえるか相談してみようと思えるようになり、タスク管理や現時点での仕事状況を踏まえて検討しやすくなります。
修正業務が来るのは、ある意味当然のことなので、IT業界で働く人にとって、スケジュール管理というのは必然的に行うべきものと言えます。
スケジュール管理ができていないことで、信頼を失っているエンジニアも多いとされています。
自分の感性で仕事をしたいという考え方も理解できる部分はありますが、クライアントとの関係を持っている時点で、優先的にやるべきことが用意されていることになります。
クライアントとの信頼を失うような状態を作ってしまうことは、仕事に悪影響が出てきて、報酬を与えてくれるクライアントとの関係に影響が出てしまいます。
収入面での影響を考えても、スケジュール管理を行って信頼関係を構築するのはとても大切なことです。
まとめ
IT業界におけるスケジュール管理について、その概要や重要性、メリット、デメリット等をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
スケジュール管理というのは、突き詰めて考えてみれば、自分自身のために行うものであり、顧客からの信頼を獲得して、仕事を続けることで、自分の生活を守っていくことにつながります。
当然、作業を行う上で、非効率的に行うより、効率的に行った方が、個人としても、顧客としてもメリットが多いので、そういった意味でもスケジュール管理をして、仕事を行うことは重要だと言えます。
軌道修正を図る上でも、自分にどのくらいの空き工数があるのかを常に把握しておくことで、スムーズな修正が可能になります。
個人、組織、顧客それぞれの立場を考えた上で、最適なスケジュール管理をしていくと良いでしょう。
