プロジェクトマネジメントにおいて、プロジェクトの推進にタイムマネジメントは必要不可欠です。プロジェクトには定められた期間があり、タイムマネジメントを駆使して期間内にプロジェクトを完了する必要があるからです。
一口にタイムマネジメントと言っても、それを構成するプロセスや実施する作業、成果物は幅広く、網羅するのは大変です。
- タイムマネジメント領域が幅広く、どこから手をつけていいかわからない
- 実務にタイムマネジメントをどのように取り入れればいいのかわからない
- タイムマネジメントを通してどんな成果物を作ればいいのかわからない
といったお悩みを抱えてはいないでしょうか？
本記事ではそんなお悩みを解決するために、PMBOKにおけるタイムマネジメントの基礎知識から実施作業、成果物を丁寧に解説します。タイムマネジメントの基礎知識だけを覚えても意味がありません。実施作業から成果物の作成を通して、タイムマネジメントを身につけていきましょう。
プロジェクトにてタイムマネジメントを始める際にぜひご活用ください。
目次
１．PMBOKにおけるタイムマネジメントの基礎知識
PMBOKはプロジェクトマネジメントのノウハウや手法を体系的にまとめた資料です。PMBOKは10の知識エリアと5のプロセス、3のパートに分かれており、図にするとこのようになっています。
プロセスはプロジェクトの立上げから終結までを段階ごとに分け、各段階でやるべき作業を定義しています。各プロセスでの作業はパートに沿って行います。材料となるインプットをツール・技法を使って、最終的な成果物であるアウトプットに落とし込むといった流れになります。
本記事では、10の知識エリアのなかでタイムマネジメントに焦点を絞って解説します。
1-1. タイムマネジメントとは
PMBOKにおけるタイムマネジメントとは、プロジェクトのスケジュール作成や管理を行う領域です。プロセスの側面から見てみると、「計画プロセス群」と「監視・コントロールプロセス群」に分けられます。
計画プロセス群はプロジェクトの計画時に実施する作業、監視・コントロールプロセス群はプロジェクトの実行を通して計画と実績を調整する作業です。
1-2. タイムマネジメントの目的
タイムマネジメントの目的は、プロジェクトを定められた期間内に完了することです。スケジュールを作成して終わりというわけではありません。むしろスケジュールを作成した後の調整が肝となります。
もちろん、プロジェクト計画時に作成したスケジュール通りにことが運べばスケジュール調整は必要ないでしょう。しかし、往々にしてプラン通りに進むことはほぼありません。その理由は、スケジュールを作成する際に必要となる情報に不確定な要素が含まれるからです。そのため、プロジェクトの進行に応じてスケジュールの調整が必ず出てきます。
スケジュール作成を目的と履き違えないように注意してください。プロジェクトを期間内に完了させることがタイムマネジメントの目的です。
1-3．タイムマネジメントの注意点
プロジェクト計画時には不確定要素があることを説明しました。そのため、完璧なスケジュールを作成することは不可能です。完璧を目指すよりもマイルストーンに重点を置き、影響が及ばないようにスケジュールを組みましょう。
また、PMBOKは大規模プロジェクトを想定して作られているので、全てのプロセスを取り入れるのではなく、必要なものだけを選んでカスタマイズしていくのが良いでしょう。
２．タイムマネジメントの実施作業
タイムマネジメントの基礎知識ではタイムマネジメントを構成するプロセスを解説しました。次に各プロセスで実施する作業を見ていきましょう。
アクティビティという用語が満載ですが、アクティビティというのはWBSのワークパッケージを所要期間が明確になるまで細分化したものです。ワークパッケージはスコープ管理がしやすいように加工されたものですが、アクティビティはスケジュール管理しやすい形にしたものといえます。
2-1. アクティビティ定義
アクティビティ定義では、WBSのワークパッケージをさらに要素分解してアクティビティを定義します。所要時間が明らかになるまで細分化し、スケジュール管理しやすい形にするのがポイントです。ワークパッケージを細分化する方法としては、要素分解やローリング・ウェーブ計画法が用いられます。最終的な成果物としては、アクティビティをリスト化したアクティビティリストを作成します。アクティビティの作業範囲や先行、後続アクティビティとの順序関係も明記します。
＜要素分解＞
ワークパッケージを所要期間が明らかになるまで分解していく手法です。
＜ローリング・ウェーブ計画法＞
プロジェクトの直近の作業は明確にする一方、遠い将来の作業はプロジェクトの進捗に合わせ、詳細が明確になった段階で詳細化していく手法です。プロジェクト計画時には後半の作業ほど不明確な場合があるので、段階的に詳細化します。
2-2. アクティビティ順序設定
アクティビティ順序設定では、アクティビティ間の作業順序を設定します。アクティビティには先行アクティビティが完了しなければ後続アクティビティを開始できないといった制限や並行して作業が可能な場合もあります。アクティビティの論理的な順序関係を明確にするためにプレシデンス・ダイアグラム法やリード・ラグが用いられます。
＜プレシデンス・ダイアグラム法＞
図のようにアクティビティをノードで表し、アクティビティ間の論理的な関係を矢印で示すことで順序を明確にします。
＜リード・ラグ＞
リードは後続作業を前倒しで進められる時間、ラグは先行作業に対する後続作業の待ち時間です。リード・ラグを明確にすることで、アクティビティ間の依存関係を決定します。
2-3. アクティビティ資源見積もり
アクティビティ資源見積もりでは、各アクティビティで必要となる資源の種類と量を見積もります。資源には人や機器、物資が含まれ、IT系では特に人が重要な資源となります。各アクティビティは作業を遂行するのに多様な方法があるため、資源に見合った最適な方法を検討するのもこのプロセスです。
見積もった資源は最終的にアクティビティ資源に対する要求事項としてまとめます。
2-4. アクティビティ所要期間見積もり
アクティビティ所要期間見積もりでは、アクティビティ資源見積もりで想定した資源を使用して各アクティビティを完了するのに必要な期間を見積もります。
見積もりには類推見積もりや係数見積もり、三点見積もりが用いられます。
各アクティビティの所要期間を見積もり、最終的にアクティビティ所要期間見積もりとしてまとめます。
＜類推見積もり＞
過去の類似した実績を参考に見積もる手法。時間やコストを削減できますが、プロジェクト特有の事情が反映されず、担当者の力量にも左右されやすいです。
＜係数見積もり＞
過去の情報やその他の変数を使って見積もる手法。過去に蓄積された情報から基準となる変数を設定し、定義したモデルにプロジェクトを当てはめます。モデルにより精度が大きく変わります。
＜三点見積もり＞
三点見積もりは最頻値、楽観値、悲観値を加重平均して見積もる手法です。最頻値は通常作業にかかる日数、楽観値はトラブルなく作業が進む日数、悲観値はトラブルが発生した場合、作業の完了に最悪でかかる日数です。計算式は以下の通りです。
＜スケジュール作成＞
これまでのプロセスで作成した成果物を使用して、各アクティビティの予定開始日、予定終了日をスケジュールに記載していきます。スケジュール作成の手法としては、クリティカルパス法が用いられます。スケジュール作成によってプロジェクトの予定終了日が求まるので、当初のプロジェクト完了日と比較して作業の短縮といった調整を行なっていきます。最終的にマイルストーン・チャートやバーチャートといった成果物に落とし込みます。
＜クリティカルパス法＞
資源に対する制限を考慮せず、アクティビティの実行順序を設定する手法です。各アクティビティの最早開始日と最早終了日、最遅開始日と最遅終了日を決定します。
＜マイルストーン・チャート＞
主要な要素成果物やイベントの予定開始日、予定終了日を記載します。
＜バーチャート＞
アクティビティの開始日、終了日、所要予定時間をバーで示します。
＜スケジュール・コントロール＞
スケジュール・コントロールはプロジェクトの進捗を把握するために状況を監視し、スケジュールの変更をマネジメントするプロセスです。スケジュールの変更をもたらすアクティビティを察知し、調整していきます。調整にはパフォーマンス・レビューやスケジュール短縮といった手法を用い、作業パフォーマンス測定結果に落とし込みます。
＜パフォーマンス・レビュー＞
パフォーマンスを測定し、計画と実績を比較、分析します。測定にはアーンド・バリュー・マネジメント（EVM）といった手法が用いられます。
＜アーンド・バリュー・マネジメント（EVM）＞
プロジェクトの計画と実績を評価する手法です。出来高、実コスト、計画を比較して、パフォーマンスを測定します。
＜スケジュール短縮＞
スケジュール短縮にはクラッシングとファスト・トラッキングが用いられます。クラッシングとは資源を投下することで、ファスト・トラッキングはアクティビティを先行して進めることでスケジュール短縮を図る手法です。
＜作業パフォーマンス測定結果＞
コスト差異（CV）、スケジュール差異（SV）、スケジュール効率指数（SPI）、コスト効率指数（CPI）を数値化して文書に落とし込みます。測定数値と計画を比較することで、パフォーマンスを判定します。
3. まとめ
タイムマネジメントの目的はプロジェクトを期間内に完了させることです。PMBOKを参考にして、タイムマネジメント領域をプロセスごとに進めることで必要となる成果物を作成しましょう。
PMBOK自体は大規模プロジェクトを想定しているので、各プロジェクトに応じて必要なプロセスを取り入れカスタマイズするとタイムマネジメントをスムーズに進めることができます。
本記事を通してタイムマネジメントの基礎知識から実施作業、成果物を見てきました。基礎知識だけではタイムマネジメントを実行することはできません。必ず実施作業から成果物を作成する手順を通して、タイムマネジメントを自分のものにしてください。
