新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、ニューノーマルに対応するために｢テレワーク制度｣を導入する企業が増えています。テレワーク制度によって生産性の向上を実感する企業がいる一方で、これまでの組織管理方法では対応しづらいという声も聞かれます。従業員の勤務状況を遠隔で管理するには、従来の評価体制とは異なる考え方をしなければならないからです。
今回の記事では、テレワークで従業員の労務状況を管理することの難しさや課題を説明した上で、労務状況管理で必須となる勤怠管理の導入におけるポイントや課題解決のためのツールなどを紹介します。
目次
1. テレワークにおける労務状況管理の課題
まず、テレワークにおける労務状況管理に関する課題を解説します。
テレワークにおける労務状況を管理する上で課題として挙げられるのが｢勤務時間が把握しにくい｣と｢業務の評価基準が曖昧になりがち｣の2点です。発生しうる問題を事前に把握し、解決策を検討しておく必要があります。
1-1. 勤務時間が把握しにくい
従業員全員が出社する従来の就業形態では、誰が何時まで働いていたのか簡単に把握することができますが、テレワークの状況下では簡単にはいきません。テレワークでもオフィスと同じ緊張感をもって働けるルールを、会社側から提示することが課題になります。
例えば、業務開始時や終了時のメール連絡、定時連絡のルール化が挙げられるでしょう。テレワーク実施前に従業員への教育・研修を実施し、ルールを周知することも必要になります。
テレワークのメリットに目を向け、効率を最大化するためにどんな仕組みが必要かを検討することが、従業員のパフォーマンスを維持向上させる第一歩です。
1-2. 業務の評価基準が曖昧になりがち
テレワークでは、どのような業務を行ったのかという評価基準が曖昧になってしまいがちです。業務の評価基準を明確にすることもテレワークで労務状況管理を行う際の大きな課題といえます。テレワークは、直接的なコミュニケーションの機会が減るため、評価するための基準が目では見えにくいというデメリットがあります。また、評価基準の設け方に関しては、職種によっても難易度に差が出ます。テレワークを定着させる上では、社内の評価制度が定量評価型であることが重要です。
2. テレワークで勤怠管理を行う方法
ここでは、労務状況を管理する上で必須となる｢テレワークにおける勤怠管理｣について、3つの方法を説明します。
方法1：始業・終業時にメール/電話で管理
すぐに導入できる方法であるため、テレワークを迫られた企業に１番多い手法です。ただし、毎回メールや電話などで確認しなければならないため、管理する側の業務が煩雑になります。
方法2：Excelやスプレッドシートを利用して管理
Excelやスプレッドシートなどで管理する場合は、従業員が自らシートに勤務時間や業務内容を入力することになります。従業員にある程度の勤怠管理を任せることになるため、従業員自身が責任を持って勤怠管理を行わない場合は、虚偽の時刻を申請する可能性も高くなります。
方法3：勤怠管理システムを導入して管理
テレワークにおいても、厚生労働省のガイドライン(※)に基づき、適切に労働時間管理を行わなければなりません。同ガイドラインでは、原則的にパソコンの使用時間の記録等の客観的な記録が求められています。また、やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合も、同ガイドラインを踏まえた措置が必要になります。
上記のガイドラインを勘案すると、メールや電話、Excelなどによる管理には、勤怠管理上のリスクがあります。まず、集計作業中に転記ミスなどのリスクが発生します。次に、出勤、退勤時刻は自己申告に委ねることになり、申告内容の信憑性が低下するリスクが発生します。こうしたリスクを低減するには、勤怠管理システムの導入が有効です。
※参考：厚生労働省｢労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｣
3. 勤怠管理システムを選ぶ3つのポイント
勤怠管理システムの導入を検討する際、選定のポイントとなるのは｢勤務体系に対応する｣｢従業員が使いやすい｣｢他システムと連携可能｣の3点です。
ポイント1：自社の勤務体系に対応するシステム
テレワークでは管理者が労働状況を直接把握することが困難なため、勤怠管理システム側で始業・就業時刻の確認や在席・離席の確認ができる機能を備えていることが求められます。例えば、手動で打刻をするだけでなく、パソコンを起動・シャットダウンした時間を自動で記録する機能があれば、「労働時間の客観的な把握」を行うことができます。
「クラウド型」の勤怠管理システムを導入すれば、たとえテレワーク勤務で出社することがなくともインターネット上で簡単に自身の勤怠状況を送信することができます。シフト制・フレックスタイム制などといった多様な勤務体系を採用している場合は、自社のパターンに対応可能なシステムを選ぶことが重要です。
ポイント2：従業員が使いやすいシステム
給与にも直接影響が出てくる勤怠管理システムに関しては、全従業員が使いやすいシステムであることが重要です。例えば、自宅やサテライトオフィスで勤務する場合、直行・直帰で勤務する場合、などにおいても使いやすいシステムであることが求められます。
｢クラウド型｣と呼ばれるものは、PCやスマートフォンなど多様なデバイスから従業員は打刻を行うことができます。管理者側も同様にさまざまな媒体から従業員の労務管理を行えるため、どちらの立場からも利便性が高くなります。
ポイント3：他システムと連携可能なシステム
例えば、人事管理システムや給与計算システムなどすでに稼働しているシステムがある場合は、それらとの連携が可能な勤怠管理システムを考える必要があります。
また、作業状況を把握するシステムや工数管理ツールとの連動ができると、生産性向上への効果が期待できます。
4. 成果物に基づいた業務管理のメリット
テレワークにおける労務状況管理を、従業員の生産性を向上させる点からみると、業務評価についてのルールを明確化しておくことも大切です。一般的には勤務態度や勤務時間などは評価の中心には置かず、成果物を重視するやり方が、テレワークの評価にはフィットしていると言えます。
勤怠管理は労務管理上から必須になりますが、勤怠管理のみでは成果は計測できません。成果を計測し、テレワークの生産性を向上させるには、自社にあった成果を計測するシステムの導入が必要です。
主なシステムとしては、｢工数管理ツール｣｢進捗管理ツール｣といったキーワードの製品群が該当します。これらのツールは、 特定の業務にどれだけ時間がかかっているのか把握できるため、成果の計測が可能になります。
5. まとめ
今回の記事では、テレワークで従業員の労務状況を管理することの難しさや課題、テレワークに適した勤怠管理システムの選び方を説明しました。労務状況管理で必須となる労働時間の適正把握には、勤怠管理システムの導入が有効です。導入に際しては、始業・就業時刻の確認や在席・離席の確認ができることを必須条件とし、自社の多様な働き方をサポートできること、既存の人事・給与システムと連携が可能なことなども求められます。更には、生産性向上のため、作業状況を把握するシステムや工数管理ツールなどと連携することも視野に入れて、勤怠管理システムを選んでみてはいかがでしょうか。
