【徹底解説】ソフトウェア資産計上の3つの要件や会計処理について解説

新型コロナ禍における新しい生活様式として、テレワークは半強制的に実施を余儀なくされました。その手段として、手作業からソフトウェア活用へ切り替える必要性が高まりました。市場には、インストールして使用するパッケージ型からインターネットを活用するクラウド型まで、様々な業務に適したソフトウェアが出回っています。

しかし、ソフトウェアは、その使い道や入手方法によって取引の記録方法が変わるため、会計処理に悩んだ経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ソフトウェア資産計上の3つの要件やソフトウェアの分類、各分類別の資産計上や経費処理、自社製ソフトウェアの取得原価算定などを解説します。

資産計上とは何か

事業活動では利益を上げることが重要な目的です。ですから、損益計算書を注視している人は多いでしょう。
損益計算書(Profit and Loss Statement: P/L)とは、企業が営業活動を行った一定期間における経営成績を表すものであり、｢費用｣｢利益｣｢収益｣で構成されます。そこには、｢資産｣は含まれません。

資産は、貸借対照表(Balance Sheet: B/S)を構成する科目です。貸借対照表は、企業のある時点における財務状況を表すものであり、｢資産｣｢負債｣｢純資産｣で構成されます。資産とは、財務会計および簿記における勘定科目の区分の一で、会社に帰属し、貨幣を尺度とする評価が可能で、かつ将来的に会社に収益をもたらすことが期待される経済的価値のことです。｢ソフトウェアを資産計上する｣とは、｢ソフトウェアという将来的に会社に収益をもたらすことが期待される経済的価値｣に対して、「貨幣を尺度とする評価」を行い｢資産｣に計上することを意味します。

資産計上は、企業が取得した資産を財務諸表に計上する重要なプロセスであり、資産をどのように認識し、評価するかが企業の財務状況に大きく影響します。

ソフトウェアは、無形固定資産に該当し、固定資産として計上するものは、具体的に以下の３つの要件を満たすものとされています。

要件1：販売する目的で保有していない

固定資産はあくまで自社の事業を運営していくために自ら使用するものです。顧客に販売することを目的としたものは固定資産として計上しません。
例えば、企業が自社の業務を支援するためにソフトウェアを購入したとします。その場合、ソフトウェアは販売するための在庫品ではなく、企業の運営に直接使用されるため、資産として計上されます。

要件2：1年以上使用する予定の資産である

1年以上の使用が見込まれる、長期的に企業の価値を生み出す資産が対象となります。
1年未満の期間で使用するものは固定資産として計上せず、通常「消耗品費」などの項目で処理します。

要件3：一定の金額以上の資産である

企業の資産として計上するには、その資産の取得価額が一定の金額以上でなければなりません。企業ごとに資産計上の閾値は異なりますが、一般的に取得価額が低い資産は即時費用処理され、一定の金額を超えるものが資産計上の対象となります。

通常10万円未満のものは費用として計上し、取得年度に損金額に算入されます。

費用と資産の違いは、｢資産計上すると減価償却という考え方が適用できる｣という点にあります。資産計上とは、資産が会社で使用を開始され、減価償却の対象となることを認識するための手順ともいえます。

減価償却の目的

産業革命により生まれた鉄道会社は、蒸気機関車を走らせるために、巨額の投資を行わなければなりません。もしここで、会計の基本である「収入・支出ベース」で儲けを計算してしまうと、本業とは関係なく「投資した期＝赤字、投資のない期＝黒字｣となってしまいます。これではまともに業績を反映させた儲け計算ができません。 ｢投資する・しないに関係なく、業績を表す儲けを計算できないものか？｣鉄道会社の経営者たちは悩んだ末に新たな会計処理を考案しました。それが｢減価償却｣です。

同様に、資金調達したいソフトウェア業界、資金を貸し付けたい銀行等、税収を得たい当時の大蔵省、などが｢ソフトウェアに係る支出を、そのソフトウェアが使用できる期間にわたって費用配分したい｣と望んだことを背景として、ソフトウェアは資産計上されるようになりました。

減価償却の利点

ソフトウェア資産計上による減価償却では、ソフトウェアの開発や購入にかかる費用を一定の期間にわたって分割して計上します。そのため、特定の会計期間に大きな負担がかからず、財務状況を安定させられる点がメリットです。固定資産の取得にかかった費用を耐用年数に応じて計上することで、節税効果も期待できるでしょう。
資産計上の適切な実施は、企業の財務管理において重要な役割を果たします。

定率法と定額法

減価償却費の計算方法には、経年とともに償却費が減少していく｢定率法｣と、毎年同額の償却費を計上する｢定額法｣の2つの方法があります。

定率法

定率法では、減価償却費を算出するために一定割合を使います。100万円の資産を20%の定率法で減価償却費を算出する場合、初年度は100万円×20%=20万円です。2年目は(100万円‐20万円)×20％＝16万円、3年目は(100万円‐20万円‐16万円)×20％＝12.8万円となります。

定額法

定額法では、資産に応じて5年や10年といった法定耐用年数が決まっているので、その法定耐用年数で資産の額を除して減価償却費を算出します。100万円の資産を10年間使うのであれば、定額法を使って減価償却費を算出する場合、100万円÷10年=10万円となります。

余談ですが、｢使用期間にわたって費用配分｣することで、利益は資金収支から離れるようになり、｢利益があるのに金がない｣｢黒字倒産｣という状況も生じるようになりました。そして、現金の増減とその理由を示す｢キャッシュフロー計算書｣の役割が生まれました。

ソフトウェアの分類

財務会計は、企業の外部の利害関係者に対して会計情報を提供することを目的としています。その方法が企業毎に異なると、提供された会計情報を理解したり、他の企業と比較したりすることが難しくなります。

ソフトウェア会計基準とは、ソフトウェアの開発にかかった費用を会計処理する際の基準の通称です。大蔵省(現在の金融庁)の諮問機関である企業会計審議会が、1998年3月に取り決めた｢研究開発費等に係る会計基準｣の中で、研究開発費に関する基準と合わせて示しました。

その中では、ソフトウェアを｢コンピュータを機能させるように指令を組み合わせて表現したプログラム等｣｢その範囲はコンピュータに一定の仕事を行わせるためのプログラム、システム仕様書、フローチャート等の関連文書｣と定義しています。

ソフトウェアはその制作目的に応じて、以下に分類されます。

1.研究開発目的のソフトウェア

研究開発の過程で制作されるソフトウェアで、将来の収益獲得が不明なものを指します。
例えば、製品マスターの制作費用が該当し、資産計上の対象外です。しかし、研究開発が終了し、商業的に利用可能な状態に移行した場合、特定の条件下で一部の費用が資産計上されます。

2.販売目的のソフトウェア

顧客に販売するために開発されるソフトウェアで、以下の2つに細分化されます。

受注制作のソフトウェア

受注制作のソフトウェアは、特定のユーザーから、特定の仕様で、個別に制作することを受託して制作するソフトウェアを指します。

開発が進み、ソフトウェアが商業的に実行可能な状態に達した段階以降の制作費用は、資産計上が可能です。ただし、先述したとおり、製品マスターの制作にかかる費用は研究開発費として計上され、資産計上の対象外となります。

市場販売目的のソフトウェア

市場販売目的のソフトウェアは、ソフトウェア製品マスターを制作し、これを複製して不特定多数のユーザーに販売するパッケージ・ソフトウェア等を指します。
この場合も、開発段階に移行後の制作費用は資産計上できますが、開発初期段階の研究費用は研究開発費として処理されます。

3.自社利用のソフトウェア

自社利用のソフトウェアは、ユーザーへのサービス提供を行ってその対価を得るために用いられるソフトウェアと、社内の業務遂行を効率的に行うなど、社内の管理目的等で利用するためのソフトウェアとに分類されます。

外部購入ソフトウェア

外部購入ソフトウェアは他社から購入したソフトウェアです。企業は、購入したソフトウェアの取得価額を資産として計上し、使用期間にわたって減価償却を行います。

内製ソフトウェア

内製ソフトウェアは企業が内部で開発するソフトウェアです。開発が進み、ソフトウェアが実際に使用可能な段階に達した時点で、かかった開発費用を資産として計上します。

※関連記事：ソフトウェア資産計上の賢いやり方

ソフトウェア資産化の具体例

ソフトウェアが資産計上される具体的なケースを2つ紹介します。
例1：市場販売目的のソフトウェアを開発した場合

例2：自社利用のため外部からソフトウェアを購入した場合

ソフトウェア分類別の会計処理

前述のソフトウェア会計基準では、ソフトウェアの開発にかかった費用のうち、どの部分が会計上の｢資産(無形固定資産)｣として扱われ、どの部分が｢費用｣となるかの基準を明示しています。｢資産｣扱いの開発費は貸借対照表に記載され、原則5年以内に定額法で減価償却します。一方、｢費用｣としては、支出した会計年度に経費として処理します。

研究開発費目的の会計処理

研究・開発の範囲には、従来製造又は提供していた業務にはない、まったく新たな製品等を生み出すための調査・探求活動や、現在製造している製品又は提供している業務に関する著しい改良が含まれます。逆に、現在製造している製品や業務を前提とした通常の改良や改善活動などは、ここでいう研究・開発には該当しないと考えられます。

研究開発費には、人件費、原材料費、固定資産の減価償却費及び間接費の配賦額等、研究開発のために費消された全ての原価が含まれることになります。研究開発費は資産計上が認められず、発生時に費用処理します。

受注制作の会計処理

受注制作のソフトウェアの制作費は、請負工事の会計処理に準じて処理することとされています。工事会計基準によると、制作の進行途上においても、その進捗部分について成果の確実性が認められる場合には｢工事進行基準｣を適用し、この要件を満たさない場合には｢工事完成基準｣を適用することとなります。このように、工事進行基準を適用するか工事完成基準を適用するかは、成果の確実性が認められるか否かによって決まります。

工事進行基準においては、決算日における進捗度を原価比例法(見積総原価のうち、その時点までに発生している原価の割合により進捗度を算定する方法)などの方法により見積り、収益総額に乗じることにより収益額を算定します。一方、工事完成基準とは、完成し目的物の引き渡しを行った時点で、収益及び原価を損益計算書に計上する方法です。従って完成前の費用については仕掛品に計上されます。

市場販売目的の会計処理

市場販売目的のソフトウェアの制作費用のうち、｢最初に製品化された製品マスター｣の完成時点までの制作活動は研究開発と考えられます。従って、ここまでに発生した費用は研究開発費として処理し、その後に発生したものについては基本的に無形固定資産として資産計上されます。

研究開発終了後すなわち｢最初に製品化された製品マスター｣の完成後に発生した費用は、その内容によって以下のとおり会計処理が分かれます。

(a) 製品マスター(又は購入したソフトウェア)の機能の改良・強化に要した費用は、無形固定資産として資産計上し、償却により費用配分します。

(b) 製品マスター(又は購入したソフトウェア)の著しい改良に要した費用は、研究開発費として発生時に費用計上します。

(c) バグ取り、ソフトウェアの機能維持のための費用は、発生時の原価として費用計上します。

(d) 製品としてのソフトウェアの制作原価は、棚卸資産として資産計上し、販売時に売上原価として計上します。

自社利用目的のソフトウェアの会計処理については、次の章で詳しく見ましょう。

自社利用目的のソフトウェアの会計処理

自社利用目的のソフトウェアの会計処理においては、その取得形態や機能によって資産計上の判断が異なります。

資産計上

自社利用のソフトウェアの取得形態には、外部から購入する場合（外部購入ソフトウェア）と、自社で製作する場合（内部ソフトウェア）があります。

外部から購入する場合

このうち、外部から購入する場合及び外注制作の場合は、通常、将来の収益獲得又は費用削減が確実であると認められることから、取得に係る支出は資産計上します。

自社で制作する場合

一方、自社で制作する場合には、その会計処理にあたっては、将来の収益獲得又は費用削減が確実かどうか、判断することが求められます。

バージョンアップにかかるコストは、目的に分けて考える必要があります。｢新たな機能が追加される｣｢機能が全体的に向上する｣などのバージョンアップのコストは固定資産計上することが一般的です。一方、｢バグを修正する｣｢不具合を修正する｣｢機能障害を改善する｣などのバージョンアップのコストは｢修繕費｣として計上することが認められています。

減価償却

自社利用のソフトウェアについては、各企業がその利用事態に応じたて最も合理的と考えられる減価償却の方法を採用すべきものですが、市場販売目的のソフトウェアに比し収益との直接的な対応関係が希薄な場合が多く、また物理的な劣化を伴わない無形固定資産の償却であることから、一般的には定額法による償却が合理的であるとされています。

自社利用のソフトウェアの償却の基礎となる耐用年数は、当該ソフトウェアの利用可能期間によるべきですが、原則として5年以内の年数とし、5年を超える年数とするときには、合理的な根拠に基づくことが必要です。

自社利用ソフトウェアの取得価額

ソフトウェアの取得価額は、購入や製作等の取得形態の別に応じて定められている減価償却資産の規定を適用します。
他者から購入した場合の取得価額は、①その購入の代価、②事業の用に供するために直接要した費用の額との合計額となります。自社開発ソフトウェアの場合は、①製作に要した原材料費・労務費・経費の額、②事業の用に供するために直接要した費用の額との合計額とされます。

自社制作ソフトウェアの製作原価である人件費は、取得原価として資産計上しますが、人件費を振り替えるには明細が必要になります。時間数や、月間の作用割合が分かっていれば、作業に携わった人の平均賃金を計算し、作業時間、月間作業割合から労務費が月次単位で求められます。

自社開発ソフトウェアにおける取得原価を算出するには、工数管理が有効です。

※関連記事：【2023年版】工数管理ツール17選を比較表でチェック｜選定と導入のポイントも解説

自社利用ソフトウェアの開始と終了

自社利用のソフトウェアに係る資産計上の開始時点は、将来の収益獲得又は費用削減が確実であると認められる状況になった時点であり、開始時点はそのことを立証できる証憑に基づいて決定することとなります。これは、無形の資産である自社利用のソフトウェアについては、資産計上の開始時点を恣意的に操作される可能性もあることから、客観的な証憑に基づき判断することを要請しているものと考えられます。

資産計上の終了時点は、実質的にソフトウェアの制作作業が完了したと認められる状況になった時点であり、そのことを立証できる証憑に基づいて決定することとなります。終了時点も客観的な証憑に基づいて判断することが求められています。

ソフトウェア資産計上に工数管理と原価管理が重要な理由

ソフトウェア資産化において、工数管理と原価管理は非常に重要です。監査の際に、資産として計上した開発費用の正当性を証明する裏付けともなります。

工数管理：ソフトウェア開発の工数を正確に把握するため

工数管理は、ソフトウェア開発にかかる時間を計測し、開発工数を正確に把握するために必要なプロセスです。具体的には、以下の点が重要となります。

資産化の対象となる工数の識別

研究段階は費用計上、製品化の段階で資産計上など、フェーズによって計上する項目が異なります。この区別を正確に行うため、各フェーズの工数を詳細に把握する必要があります。

プロジェクトごとの費用

ソフトウェア開発では、多くの場合、複数のプロジェクトが同時に進行します。そのため、各プロジェクトにどのくらいリソースが投入されたかを、工数管理で正確に把握することが重要です。

原価管理：ソフトウェア開発の全体コストを漏れなく計上するため

原価管理は、ソフトウェア開発にかかる全てのコストを漏れなく計上するために必要です。具体的には、以下の点が重要となります。

直接費や間接費を含めた総費用の把握

ソフトウェア資産計上を行う際は、作業工数だけではなく、間接費も把握する必要があります。材料費、外注費、人件費、設備費、ソフトウェアの購入費用など、ソフトウェア開発にかかる総費用を漏れなく計上することが重要です。これにより、資産計上の基礎となる正確な取得価額を確定できます。

費用の正確な配分

ソフトウェアの資産計上では、ソフトウェア開発にかかる費用を適切に配分し、必要な部分のみを資産計上することも必要です。例えば、開発初期段階の費用は研究開発費として処理し、商業的に実行可能な段階以降の費用を資産計上すれば、適切な会計処理を行えます。

※関連記事：工数管理を行う上でなぜ原価管理が重要なのか！ポイントを徹底解説！

クラウドログの導入で実現できること

工数管理と原価管理は、ソフトウェアの開発にかかる費用を正確に計上するために重要です。エクセルなどで管理することも可能ですが、多くの時間と手間がかかるため、ツールの利用がおすすめです。

ソフトウェアの資産計上に必要なプロセスを効率化し、より正確な資産計上を実現するツールとして、クラウドログの特徴と導入メリットを紹介します。

特徴1：工数入力の手間を軽減

工数の入力形式は、カレンダー型・リスト型の2つから選択できます。工数の一括入力や割合入力、工数パターンのお気に入り登録などの機能も充実しており、短時間で工数入力が可能です。

特徴2：工数実績データから原価を算出

登録された工数と人件費から原価を算出できる点も特徴です。プロジェクトメンバーによって単価が異なる場合、原価管理の集計が複雑となり、集計の手間が増加します。クラウドログではメンバーごとの単価を設定できるため、より正確な資産計上が実現します。

特徴3：詳細なレポートと分析

グラフで工数や原価を可視化できるレポートや分析機能があり、メンバーやプロジェクト、業務項目などの粒度でデータを絞り込めます。勤怠ツールとの提携により、詳細な情報の収集・分析も可能です。

特徴4：外部システムとの連携

APIを利用することで、他の社内システムのデータとも自動で連携できます。他のシステムとの連携により、データの二重登録や転記ミスなどを防ぐことが可能です。

※関連記事：ソフトウェア資産計上に有効 監査・税制上のリスク回避にも

まとめ

この記事では、ソフトウェア資産計上の要件や、ソフトウェアの分類、それぞれの会計処理について解説しました。ソフトウェアを適切に資産として計上することで、減価償却という考え方を適用できるようになり、事業としては長期的な投資の意思決定ができるようになります。

ソフトウェア資産計上では、開発にかかる費用を正確に計上しなければなりません。そのために重要となるのが、工数管理と原価管理です。ツールを利用することで、工数入力の負担を軽減し、業務効率化につなげられます。

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