ガントチャートは、プロジェクトを管理するための必須ツールであり、世界中の多くのプロジェクトで当たり前のように活用されています。プロジェクトの現場では当たり前のように活用されているガントチャートですが、学校教育では習わないこともあり、新人や若手エンジニアはあまりぴんとこないのではないでしょうか？また、プロジェクトの現場では「マイルストーン」という言葉がよく飛び交っていますが、具体的に何を意味しているのか分からないという声もよく耳にします。
実際に上司や先輩からガントチャートを作るように指示されたもののれと言われたが、以下のようなお悩みを抱えていませんか？
・そもそもガントチャートがよく分からない
・どういう手順で作れば良いのか分からない
・何を使って作れば良いのか分からない
このような悩みから解放頂けるよう、ガントチャートの基本やガントチャート作成方法を１ページにまとめました。また、プロジェクトの現場でよく使われているマイルストーンとの違いや、混同しやすいビジネス用語の意味についてもわかりやすく解説します。ガントチャートはけして難しいものではありません。この記事を参考に、ガントチャートの知識を深め良質なガントチャートを作ってみましょう。
エクセルの無料テンプレートもご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
目次
ガントチャートとは？
ガントチャートとは、プロジェクトの作業工程や進捗を管理するための表形式の手法です。
ガントチャート単体で使うものではなく、WBS（Work Breakdown Structure）という作業工程を整理したものと組み合わせて使います。
上図のように、「ガントチャート」とは、スケジュールや進捗、マイルストーン*など様々な要素からできています。要素の数は多くありませんので、簡単に覚える事ができるでしょう。ガントチャートとはプロジェクトの作業工程や進捗を管理するためのもので、様々な要素を組み合わせて作るものです。
また、ガントチャートは単体で作るものではなく、「WBSの一部」です。「WBS作って」と言われたらガントチャート部分も一緒に作るものと理解して下さい。
マイルストーンとは？
マイルストーンとは、プロジェクトにおける節目や中間目標地点です。ビジネス用語の一つであり、特にプロジェクト管理やシステム開発の現場などでよく使われています。
大規模なプロジェクトの場合、プロジェクトをスタートしてからゴールするまでの期間が長く、完了までに数年かかるケースも少なくありません。先のスケジュールが不明確となるため、誰がどのタスクを・どの程度まで進めているのかなどの進捗状況を確認しにくくなってしまいます。
そこで、要件定義や設計、リリースなどの重要なポイントにマイルストーンを設置することで、完了させなければいけないタスク・期限が明確となり、プロジェクト管理をより効率的に行えます。
また、プロジェクトメンバーにとっては、常に目標を意識しながら作業でき、今やるべきタスクに集中して取り組める点がメリットです。さらに、目の前にある目標を一つひとつこなしていくことで、チーム全体のモチベーション維持にもつながるでしょう。
ガントチャートとマイルストーンの違い
前述したとおり、ガントチャートは「プロジェクトの作業工程や進捗を管理するための表」であり、プロジェクトの全スケジュールを管理する目的で活用されています。一方、マイルストーンは「プロジェクトにおける節目や中間目標地点」であり、行うべきタスクと期限を明確化できる点がメリットです。
ガントチャートにマイルストーンを設定すれば、プロジェクトの進捗管理やスケジュール管理、タスク管理などをよりスムーズに行えるでしょう。
マイルストーンと混同されやすい用語
ビジネスシーンでは様々な専門用語が使われていますが、マイルストーンと混同されやすい用語にスケジュールやロードマップ、フェーズ、タスクなどがあります。それぞれの用語の意味と、マイルストーンとの違いについて解説します。
スケジュール
スケジュールとは「プロジェクトの全体像や日程などをまとめて確認できる表」です。マイルストーンを設定する場合、まずはプロジェクト全体の流れをスケジュール表で確認し、特に重要な作業をマイルストーンとして設定する流れが一般的です。スケジュール表にマイルストーンを設定することで、各マイルストーンまでに必要な時間や人員を把握できます。
つまり、マイルストーンはスケジュール表において、工程を完了させる期限を明確にする役割を担います。スケジュールとマイルストーンは、どちらもスケジュール管理をしやすくするために欠かせないものといえるでしょう。
ロードマップ
ロードマップとは「最終ゴールまでの道筋をまとめた図表」です。プロジェクト全体の流れや、行うべき作業を確認したいときに活用されています。一方でマイルストーンは、ロードマップの中間目標地点として設置されるケースが大半です。
フェーズ
フェーズとは「作業の内容や期間などによって区切った単位」です。マイルストーンは、フェーズごとに設定されるケースが多く見られます。
タスク
タスクとは、プロジェクトのなかで「行わなければいけない業務」です。タスクを着実に一つひとつ完了させることで、最終的にプロジェクトを完遂できます。また、タスクを細かく設定すると、プロジェクトの進捗管理や着手漏れなども防止できます。
マイルストーンは、複数のタスクをこなしていって到達する地点に設定されるのが一般的です。中間目標となるマイルストーンを設定することで、タスクをより効率的に進められます。
ガントチャートの必要性
ガントチャートは、プロジェクト管理の場では当たり前のように活用されていると前述しました。
この章では、ガントチャートがなぜプロジェクトの現場で必要なのか分かりやすく解説します。ガントチャートはプロジェクト計画の段階から登場します。まずは、プロジェクト計画の基本を理解しましょう。
プロジェクト計画の基本
プロジェクトは期日（納期）が決まっています。この期日までに、契約で定義した納品物（ソフトウェアであったり、書類であったり、物であったり様々）を定められた品質で作らなければなりません。
納期が遅延したり、定められた品質で納品できなければ支払いをしてもらえなかったり、最悪のケースでは訴訟になり逆に慰謝料を支払わなければならなくなる事もあります。そうならない為に、プロジェクト開始前に定められた納期に定められた品質で納品できるよう、入念なプロジェクト計画を立てます。ここで登場するのがWBSとガントチャートです。
プロジェクト計画時点：計画の妥当性をはかるため
プロジェクトは計画時点で上手くいくかどうか８割決まると言っても過言ではありません。数ヶ月、数年規模のプロジェクトであればなおさらです。
プロジェクト計画では、WBSで洗い出した作業工程に対して、ガントチャートでスケジュールや担当者、作業工数、作業順番を割当てていきます。これらを割り当てることで以下の事が分かります。
・担当者別の工数が現実的か
→ 足りない、または余っていればプロジェクト体制の見直しが必要。原価率にも影響が出る。
・前後関係がある作業工程の順序が最適化されているか
→ タイムロスの発生や前後関係が狂っていれば工程順序や担当者の変更が必要
・マイルストーンに間に合うか
→ マイルストーンまでに終わっているべき作業工程が終わる計画になっているか。なっていなければプロジェクト体制や工程順序の変更が必要
プロジェクト開始時点：プロジェクトメンバーに作業工程やスケジュールを共有するため
プロジェクト計画後は、プロジェクトメンバーに作業工程やスケジュール、計画の要点などを詳しく共有する必要があります。そこでWBSとガントチャートを使って共有します。WBSは作業工程の内容を、ガントチャートは作業工程ごとのスケジュールや工数、担当者の視覚化にとても優れています。プロジェクトマネージャーは、WBSとガントチャートなどを使いプロジェクトメンバーにこれらを周知するのです。
プロジェクト開始後：プロジェクトの進捗管理、進捗状況を可視化するため
プロジェクト開始後は、プロジェクトの進捗を日々管理し、計画との乖離が発生したら早急に対策を行っていかなくてはなりません。日々の進捗管理および進捗の可視化はWBSとガントチャートで行います。
ガントチャートは、フォーマットにもよりますが、進捗率や使用した工数などを入力できるものが一般的です。進捗率を入力することで計画に対して適切な進捗なのか、工数を入力する事で、計画原価内で工程が終わるのか、担当者に許容以上の負荷が掛かっていないかが分かります。このように、プロジェクト開始後の進捗管理、進捗状況の可視化に大いに活躍するのです。
ガントチャートの作成ステップ
これまでの解説でガントチャートの基本や重要性について理解が進んだのではないでしょうか？
次は、ガントチャートの作成ステップについて理解を深めましょう。
ステップ１：作業工程を洗い出す～WBSを作る～
まず、最初にやらなければいけない作業は、作業工程を洗出しWBSを作ることです。ガントチャートは、作業工程に対するスケジュールや作業者、工数の割り当てなので、WBSがないことには始まりません。
そして、WBSの作成が何よりも重要です。WBSの質が低いと、ガントチャートを作っても意味がありません。
WBSの作成に一番時間を掛け、工程の漏れが出ないようにする必要があります。
とはいえ、若手社員では、真っ白な状態から精度の高いWBSを作ることは難しいでしょう。若手社員は、類似した他プロジェクトのWBSを参考にしながら工程の洗出しをしてWBSのたたきを作ることを推奨します。
WBSの作り方については以下の記事で解説しておりますので、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
→ 【WBSをこれから作成する人必見】WBSの基礎知識と作り方を理解しよう！Excelテンプレート付き
ステップ２：プロジェクトメンバーでWBSをディスカッションする
WBSのたたきができたら、プロジェクトメンバーを集めて漏れがないかディスカッションします。モジュールリーダーがいる様な大きいプロジェクトでは、リーダークラスを集めてディスカッションします。
この際、発生しそうなリスクや作業工程の前後関係、必要な工数感、工程別の担当者のスキルセットなども話し合いましょう。これらの情報がガントチャートのスケジュールや作業工程別の要員の割り当ての計画材料になります。
ステップ３：ガントチャートを作成する
ガントチャートの作成はWBSのおまけのようなものです。ステップ2で、作業工程の前後関係や必要な工数、担当者のあたりがついていれば、それをガントチャートに落とし込むだけです。
次の章で解説しますが、時代は「Microsft-Project」や「Redmine」などプロジェクト管理ソフトでプロジェクト管理する時代です。これらのサービスには、WBSとガントチャートを簡単に作る機能が備わっており、誰でも簡単に作る事ができます。
重要なのは、ステップ1とステップ2を繰返し計画の精度をとことん上げることです。ガントチャートに落とし込んだ後も、プロジェクトメンバーを集めて計画の精度をどんどん上げていきましょう。
ガントチャートとマイルストーンを使ったプロジェクト管理の流れ
ここまで、ガントチャートの必要性や作成方法について解説しました。ガントチャートでタスクの進捗を可視化できても、目標到達までの道筋が長いと、プロジェクトの進捗が適切かどうかわかりにくくなります。そこで役立つのがマイルストーンです。
プロジェクトの節目となるポイントにマイルストーンを設置することで、完了させなければいけないタスク・期限を明確にでき、進捗が適切かどうかを把握しやすくなります。
マイルストーンとガントチャートを組み合わせてプロジェクト管理を行いたい場合、以下の3ステップで進めていきましょう。
1.ガントチャートを作成する
2.必要なタスクをすべて洗い出す
3.作成したガントチャートにマイルストーンを組み込む
それぞれの内容について解説します。
1.ガントチャートを作成する
まずは、ガントチャートを作成します。テンプレートを活用することで、簡単かつ効率的にガントチャートを作成できるでしょう。以下のような無料で使えるテンプレートを活用するのがおすすめです。
2.必要なタスクをすべて洗い出す
続いて、プロジェクトを達成するために必要なタスクをすべて洗い出します。タスクを洗い出すときのポイントは、普段行っている業務をできる限り細分化してタスク化することです。細分化によって、各工程にかかる所要時間を予測しやすくなります。
3.マイルストーンを設定する
最後にマイルストーンを設定します。細分化したタスクのなかで、必ず行うべき重要な作業をマイルストーンとして設定することがポイントです。ただし、マイルストーンが多いと、かえってプロジェクトの進捗を把握しにくくなるおそれがあるため注意してください。最終目標から逆算し、マイルストーンをガントチャートのどこに設定するかを念入りに検討していきましょう。
マイルストーンを設定する際の注意点
マイルストーンを設定する際の注意点は以下の4つです。
- プロジェクトの過程で必ず通過するポイントで設定する
- 現実的なスケジュールでマイルストーンを設定する
- タスク漏れがないかを事前に確認しておく
- ステークホルダーを事前に明確にしておく
それぞれ詳しく解説します。
注意点1：プロジェクトの過程で必ず通過するポイントに設定する
マイルストーンは、プロジェクトのなかで必ず行う作業・工程で設定します。適切なポイントにマイルストーンを設定するためには、プロジェクトにおける全ての作業を洗い出し、どの作業が重要であるかを明確にしておくことが必要です。
注意点2：現実的なスケジュールでマイルストーンを設定する
タイトな期日でマイルストーンを設定してしまうと、担当者が期日に間に合わせようとして仕事の質が下がるなど、様々なデメリットにつながります。そのため、タスクの難易度や担当者の能力を見極めた上で、無理のないスケジュールを設定することが大切です。
注意点3：タスク漏れがないかを事前に確認しておく
そもそもマイルストーンを設定する前の時点でタスクが漏れていると、作業が遅滞してしまい、スケジュール通りにマイルストーンへ到達できなくなります。マイルストーンを設定する際には、プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、タスク漏れがないかを事前に確認しておくことが重要です。また、どのタスクを完了させればマイルストーンを達成できるのかも明確にしておきましょう。
注意点4：ステークホルダーを事前に明確にしておく
ステークホルダーとは、プロジェクトにおける「利害関係者」を指します。社外のメンバーとも定期的なやり取りが必要なプロジェクトの場合、ステークホルダーを事前に洗い出しておくことが重要です。
いつ・どのようなステークホルダーとのやり取りが発生するのかを把握しておけば、余裕がある時期にマイルストーンを設定できます。
ガントチャートの作成を強力に支援するツール
ここまで、ガントチャートとマイルストーンをセットで活用することで、プロジェクト進捗を適切に管理できることを説明しました。
WBSとガントチャートを、未だにExcelで作成する会社もありますが、近年はプロジェクト管理ソフトで作成する時代です。クラウド型のサービスも多くあり、インターネットさえあれば簡単にWBSとガントチャートを作成する事ができます。
プロジェクトの規模やタスクが増えると、Excelだけで管理することは難しくなります。Excelではなく、ぜひプロジェクト管理ツール専用ソフトを使ってガントチャートの作成とプロジェクト管理をして下さい。プロジェクト管理専用サービス・ソフトツールを使うメリットは以下のとおりです。
プロジェクト管理専用サービス・ソフトを使うメリットは以下です。
メリット１：簡単にガントチャートが作成できる
ツールには、WBSとガントチャート作成機能がついています。これらの機能を活用することで、誰でも簡単にWBSとガントチャートを作成する事ができます。進捗を入力すれば、自動でカミナリ線も引いてくれ非常に便利です。
メリット２：プロジェクト状況を可視化する様々なレポート機能を備えている
プロジェクト管理とは、進捗管理だけではありません。プロジェクト全体のリソース管理や原価管理、障害管理など多岐に渡ります。上長への定期的な報告も発生します。
ガントチャート作成機能を持つツールには、レポート機能を備えている製品が多くあり、WBSとガントチャート、勤怠表に実績を登録するだけで、自動でレポートを作ってくれます。レポート作成工数の削減ができ、かつ印刷も可能なため、上長への報告やステークホルダーとの進捗会議で大いに活躍します。
メリット３：プロジェクトの進行に必要な機能を備えている
ツールの良い点は、WBSやガントチャートの作成・レポート機能だけでなく、個人が使うタスク管理機能や簡易的なナレッジデータベース機能、掲示板機能、バグ管理機能、チケット管理機能などプロジェクトを進行する上で必要となる機能まで提供してくれることです。
プロジェクトを成功させるには、メンバー間でのコミュニケーションの円滑化や情報共有の仕組みなども重要です。これらの機能はExcelでは実現できません。ぜひプロジェクト管理ソフトを使って下さい。
おすすめのツール３選
この章では、おすすめのツールを3つ紹介します。ガントチャート制作機能を持つツールの種類は様々であり、ツールによって特徴やメリットが異なります。ツールを選定する際に参考にして下さい。
シェア１位「Microsoft Project」
Microsoft Projectは、マイクロソフトが提供するプロジェクト管理ツールです。グローバルで1万社以上が使っている、プロジェクト管理の標準ソフトです。Microsoft Projectでは、複数案件の管理から、プロジェクト単体の進捗管理、リソース管理まで行うことができます。Office製品に近い操作性で、初心者でも使いやすいプロジェクト管理ソフトとなっており、クラウド型、PCインストール型、オンプレミス型の３種類が提供されています。
玄人から圧倒的な支持を得ている「Redmine」
http://redmine.jp/
「Redmine」は、経験豊富なプロジェクトマネージャーから圧倒的な支持を得ているプロジェクト管理ツールです。WBSやガントチャートの作成機能はもちろんのこと、個人が使うタスク管理機能や簡易的なナレッジデータベース機能、掲示板機能、バグ管理機能、チケット管理機能などプロジェクトを進行する上で必要となる様々な機能が搭載されています。
「Redmine」は、「Microsoft Project」の機能だけでは物足りないと考える、プロジェクトマネージャーなどに適したプロジェクト管理ツールです。「Redmine」は、受注金額が億を超えるようなプロジェクトでも十分活躍しますが逆に、数百万円～1千万円程度の小規模プロジェクトにはマッチしません。
とにかく操作が簡単な「クラウドログ」
「クラウドログ」は、操作の簡易性・レポートの豊富さが特徴のクラウド型の工数管理ツールです。クラウドログはとにかく操作が簡単で、はじめてプロジェクト管理を行う人や、ITリテラシーが高くない人でも十分使いこなすことができます。
また、豊富なレポート機能を搭載しており、上長やステークホルダーへ報告する際に有効活用できるでしょう。ただし、障害管理やチケット管理、ナレッジデータベース機能などは搭載していないため数百万～3千万円未満の規模のプロジェクトが対象となるでしょう。
まとめ
この記事では、ガントチャートの基本から作成ステップ、プロジェクトの現場でよく使われているマイルストーンなどのビジネス用語の意味、ガントチャートの作成を強力に支援する管理ツールまで詳しく解説してきました。ガントチャートの理解が深まったのではないでしょうか？
ガントチャートはあくまでプロジェクト管理のツールです。使いこなすには、プロジェクト管理の知識が必要です。プロジェクト管理の知識を増やすには、本や研修などでの学習 + 実技経験が必要です。日々学んでプロジェクト管理のスキルを身につけて下さい。
今回はガントチャートの作成時に使われるWBSのサンプル資料をご用意いたしましたので、まずはWBSの作成から取り掛かってみましょう。
