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と共に従業員数が増えてくると大きな悩みの種となる勤怠管理。新しい勤務形態や労働法、従業員数や業務形態の変化などで、紙ベースやエクセルによる勤怠管理では多くの課題が発生します。
- どうやって効率的に管理すれば良い？
- 勤怠管理システムって実際のところどうなの？
このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？
この問題を解決するのが、オンライン上で勤怠管理を完結できるシステムです。近年では労働環境の多様化に応えるように、様々な機能をもった勤怠管理システムが数多くリリースされています。
この記事では、従来の勤怠管理の方法の問題から、最新の勤怠管理システムの機能やそのメリットをご紹介します。人事の方はこの記事を参考に、勤怠管理の改善に取組んでみて下さい。
1.勤怠管理導入前の課題とは
1-1.集計作業が煩雑（雇用形態の多様化や手作業ミス等）
従業員に支払う賃金は基本的に労働時間によって決められます。また、業務の効率化を図るとき、労働時間を把握することは必須です。そのため、労働時間の申告や管理は重要なものであり、同時にその煩雑さもまた企業の課題となっていました。
勤怠管理のためにタイムカードを導入している場合、手作業で集計するために転記ミスの危険があります。また、パート・アルバイト、派遣社員の受け入れや、フレックスタイムや裁量労働制などの導入によって雇用形態が多様化したことで作業が煩雑化し、さらにミスが起きやすくなっています。
従来の手作業に頼った勤怠管理では、正確で効率的な管理が困難になってきています。
1-2.打刻漏れや不正打刻。事後報告による処理業務の煩雑（紙ベースの申請）
従業員の残業や有給休暇、直行直帰の申請などは事後報告になることが多いです。これらの報告は自己申告となるので、申告に手間がかかったり、不正が発生しやすくなります。特に休日出勤の場合は、申告漏れも問題となります。
さらに、これらの手続きが紙ベースで行われていると、その処理の煩雑さからチェックや承認作業においてミスが出やすく、勤怠管理におけるルール軽視につながりやすいという問題にも発展します。
勤怠管理の集計が手作業となることで、人事部門にも大きな負担がかかっています。
1-3.サービス残業を減らしたい
従業員にとっても企業にとっても不利益をもたらすサービス残業。人事部門として、サービス残業を減らしたいと考えている方は多いでしょう。
しかし、勤怠管理を紙ベースの手作業で行っている場合、そのデータが給与計算にしか活用されていないことがあります。この場合、人事部門は従業員ごとの労働負担の偏りや人員配置の適正が把握できない状態にあります。よって、サービス残業の実態を把握できなかったり、業務の効率を改善できなかったりしています。
このように、今までのような手作業による勤怠管理は時代に合わなくなっています。
正確かつ効率的な勤怠管理を行うためには、勤怠管理システムの活用が必須です。
次の章では、最新の勤怠管理システムの機能について詳しく解説していきます。
2.最新の勤怠管理システムの機能とは
2-1.高機能・低価格が勤怠管理システムの主流
手作業やエクセルによる勤怠管理の課題を克服するために、ＩＴを活用した勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。
勤怠管理システムの機能には、従業員ごとのデータ設定から、勤怠情報の集計、打刻設定、休暇や残業の申請、シフト設定をオンライン上で完結して行えるだけでなく、従業員への一斉メール送信やアラート機能、プッシュ通知機能などもあります。
近年は安価で導入しやすいクラウド型の勤怠管理システムもたくさん出ており、なかには無料トライアルができるサービスもあります。
2-2.あらゆるインターフェイスに対応した出退勤管理（スマホならGPSで位置情報の記録も可能）
勤怠管理システムの機能には、スマホで出退勤管理を行えるものがあります。
手作業で勤怠管理を行っていると、特に直行直帰の業務を行う場合、先に述べたように出退勤時刻の申請に手間がかかったり不正が発生しやすくなったりと、勤怠管理のデメリットが多くなります。
しかし、スマホに勤怠管理システムのアプリを入れておけば、会社に寄ることなく出退勤時刻を記録できます。スマホの時計に準拠した出退勤記録がつけられるので、手作業によるあいまいな時間の申告も防げます。
さらに、ＧＰＳによる位置情報も出退勤時刻といっしょに記録・送信されるので、不正申告もなくすことができます。
2-3.業界に特化した勤怠管理システム（介護福祉に特化、アルバイトを多く抱える多店舗など）
「勤怠管理システムを導入したくても、ほかの企業や業種とは違う勤務形態をとっているから、使いこなせない」という企業の声に応えるように、特別な業界や勤務形態に特化した勤怠管理システムも多くリリースされています。ここではその中から例を２つ挙げてご紹介します。
まず、介護福祉に特化した勤怠管理システムがあります。常勤換算（常勤の従業員数と非常勤の従業員数を、常勤として計算すること）を算出したり、夜勤の人員配置をチェックしたりなど、介護福祉の業界に特有な勤務体制に対応した機能を持っています。もちろん、出退勤の記録や休暇・残業の申請といった基本的な勤怠管理機能も備わっています。
また、アルバイトを多く雇っている店舗を多数展開する業界（外食や小売など）に特化した勤怠管理システムもあります。社員とパート・アルバイトのシフト管理をリアルタイムで管理できたり、店舗ごとの環境と予算に合わせて出退勤記録の端末を使い分けたりすることができます。画一化せず、店舗に合わせた勤怠管理ができるので、業務の効率化や業績アップにも応用できます。
この章では、最新の勤怠管理システムの機能について詳しく解説してきました。
勤怠管理システムの機能について理解が深まったのではないでしょうか？
次の章では、このような機能を備えた勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。
3.勤怠管理システムを導入するメリットとは
3-1.勤怠データの集計作業が大幅に削減
勤怠管理システムを導入することによって、それまで手作業で記入、集計されていた勤怠データが、ブラウザの入力フォームやＩＣカード、スマホアプリなどから自動的に収集され集計されます。よって、煩雑な計算業務を行う必要がほとんどなくなります。
システムが自動的に収集、計算を行ってくれるので、手作業で発生しがちなミスも防げます。
3-2.従業員、人事双方の業務効率化によるコスト削減
勤怠管理システム導入のメリットは、ただ従業員の出退勤記録を管理するだけではありません。従業員は日々の出退勤時間を記載したり、休暇届を書面で提出する手作業により工数は積み上がって行きます。
また、人事側の毎月の集計作業も非常に工数を取られます。勤怠システムを導入することで、従業員、人事が行っている作業工数を削減することでコストの削減につながります。
そして、システムが自動で行う事で、人的ミスが無くなる点も大きなメリットとなります。
3-3.アラート機能での組織体質の改善や業務における生産性の向上
アラート機能を活用し、勤務超過などあらゆる勤務状況を把握することができます。打刻忘れ情報を抽出しメール配信にて通知します。長時間労働対策として一定時間超過のタイミングをアラートで通知し勤務超過を防ぐことができます。アラートで通知することにより従業員の就業意識を高める効果があります。
このように、勤怠管理システムを活用することで多くのメリットを享受することができます。現在、市場には多くの勤怠管理システムが乱立しており、どの製品を選べば良いのか悩まれる方が多いかと思います。次の章では、数ある勤怠管理システムの中からお薦めの３製品に絞ってご紹介します。
4.勤怠管理システムのお薦め3システム
色々な勤怠管理システムがありますが、この章ではお薦めの３製品にしぼってご紹介します。
4-1.キングオブタイム
多数の企業で現在使われている人気のシステムです。１０年以上も企業の要望に応えてきた実績があります。
打刻手段が生体認証・カード・モバイルと豊富にあります。レコーダー設置環境に合わせた打刻機器を選択できます。
給与計算ソフトに合わせたデータ出力も可能です。
【シフト管理】
シフトの表示や修正、作成したシフトに対しての実績とその差異をリアルタイムに確認できる機能も付いています。また、従業員が勤務希望日時をPCや携帯電話から管理者に知らせることもでき従業員には嬉しいシステムです。
充実した安心サポートがついており導入から運用までをしっかりサポートしてもらえます。
専任のサポートスタッフが対応し、就業規則に合わせた設定が好評です。
4-2.ジョブカン
有給、振休、代休の残日数管理が可能で自動付与機能も搭載しています。
あらゆる業界、企業規模に対応可能で導入実績10,000社以上と人気です。
打刻されたデータが全て自動で集計されるため勤怠データの集計作業の手間を省くことができます。労働時間も自動で集計され、総労働時間はもちろん、残業時間、深夜労働時間、休日労働時間などを個別に出力することも可能です。
休暇や残業時間の管理もシステム化したいといった要望にも応えています。
従業員はモバイルやPCから簡単に休暇申請を行うことができ、自分の申請の承認状況も確認する事が出来ます。
また、管理者は、従業員からの申請を一覧で確認することができ便利です。休暇機能では、有給休暇・振替休暇・代替休暇・特別休暇が管理できます。休暇残日数もシステム上で管理できます。
集計した勤怠データは、お使いの給与ソフトに合わせてCSV形式でダウンロードできます。
スマートフォンやフィーチャーフォンのGPS機能を利用して打刻する事が出来るため外勤の社員の打刻にも対応しています。
訪問先の記録も残す事ができ、営業・訪問介護・人材派遣等、あらゆる場面で有効に利用できます。
4-3.e-就業 ASP
健康経営支援ツール 『就業実績ピックアップ機能』が面白く優れた機能です。
精神障害による労災認定件数が増え続けている世の中に適しており残業過多を報告するようになっています。任意で残業時間に応じてアラート表示ができ、過労死や労災の未然予防や高ストレス環境を改善することに役立ちます。
セキュリティ対策も万全です。高信頼性・高性能を誇る『IBM＠server iSeries』により運用され、サーバは、ASPセンター内で万全のセキュリティ体制のもと管理されます。
安心のサポート体制もついています。導入検討時から稼働時まで、労務管理に強い営業担当者が手厚くフォローし、稼働後はサポートセンターで操作方法や、運用変更、カスタマイズの相談にも乗っていて顧客満足度も抜群です。
出退勤時刻の記録方法として4つの方法を用意。
様々な打刻形態が可能です。ICカードを使う場合は、タイムレコーダにSUICAやPASMOをかざすだけ、スマートフォンを使う場合は、出退勤打刻及び日報・月報入力から残業や休暇、振替等の届出申請まで可能です。Web打刻であれば、個人毎はもちろん、パソコン１台を共用する事でタイムレコーダ代わりとして利用できます。
バージョンアップも年に３～４回実施されており、常に新しい機能を取り入れているようです。
まとめ
時間外労働時間の正確な算出を行うことができる勤怠管理システムの需要はますます高まっています。
現在、勤怠管理システムの導入は単に勤怠・就業管理業務を効率化するだけに留まらず、より便利な機能が日々開発され、アップデートされています。
世の中のトレンドを把握しながら、従業員のニーズを明確にして自社に合った勤怠管理システムを比較し、導入の検討してみてはいかがでしょうか。
