チームで仕事をする際には多くのタスクが同時に進行します。業務によっては一人で複数のタスクを持つ場合もあり、非常に多くのタスクが同時に進行することもあるでしょう。
チームのタスク管理方法が最適化されていないと、タスク漏れや遅延、業務品質の低下を招くリスクが発生します。したがって、チームにこそ最適なタスク管理を導入する必要があります。この記事では、チームのタスク管理を成功に導くコツを解説します。
目次
1. タスク管理とは
まず、タスク管理の概要を解説します。タスクの管理とは、一言でいうと「タスクを仕事として投入し進捗管理を行うこと」です。
チームでのタスクは複数のメンバーにおいて共同で行うことも、個々のメンバーのタスクを合わせてチームのアウトプットに結びつけることもあります。場合によってはタスクが平行して進行したり、直列して進行したりすることもあります。
タスク管理は、こういった複数かつ複雑に関係するタスクを可視化・優先付け・スケジューリングして進捗管理します。その結果、チーム運用の効率や仕事のクオリティが上がり、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。
2. タスク管理の必要性とメリット
ここでは、タスク管理の必要性とタスク管理がもたらすメリットを解説します。
2-1. タスク管理の必要性
チームで複数のタスクを進行させる際に、タスク管理をせずに頭の中だけで進めることがあります。その場合、全体を把握しているつもりでも、チームを本当に最適な形で運営できているかどうかは分かりません。
突発的な新しいタスクが発生した場合や、どこかのタスクがトラブルで止まってしまった場合などは、それに集中してしまい他のタスクへ影響が出てしまいます。こういったケースにも対応できるように、チームでルールを設けてタスクの管理を行う必要があります。
2-2. タスク管理のメリット
タスク管理を行うと、複数のタスクを正確に把握できるようになるため、効率的なチーム管理ができるようになります。各タスクが見えチーム全体の状況が可視化されると、メンバーの負荷を把握できるようにより、各タスクの平準化が可能になります。それに伴い、新しいタスクの追加も可能になり、チームのパフォーマンス向上にもつながります。
また、同時に無理なタスクの追加を避けることもでき、リスク回避の効果も得られます。
3. タスク管理の方法
タスク管理を行う際には、いくつかの重要な要素や、対応すべき順番などがあります。
ここでは、タスク管理の具体的な方法を解説します。
ステップ1：可視化する
まず、すべてのタスクを可視化し整理する必要があります。これを行うとタスクの相関関係、スケジュール、量などが見えるようになり、全体の負荷やバランス、進捗状況などを把握できるようになります。
ステップ2：優先順位をつける
タスクがバラバラで進行していると、優先順位も最適化されていない可能性が高いでしょう。優先順位を整理することにより注力すべきタスクが明確になります。
ステップ3：スケジューリングを行う
優先順位をつけると同時に各タスクのスケジューリングを行います。これによりいつどのタスクが進行しているかが見えるため、必要・不必要なリソースが可視化されます。
ステップ4：進捗管理を行う
先述の各項目が整理されることにより、チーム全体の進捗管理が詳細にわたり一元管理できるようになります。チームで進捗状況を共有することにより、タスクへの意識も上がりチーム全体の効率も上がります。
具体的なタスク管理方法
・付箋と用紙による管理
最も簡易的な方法として、付箋と用紙による可視化があります。この方法では、タスクカードと言われる付箋に作業を書き込み、管理ボードと言われる大きな用紙に各担当者のタスクカードを貼り付けていきます。手軽な方法ではありますが、タスクが増えるにつれて各タスクの状況が見えづらくなるデメリットがあります。
・エクセル/スプレッドシートによる管理
付箋と用紙による管理からさらに一歩進んだ方法として、エクセルやスプレッドシートなどを利用する方法があります。時間軸を含めたより詳細なタスクの全体管理が可能になります。ただし、エクセルやスプレッドシートという性質上、チームでの共有やアラート通知などの面で最適な方法とは言えません。
・専用ツールでの管理
従来は付箋やExcelなどで行うことが多かったタスク管理ですが、近年はクラウド型の専用ツールで行う方法が一般的です。具体的には、タスク管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールなどを活用するケースが多いでしょう。
4. WBSを活用した一歩進んだタスク管理手法
ここでは、WBSを活用した一歩進んだタスク管理手法を紹介します。
WBSとはWork Breakdown Structureの略で、WBSを活用することで作業を構造化し、階層的にタスクを管理できます。また、タスクの依存関係や前後関係を可視化できるため、滞りの原因や状態がより正確に把握でき、早く対処できるようになります。
特に、タスクの依存関係や前後関係を可視化できるメリットは大きく、ボトルネックになっているタスクをいち早く見つけ、全体への影響を最小化することができます。WBSを活用することで、より精度の高いタスク管理が実現できるでしょう。
5. テレワーク下におけるタスク管理の実情
最後に、テレワーク下におけるタスク管理の実情を解説します。
5-1. テレワークの急拡大で業務に支障が発生
新型コロナウイルスの感染拡大により、企業は意図するよりも急速に在宅勤務を強いられました。労務制度やインフラ環境が整備される前にテレワークが急速に拡大したため、多くの企業で業務に支障が発生しています。
特に、タスク管理については、テレワーク以前は対面でのコミュニケーションで済んでいたものが、テレワークにより円滑に情報共有しにくくなりました。
このような状況では、タスクの漏れや遅延が頻発してしまうため、業務品質の低下を招きかねません。したがって、早急にテレワークに適したタスク管理方法を導入する必要があります。
5-2. クラウド型のツールでタスク管理をテレワークに最適化
テレワーク環境でタスク管理を最適化するには、前述したクラウド型のツール活用が最も適しています。
クラウド型のツールは、ブラウザベースのものが多いため、スピーディに導入することができます。また、タスク管理機能だけでなく、工数管理機能やレポート機能など、豊富な機能を搭載しているため、活用することで業務品質を高めることができます。
6. まとめ
この記事では、チームにおけるタスク管理のノウハウやテレワークにおけるタスク管理の最適化方法を紹介しました。
新型コロナウイルスの感染拡大に伴うテレワークの急拡大は、より効率的なタスク管理を進めるいい機会です。クラウド型タスク管理ツールが登場したことで、以前よりも導入ハードルも格段に下がりました。ぜひこの機会にツール導入なども含めた本格的なタスク管理を検討してみて下さい。
