ITシステムやアプリケーションの開発現場では、クライアントの短期間でのサービスリリースの要望や、エンジニアの人材不足などの事情により、生産性を常に高めることが求められます。
プロジェクト管理の質を高め、生産性を向上させるためには、管理会計の手法が効果的です。管理会計は企業や組織の内部で使うもので、会計項目も自由に設定できます。以下、IT分野での管理会計の考え方や導入方法について解説します。
1．管理会計とは
会計とは、「報告や説明を目的にした金銭・物品の出入りの管理」という意味で、その対象・目的によって「財務会計」「管理会計」と大きく２つに分かれます。
1-1．財務会計
社内外の関係者に対し、企業の財務状況を報告しするための会計です。会計で作成する情報は、税申告にも用いられ、公正でオープンであることが求められます。上場企業では、外部へ公開する情報の正確性を確認するため、監査役による監査が必要です。
1-2．管理会計
組織の内部を管理するために行う会計で、損益分岐点や人件費率、利益率など、意思決定や業務改善のための判断材料を提供します。内部で参考にするためのものですので、外部に対する報告や監査は必要ありません。
1-3．財務会計と管理会計の違い
財務会計と違い、管理会計には報告義務もなければ対象となる項目も決まっていないことが最大の違いです。また、監査の必要もありません。
管理会計はあくまで自社内で使うものであり、必要な人が必要な情報を取得し、経営上の意思決定や業務改善など自社のために利用します。そのため、情報の公開範囲や、会計項目、またどんな情報をどの範囲で管理するかについて、自由に定めることが可能です。
2．管理会計の導入メリットと注意点
管理会計を導入するメリットと、導入時の注意点について紹介します。
2-1．管理会計の導入によるメリット
- 同一指標による継続的な評価ができる
- 企業経営、事業所経営上の意思決定だけでなく、項目やデータの収集範囲によって部署、プロジェクトの意思決定や生産性の改善にも活用できる
- お金ではない工数や従業員数などの概念も管理対象にすることができる
- 目的に沿ったPDCAを行うことができる
2-2．管理会計の導入の際の注意点
- 目的に合った方法を考える必要がある
- 状況や目的はさまざまであるため、他組織の成功事例がそのまま通用しにくい
- 必要なデータが多くなると、データ収集の負担が大きくなる
- 財務会計と違って会計データの正当性のチェックが働かないため、不正な数字操作や主観的な解釈・判断によるマネジメントが行われるリスクがある
3．IT企業における管理会計のポイント
IT企業における管理会計のポイントを紹介します。
3-1．売上予算管理
売上予算は、営業目標という形で表現されることが多いですが、プロジェクトごとに考えるなら案件を受注した際に見込める売上の見込み金額と言えます。案件ごとの売上予算は、基本的に受注側が提示した見積りの金額で決まり、案件のスコープ（対象範囲）やその時に確保できる人員によって異なるのが普通です。
部署や企業における売上目標や利益目標も売上予算を決定するために必要であり、見積りが単純な原価の組み合わせにならないよう注意する必要があります。また、売上目標を達成するために、仕様書作成、システム作成など納品を分割することで売上を期中に発生させるといった工夫も必要です。
売上予算がしっかり管理されていないと、営業担当者や管理者が売上予算や売上の発生時期の判断を誤ってしまうこともあります。また、過去の同様のプロジェクトから原価や経費の目安などがすぐにわからない場合、営業や意思決定にそれだけ時間がかかり、精度も落ちてしまいます。
売上予算の管理のため、「原価率」や「売上予算達成率」「利益率」などができるだけリアルタイムに近い形で把握できるようなシステムを導入すると良いでしょう。
3-2．工数管理
開発案件において、最も大きなコストが発生するのが人件費です。システム開発では、納品までは入金が行われないため、企業のキャッシュフローの状況によってはプロジェクト中に借り入れによって運転資金を補填しなければならない場合もあります。
普段から工数管理ができていないと、見積りが正確にならず、設定していた納品日に遅れてしまい、そのために入金も遅くなって、企業のキャッシュフロー管理が厳しくなってしまいます。ずさんな工数管理は、残業代の発生や開発期間の延長などで大きく利益を削ってしまい、プロジェクトを赤字に転落させてしまう可能性があります。
「一人あたり生産性」や「労働時間」「売上高人件費率」などをしっかり管理し、適切な人員体制・期間を調整することがプロジェクトの利益率を高めるために重要です。
また、工数管理では過去のプロジェクトのWBS（作業分解構成図）から、どこで工数が多くかかったかを把握し、対策を検討・実行することが大切です。予定工数と実績の差異の検証のためには、正確なデータを残す必要があります。
工数管理では、工数の入力が手間な場合や、明確なルールがない場合、後から1カ月分まとめて入力したり、時間の繰り上げや切り捨てが個人の裁量になったりしてしまい、事実と差異が生じやすくなります。従業員の工数入力の手間を減らすことや、入力ルールの作成、工数入力の重要性についての教育も大切です。
3-3．経費管理
人件費とは別に、交通費や出張費、会議費などさまざまな経費がプロジェクトごとに発生します。こうした必要経費を適切に見積もって予算に反映させることや、その予算内で収まるように管理することが経費管理です。
経費は必要に応じて発生しますが、あまりに金額を大きく見積もると受注を妨げますし、予算を大きく上回ればプロジェクトの利益を削ってしまいます。そのため、正確に、ムダが生じないのが理想です。経費管理では、内容や金額を把握するとともに、経費が過剰になる原因（予定外の出張の発生や特定の個人による乱用など）を特定して改善します。
経費申請も入力が煩雑になるほど不正確になる傾向があるため、経費申請作業を簡略化する仕組みを作ることが大切です。
3-4．プロジェクト収支管理
プロジェクトの収入と支出について、それぞれ予算と実績を確認します。その上で、プロジェクトの収支を評価する上でのKPI（Key Performance Indicator：重要とする指標）を定め、KPIを高めるための戦略や業務改善を考えます。「損益分岐点比率」や「労働生産性」など、管理会計の手法を使うことで、プロジェクトの状況を正確に把握できるようになり、改善に結びつけることが可能です。
企業によって規模や得意分野が違うため、KPIが売上か利益率かで、積極的に受注するべき案件内容が違ってきます。また、プロジェクトの継続で赤字が見込まれる案件が早くわかれば、早期に契約の見直しや停止に向けて動くことができます。
プロジェクト収支管理では、KPIを適切に定めるだけでなく、全体がKPIを意識しながらプロジェクトに取り組むように意識付けましょう。判断のために必要なデータが多いため、いかにデータを早く、正確に、負担なく集めるかが重要です。また、集計や分析を都度行うのではなく、自動的にできるシステムがあれば便利です。
まとめ
管理会計は業務改善や意思決定のための情報を提供し、組織の生産性を高めるために非常に有用な考え方です。
管理会計では管理対象になるデータの収集や集計がポイントですが、プロジェクト管理ツールの中には入力を楽にするものや、集計項目が予め準備されているものがあります。導入を検討する際は、管理会計に役立つ機能を持っているかしっかり確認しましょう。
