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テレワークは情報通信機器等を活用して、時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働くことができる業務形態を指します。しかし、ツールやルールが整備されていない状況では、テレワークの効果が最大限に発揮できません。オフィスでの勤務を前提としたコミュニケーションとは異なり、誰が何の仕事をしているかを明確にし、進捗状況を可視化するよう、テレワークに合わせた意識改革が求められています。本記事では、テレワークの基本的な説明をした上で、導入に必要なIT環境や制度について解説します。
1. テレワークとは
新型肺炎COVID-19の影響でテレワークに注目が集まっています。仕事の内容に合わせ、自宅やその他の場所によって作業を行うので、場所や時間を選ばずに仕事を効率よく進められます。また、外回りの多い営業員やサポート要員が、オフィスに戻らなくても事務作業やチームとの連絡ができるよう、モバイル端末を用いる外勤型のテレワークも知られています。
テレワーク導入のメリット
テレワークを導入するメリットとしては、生産性向上やパンデミック・自然災害に備える事業継続性(BCP)対策に加え、座席数や消費電力の削減によるオフィスコストの低下などが挙げられます。
また、通勤時間を減らし、家族と過ごす時間を調整しやすくなるのでワークライフバランスの向上につながります。さらに、通勤困難者の就労を含めた社員の多様性の確保や、働きやすさを追求する優秀な社員の確保といった利点もあります。
テレワーク導入の懸念点
一方で、テレワークを導入する際には人事評価や労務管理が困難になるのが懸念点として指摘されています。対面での管理を前提とし、仕事の可視化が十分ではない、従来のマネジメント手法ではテレワークと合わない部分があるため、分散した場所で働くのに適したITインフラを整備し、チームのコミュニケーションを確保する取り組みが求められます。
また、テレワークに慣れない社員は、自己管理の難しさを感じる場合があり、組織に浸透させるには時間がかかってしまう可能性があります。
2. テレワークに必要な環境
テレワークをストレスなく実施するためには、IT環境を整備する必要があります。本章ではハードウェアとソフトウェアの両面で整理します。
2-1. ハードウェア
会社支給のノートパソコンがあればテレワークに移行するのも容易ですが、支給されていない場合、セキュリティポリシーの遵守を前提に、個人のPCを業務用に用いるBYODを認めます。社内のパソコンに外部のパソコンからログインして作業するリモートデスクトップ方式や、サーバー内に構築された仮想PC環境に他のパソコンからログインする仮想デスクトップ方式も提供されています。これらの技術を使えば、業務に用いるデータを外部のパソコンに保存する必要がないため、セキュリティリスクが低減できます。
テレワークではインターネット接続が前提となっていますが、業務外でのネット接続をスマートフォンで済ましている人は、自宅にインターネット環境が無い場合があります。業務利用に合わせてモバイルルーターを支給し、また、VPN(仮想専用線)での暗号化された接続を推奨します。
テレワークを行う部屋では、机や椅子、イヤホン、マイク等を用意する必要があります。厚生労働省の｢情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン｣では、室温17～28度、照度300ルクス以上といった目安が示され、社員の健康を維持する作業環境整備のポイントがまとまっています。テレワークを実施する際には、社員に周知するべき事項と言えます。
2-2. ソフトウェア
作業計画を組織内で共有できるよう、オンラインのスケジュール管理ツールやタスク管理ツールを導入します。プロジェクト管理機能を使い、誰がいつまでに何をするのかを可視化すると、同じオフィスにいなくても、やるべき仕事が明確になります。また、進捗管理ツールや工数管理ツールを導入し、社員が進捗状況を報告できるようにします。テレワークであっても給与支払いのベースとして始業や就業の時間を管理しなければならないので、勤怠管理ツールの利用が推奨されます。
テレワークでは、オンラインの情報共有が欠かせません。リアルタイムの対話を促進するよう、オンライン会議ツールやチャットツールが必要です。また、紙を使った業務プロセスでは回覧するのが難しいので、オンラインストレージに保存した電子ファイルを使ったワークフローに移行します。
3. テレワークに必要な制度
ITインフラを整備しただけでは、その実施方法について社員との認識が合わず、運用してから組織内で混乱を招く可能性があります。本章では、テレワークを導入する上で、会社として準備するべき規則やチームに浸透させるべき制度を解説します。
3-1. 就業規則と勤務規定
テレワークの導入によって労働環境が変わりますが、就業規則は変えずに、テレワーク勤務規定を追加している企業が多いと言われます。具体的には、目的・対象者・就業場所・申請方法などを明確にし、社員に周知します。労働時間や給与は変わらないケースが多く見られますが、通勤手当の扱いや自宅光熱費等の費用負担については企業によって対応が分かれます。テレワーク実施中でも労働災害が適用されるので、作業場所の範囲について事前に合意します。
3-2. セキュリティ
自宅やそれ以外の場所で業務を行う場合、端末に関わるセキュリティリスクを軽減する必要があります。例えば、ノートパソコンを持ち運ぶ上で、紛失に備え、ハードディスクを暗号化し、情報漏えいを防ぐ対策が必要です。PCで作業する場合でも、端末のハードディスク内に保存するのではなく、会社が認めたクラウドサービス上にデータを保存するポリシーを設けるのも効果的です。基本的なことですが、ウィルス対策ソフトの導入、定義ファイルの更新も徹底させます。
3-3. コミュニケーション、連絡体制
テレワークでも同じオフィスで働いているのと同様に、始業・終業の連絡や進捗状況の共有が必要です。ただし、社員の負担にならないよう、チャットツールや進捗管理ツールを活用し、効率的な情報共有を心掛けます。チャット・Eメール・オンライン会議と、目的に合わせてどのチャネルを利用するかを定めたガイドラインを設けると、コミュニケーションが促進されます。オンラインストレージ内で、どのようにファイルを分類するかを整理し、役割に応じてアクセス制限をかけると、セキュリティ面での対策にもなります。
4. テレワーク導入における意識改革
前章までに見た通り、テレワークの導入に必要なIT環境や制度は多岐にわたります。これらを全て完璧に準備するのは予算や時間がかかるため、60%程度の完成度でも、まずはトライアルとしてのテレワーク導入を推奨します。トライアルを行い、社員や情報システム部門からのフィードバックを集めた上で、課題を解決し、恒久的にテレワークを継続できるかを確かめるべきです。「自社の仕事内容はテレワークに馴染まない」と考えていた人でも、ツールや規則を整備していくと、その仕事にもテレワークが適用可能だったと感じられる場合もあります。
テレワーク導入を成功させるには、管理職の意識改革が要となります。部下と同じ場所で働いていなくても業務が滞りなく遂行できるよう、マネジメントスキルを見直す必要があります。特に、口頭の指示に頼り、誰が何をしているのかを明確にしていない場合、テレワークの運用が困難になります。タスク管理ツールや工数管理ツールを活用し、作業の見える化を進め、成果に基づいた評価へ移行します。
5. まとめ
昨今の新型肺炎COVID-19の影響で、多くの会社がテレワークを開始し、他社事例も入手しやすい状況にあります。環境面や制度面で、様々な選択肢があり、どのような仕組みが自社に合致しているのかは、実施してみなければ分からない部分も存在します。セキュリティ面で懸念を抱える企業が多いかもしれませんが、クラウドサービスの利用や端末に対するセキュリティ対策を進めれば、そのリスクも十分に軽減できます。
トライアルを開始するのに適している今、テレワークの導入を検討してみましょう。
