プロジェクトを効率的に管理するためにはツールの導入が必要不可欠です。
プロジェクト管理ツールはその名の通りプロジェクト管理に特化しており、プロジェクトを可視化することで業務の効率化に役立つからです。
とはいっても「エクセルで十分ではないのか」「様々なツールが提供されていてどのように選べばいいのかわからない」といった疑問の声もよく聞きます。
- プロジェクト管理ツールの概要やメリットを知りたい
- プロジェクト管理ツールの選び方を知りたい
- 主要なプロジェクト管理ツールを知りたい
といったお悩みを抱えてはいないでしょうか？
本記事では、そんなお悩みを解決するためにプロジェクト管理ツールの基礎知識から選び方、主要なツールまで解説します。
プロジェクト管理ツールの導入を検討する際にぜひご活用ください。
目次
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、チームメンバーやコスト、スケジュールといったプロジェクトに関わるリソースを管理するツールです。
メンバーごとに工数を入力することでガントチャートを出力する機能やタスク管理機能、ノウハウを蓄積する機能など製品によって様々な機能が提供されています。
プロジェクト管理ツールの4つのメリット
プロジェクト管理ツールはこれまで使われてきたエクセルやアナログな方法でのプロジェクト管理を一新します。
プロジェクト管理ツールにどんなメリットがあるのか見ていきましょう。
管理作業の効率が上がる
プロジェクト管理では、工数やコスト、スケジュールなど多くの項目を管理しなければなりません。
エクセルは表計算ソフトなので、入力箇所を探して入力を行う必要があり、効率を下げてしまうでしょう。
プロジェクト管理ツールはこれらの管理項目に応じたインターフェイスを備えているので、項目を簡単に入力することが可能です。
メンバーの作業を把握できる
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの現状をメンバー間で共有することが重要です。
エクセルなどのファイル形式では、共有するためにわざわざファイルを相手に送ったり、同時編集ができない共有フォルダにファイルを置く必要があります。
一方、プロジェクト管理ツールは登録した工数がすぐに反映されるため、プロジェクトの現状をリアルタイムで把握することができます。
プロジェクトの進捗が可視化できる
プロジェクト管理の秘訣は、いち早くプロジェクトへの影響を見つけ、迅速に対処することです。
プロジェクト管理ツールは工数や実績を入力することだけでガントチャートや予実の状況を可視化してくれます。
エクセルでもマクロやグラフを駆使すれば実現できなくはないですが、洗練されたインターフェースを提供するツールには及びません。
フォーマットを統一できる
プロジェクトでは、進捗に応じてステークホルダーへのレポートを提出します。そこで注意が必要なのがフォーマットです。
プロジェクトごとにフォーマットが異なっていてはレポートの情報を有効に活用できず、作成にも手間がかかってしまいます。
エクセルではレポート作ると印刷時にズレが生じたり、修正に時間を割かなければなりません。
プロジェクト管理ツールを導入すればレポートのフォーマットも統一することが可能です。
プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理ツールは、様々な製品が提供されています。
製品によって機能が異なりますが、プロジェクト管理ツールを選ぶ際の重要なポイントを押さえましょう。
クラウド型かインストール型か
プロジェクト管理ツールにはクラウド型とインストール型の2つの種類があります。
クラウド型はインターネットを利用してブラウザからツールを利用する形態です。導入が簡単でコストも抑えられるのがメリットです。
また、ツールの保守や運用もサービス提供者に任せられます。
一方、インストール型は各コンピューターにインストールして利用する形態です。
インターネット環境がなくても使うことができ、クラウド型のようにサーバーを共有しないため、セキュリティリスクが低い点が特徴です。
しかし、インストールやセットアップに時間がかかり、ツールの保守や運用も自分で行う必要があります。
ツールのメンテナンスを意識せず、コストを抑えて利用できるクラウド型がオススメです。
クラウド型とインストール型の違いについてもっと詳しく知りたい方はこちら
→「今さら聞けないオンプレミスとクラウドの違いとは？4つのポイントを徹底比較！」
求める機能があるか
プロジェクト管理ツールは製品によって様々な機能があります。
主にタスク管理に特化した機能や工数管理に特化した機能、情報共有に特化した機能があります。
小規模で手軽に導入したいのならタスク管理だけで十分でしょう。
ガントチャートやカレンダー形式で工数を可視化したければ工数管理に比重を置く必要があります。
社内の情報をチャットで共有したり、Wikiに蓄積したければ、情報共有の機能が必要です。
自社のプロジェクトに合わせて求める機能を検討しましょう。
直感的な操作性
プロジェクトが進んでいる間はプロジェクト管理ツールを使わない日はないでしょう。
日々使うツールだからこそ使いやすさといった操作性が重要です。操作性が悪いとツールを導入しても学習コストがかかり、業務効率も低下してしまいます。
操作性と一概にいってもサービスに触れなければ分かりません。お試しでトライアル利用できるサービスもあるので、導入する前に試してみましょう。
プロジェクト管理ツール紹介
ツールの基礎知識と選び方を理解していただけたと思います。
それでは実際に主要なプロジェクト管理ツールについて見ていきましょう。
小〜大規模向け：工数管理に特化した「クラウドログ」
クラウドログは直感的な操作で簡単に工数を登録できるクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
工数管理に特化しており、作業別や工程別、企業別、商品別など自社に合った軸で工数を登録できます。
また、ガントチャートやカレンダー形式で工数の登録や確認ができ、プロジェクトに応じて選択できます。
出力できるレポートが豊富なのも魅力の一つです。売上や工数原価、損益など各種レポートが即座に取得できます。
無料トライアルがあるので、ツールの使い勝手を十分に試せます。
大規模向け：自由にカスタマイズできる多機能ツール「Wrike」
https://www.wrike.com/ja/
Wrikeはプロジェクト管理をはじめ、マーケティングやクリエイティブ、商品開発など横断的なソリューションを提供しています。
ガントチャートや予実管理、作業にかかった時間を集計するタイムトラッキングなど豊富な機能が備わっています。
多機能のため価格が比較的高めになっていますが、機能にこだわるならWrikeがオススメです。
プランごとに無料で試せるトライアルに申し込むことが可能です。
中〜大規模向け：チームのコミュニケーションを促進する「Backlog」
https://backlog.com/ja/
Backlogは開発だけでなく、人事や総務まで様々な職種で使われているプロジェクト管理ツールです。
使いやすさはもちろんですが、コミュニケーションを促進する「いいね」機能や300種類以上のキャラクターアイコンが使えるといったユニークな特徴があります。
プロジェクトのスケジュールもガントチャートで可視化でき、タスクの期限や進捗状況も把握できるので、プロジェクトをリアルタイムで把握できます。
小規模向け：カンバン方式でタスクを管理したいなら「Trello」
https://trello.com/
WBSやガントチャートでプロジェクトの工数を管理するのではなく、カードを動かしながらカンバン形式で管理するのがTrelloです。
使い方は非常にシンプルでタスクの数だけカードを作成し、「進行中」「完了」といった進捗状況に合わせてカードを移動させるだけです。
複雑な管理が必要な大規模プロジェクトには向きませんが、簡単無料で導入できるので小規模プロジェクトにオススメです。
中〜大規模向け：タスクをチケットで管理する「Redmine」
http://redmine.jp/
Redmineは無料で使えるインストール型のプロジェクト管理ツールです。
タスク管理や進捗管理、情報共有など無料にもかかわらず基本的な機能を十分に備えています。
Redmineの特徴としてはタスクをチケットで管理する機能です。
チケットはタスクの担当者や進捗状況、スケジュールを登録するもので、チケットを登録することでガントチャートやカレンダー、ロードマップなどの形式で確認することが可能です。
自分のサーバーにインストールして利用するタイプなので、サーバーの管理が必要になります。
まとめ
プロジェクト管理ツールはプロジェクトを効率的に進めるために必要です。
エクセルやアナログな方法での管理は工数の登録に手間がかかり、プロジェクトの現状も把握できません。
プロジェクト管理に特化したツールを導入することでプロジェクトを可視化し、予実管理を徹底することが可能です。
クラウド型であれば、導入コストや運用コストを抑えて手軽に導入できます。
今回は「プロジェクト管理ツールの選び方」というホワイトペーパーをご用意いたしましたので、この資料を参考にプロジェクト管理ツールの導入をぜひご検討ください。
