あなたの会社ではプロジェクトの収支管理が適切にできていますか？「いつの間にかプロジェクトが赤字になってしまった」、「プロジェクト収支の見込みと実績が大きく解離する」といった問題は、新しくプロジェクト管理を任されたリーダーにとって悩みの種なのではないでしょうか。
この記事ではプロジェクトの収支管理について、必要性やポイントを解説いたします。
目次
1．プロジェクト収支管理とは
プロジェクト収支管理とは、その名のとおりプロジェクトの【収支】を管理することです。
プロジェクト収支管理を正確な原価を把握するためだけの作業であると考えられる人もいますが、それだけでは不十分です。
プロジェクトの収支管理は計画を立てるところから始まります。社員の工数、外注費用、開発環境などの設備費用などを勘案し、収支計画を策定します。もちろん計画を立てただけでは、収支をコントロールすることはできません。プロジェクトの状況を見える化し、収支を維持、改善することで赤字プロジェクトの防止や原価率の改善につなげていきます。
このようにプロジェクトの収支管理とは計画を立てることから始まり、プロジェクト状況の見える化、そしてプロジェクトの推進および維持・改善までの一連のマネジメント業務なのです。
管理する項目
管理する項目は、企業やプロジェクトによって異なりますが、どのようなプロジェクトでも管理する基本的な項目があります。
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予算
売上、仕入れ、人件費、諸経費などの予算計画を立てます。プロジェクト収支管理は、予算計画に対する進捗を見ながら進行状況が適切か判断します。よって、計画がないことにはプロジェクト収支管理は始まりません。最終的には、プロジェクト終了後に予算と着地した実績を比較してプロジェクト評価を行います。
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原価（費用）
原価には仕入原価と製造原価の2種類があります。仕入原価は調達した商品や材料のことです。一方の製造原価は、製造にかかる原価のことです。システム開発の場合、製造原価は発生しませんが、人材調達などの仕入原価が発生することがあります。
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売上
プロジェクトで発生する売上を項目別に管理します。システム開発の場合は以下の項目などが売上になります。
・要件定義
・ソフトウェア
・ハードウェア など
2. プロジェクト収支管理の必要性
ここでは、プロジェクト収支管理の必要性を解説します。プロジェクトが忙しく、収支管理がおろそかになってしまうという人もいるでしょう。
しかし、プロジェクト収支管理ができていなければ、原価率が悪化してもその原因を特定し改善することも難しく、結果として、プロジェクトが赤字に陥る可能性があります。
また、会社業績はプロジェクト収支の積み重ねのため、プロジェクト1つ1つの収支管理がいい加減であれば適切に経営数値を把握できなくなり、会社が間違った意思決定をしたり、意思決定までに時間がかかったりということが起こりかねません。
例えば、プロジェクトの収支見込みが赤字の案件が多く、会社業績が赤字に転落することが予測された場合、多くの会社は投資を一時的に凍結するといった対策を講じます。しかし、このプロジェクト収支見込みがいい加減で、実は赤字に転落することなどなかった場合を考えてみてください。誤った情報に基づき、投資を凍結することで会社は事業拡大の機会を逃したことになります。このように、プロジェクトの収支管理とは会社の意思決定にまで影響を与えてしまうものであるため、適切な管理を行う必要があるのです。
3．プロジェクト収支管理の勘所
プロジェクト収支管理にはいくつかのポイントがあります。ここでは基本的なポイントについてご説明します。
3-1．精度の高い計画が必要不可欠
プロジェクトの収支状況が健全かどうかを把握するには、計画と実績を比較してギャップがないか把握する必要があります。よって、収支管理を始める前に精度の高い収支計画を立てる必要があります。そのためには、特に以下の２点が重要です。
3-2．KPIの策定
KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、「重要業績評価指標」のことです。KPIとは、最終的な評価指標ではなく、プロジェクトなどの活動の過程を評価するための指標です。最終的な活動の目標はKPIではなく、KGI（Key Goal Indicator）と呼ばれる指標で管理されます。つまり、KGIを達成するためにKPIをとおして過程を管理するという流れです。
プロジェクト収支管理のKPIとしては、損益分岐点や売上原価率などがあります。これらのKPIを常に把握し、状況に応じて対応することで収支管理をしていきます。
3-3．運用ルールの策定
次に、運用ルールの策定です。KPIを常に適切に把握するためには、各KPIの取得方法やKPIのもととなる数値の管理方法、帳票フォーマットなどのルールが必要です。数値の登録方法や加工方法がプロジェクトメンバーによって異なっているとKPIが適切に把握できなくなります。よって、プロジェクトを始める前に運用ルールを策定し、プロジェクト開始後も常に運用を監督していく必要があります。
3-4．正確な工数管理
システム開発の収支管理でもっとも重要なのが正確な工数管理です。システム開発プロジェクトにおいて、費用の大きな割合を占めるのは工数です。この工数管理ができていなければ、正確なプロジェクトの収支を把握することはできません。
例えば、工数を実際とは異なるプロジェクトにつけるといった事が多くの現場で行われていますが、このような操作をすると結果としてプロジェクトのKPIやメンバーを適切に評価できなくなってしまいます。さらに、正確な原価計算を阻害し、コンプライアンスに違反する重要な問題にもなります。
工数管理の一番のポイントは、自社にあった最適なプロジェクト管理ツールを利用することです。近年のプロジェクト管理ツールは、工数を登録することで自動的にプロジェクトの原価や利益などのレポートを出力できるサービスがあります。このようなツールを利用することで、工数管理と原価管理の効率は飛躍的に上がります。ただし、入力の精度が肝となりますので、ツールを導入しさえすれば良いというわけではありません。しっかりと正しい実績が入力されるよう工数管理責任者を定めて運用を監視する必要があります。
3-5．プロジェクト収支管理ツールで効率的に管理する
プロジェクト収支管理ツールとは、その名のとおりプロジェクトの収支を管理するためのツールです。このようなソフトウェアを活用することで、予算/原価/売上などの項目を効率的に管理することができます。プロジェクト収支管理機能のみを提供するソフトウェアは少なく、多くの場合はERPの１モジュールとして提供されています。
近年では、クラウド型のプロジェクト管理ツールによっては収支管理機能を持っているものもあります。数年前まではExcel管理も珍しくありませんでしたが、昨今ではクラウド型のツールを活用する方法が一般的となっています。
4. まとめ
いかがでしたか。そもそもプロジェクトの収支管理が不十分であるために、現在のプロジェクトの正確な状況を把握できていない会社も多く存在します。
一方でプロジェクト収支管理は本来、原価の状況を把握するだけの活動ではありません。見込み原価を把握したうえで、収支の維持や改善のために適切な対策を講じることまで求められます。そのためには、まず、正確なプロジェクト収支状況を把握できるように情報収集基盤を整備したうえで、計画と実績を比較し、必要な対策を検討するように心がけましょう。
