勤怠管理は、企業の人事や総務が担当することが多い業務です。なお且つ、ソフトウェア開発系企業の経営者や管理職にとっても、案件やプロジェクトを管理するリーダーにとっても、理解すべき重要な業務です。
勤怠管理は企業の義務ですが、他方で「社員の生産性」を導き出すという重要な役割を担います。さらに、勤怠管理と工数管理をセットで行うことで、「従業員の働き方の見える化」「案件・プロジェクトの実態把握」などができるというメリットがあります。
この記事では、勤怠管理の重要性を認識しつつも「具体的に何をすればいいのか」が分からないという皆様に、勤怠管理と工数管理の「基礎からその方法やツールまで」を、７ステップでお伝えします。
勤怠管理とは？
最初のステップでは、「勤怠管理とは何か」を解説します。端的に言えば、勤怠管理とは「使用者が従業員の労働時間を管理すること」です。具体的には、出勤時間や退勤時間、休憩や休暇などの状況を把握し、就業規則に則って働いているかをチェックすることを指します。
勤怠管理を行うことは、使用者に与えられた責任であり、義務です。労働基準法には、「使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省命令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない」と定められています。厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」には、「使用者は労働時間を適正に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有する」ことが示されました。
労働時間
労働時間には法律で定められた「法定労働時間」があります。労働基準法での「休憩時間を除いて1日8時間、1週間40時間」がそれにあたります。
その他に、企業や事業所には「所定労働時間」があります。就業規則によって決められた「始業から終業までの拘束時間から休憩時間を除いた労働時間」のことです。拘束時間とは使用者の明示又は黙示の指示により、指揮命令下に置かれている時間です。「指揮命令下」に当たるか否かを判断するために重要な点が、休憩時間に対する考え方です。
企業や事業所によっては、1カ月単位で法定労働時間を超えないようにする「変形労働時間制」を導入している場合もあります。法定労働時間を超えたり法律で定められた休日に労働したりした場合は、「時間外労働」や「休日労働」となり、労働が深夜におよぶ場合は「深夜労働」となります。時間外労働や休日労働は、原則禁止です。ただし、労働者と使用者とが書面による協定（通称：36協定）を事業所を管轄する労働基準監督署に届け出た場合に限り、例外的に認められます。
休憩時間
休憩時間は「指揮命令下から外れる時間」という事になります。原則として、6時間以上の連続した勤務に対して45分以上、8時間以上の勤務に対しては1時間以上の休憩を与えなくてはならないことが、労働基準法に明記されています。
実務的には、労働時間外の研修を社員が受講しているケースなど、線引きが難しいケースもあります。最近では、テレワークや在宅勤務が進んでいることから、物理的に休憩中なのか否か判断しづらいという場面も増えています。
勤怠管理を行うべき事業所
厚生労働省によると、勤怠管理を行うべき事業所とは、労働基準法の労働時間の規定が適用される事業所であるとしています。労働時間の規定が適用されない職種は、自然や天候に仕事が左右される農業や水産業など限定的です。つまり1人でも労働者を雇用しているほとんどの事業所において、勤怠管理は必要です。
勤怠管理の対象になる従業員
賃金の適正な支払いにおいては、原則全ての労働者が勤怠管理の対象です。ただし、管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者は含まれません。管理監督者とは、部長や工場長といった労働条件の決定および従業員の労務管理について、一定の責任を負う立場の人物、あるいは秘書のように経営者と一体である従業員を指します。ここで留意すべきは、管理監督者であるかどうかは役職名ではなく、職務の実態に即して判断されることです。
労働安全衛生法においては、過剰労働の防止・従業員の健康の維持の観点から、管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者も、勤怠管理の対象に含まれます。ただし、高度プロフェッショナル制度対象労働者を除きます。
厚生労働省のガイドライン（https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187488.pdf）によると、勤怠を管理されるべき者には、高度プロフェッショナル制度の対象者を除くすべての従業員が該当します。管理職など管理監督者は勤怠管理の対象外となっていましたが、2019年4月の働き方改革関連法の改正に伴い、上述のように勤怠管理の対象となりました。また、高度プロフェッショナル制度の対象者であっても、使用者は従業員の健康を確保する義務を負うため、休日の取得状況は把握・管理する必要があります。
勤怠管理の意義
2番目のステップでは、勤怠管理の意義について考えたいと思います。勤怠管理を行うことは、使用者に与えられた義務ですが、次のような意義もあるのです。
従業員の就業状況を適正に把握できる
従業員が1日に何時間働き、何時間残業をしているかを把握することで、過重労働を未然に防ぐことができます。残業や休日出勤が多い従業員については、企業が早期に対策することができ、健康被害や訴訟などのトラブルも避けられます。長時間労働を減らし従業員の健康を維持することは、生産性の向上にも繋がります。
正確な給与計算ができる
勤怠管理ができていれば、正しい労働時間が分かり、給与計算がしやすくなります。正しい労働時間による正しい給与の算出は、コストの適正化、透明性のある給与支払いにもつながります。反対に、勤怠管理が正しくなければ、残業代の正確な把握ができず、保険料や税金の計算に支障をきたします。従業員とのトラブルを回避するためにも、適切に勤怠管理を行うことが必要です。
コンプライアンスの遵守につながる
コンプライアンスとは、企業が法律を適切に守ることを意味します。過度な長時間労働や残業手当の未払いを起こす、いわゆる「ブラック企業」が社会問題となりました。このような悪質な企業とは一線を画し、労働時間と賃金支払いに透明性が確保されていることは、法令遵守と健全経営が徹底されているというクリーンな企業イメージにもつながります。
社員の生産性が測定できる
勤怠管理の意義としては「社員の生産性の測定」という点も上げられます。勤怠管理によって得られた勤怠情報（勤務時間）と売上・利益を照らし合わせて計算することで、個人の生産性を測定することが出来ます。生産性の高い働き方を意識することで利益率の向上にも繋がり、それらを分析することによって適正な人材配置が行えます。企業の成長へと繋がって行くため、勤怠管理は非常に重要となります。
また、材料費等の原価が掛からず、従業員のサービスが売上に直結する企業においては、「人件費＝原価」となります。人件費を把握することは、売上に関わる原価の把握に繋がるため、勤怠管理は大変重要となります。
勤怠管理により管理すべき項目
3番目のステップでは、勤怠管理により管理すべき項目を見ていきます。勤怠管理により管理すべき項目は、大きく分けて次の4つです。
- 出勤時間と退勤時間
- 残業した時間
- 有給休暇の残日数
- 振替休日
これらのチェックを怠ってしまうと、正確な給与を支払うことができません。従業員とのトラブルの原因となります。
出勤時間と退勤時間
従業員が何時から何時まで働いたのかを管理する必要があります。従業員の出勤時間と退勤時間が定時通りなのか、チェックしましょう。遅刻や早退が多い従業員には、人事担当者から該当者の管理者に改善を促さなければなりません。ほかの従業員のモチベーションや生産性にも影響してしまいます。
残業の時間や休日出勤の有無
就業時間以外に、何時間の時間外労働があったかについても管理が必要です。残業、休日出勤をしている場合、必要な残業代を支払います。従業員から相談がないからと、対応せずにいると後々トラブルになる可能性もあります。また、過度な長時間労働は、生産性の低下と健康リスクの上昇、結果的に離職に繋がる可能性があります。
有休を適切に取得できているか
従業員が有給休暇を消化できているかどうか、確認が必要です。有休を消化できない環境であれば、従業員は、企業に対する不信感を募らせます。有休が取れない状況を改善するためにも、日々の勤怠管理でその事実を発見する必要があります。
また、2019年4月施行の働き方改革関連法案により、企業は「最低でも5日の有給休暇を従業員に与えること」が義務化されました。従業員の有給取得状況はしっかりと把握しましょう。
必要な代休を与えているか
通常の休日日数よりも、休日が少ない従業員がいた場合、振替休日や代休を与えなければなりません。振替休日は休日を労働日とし、他の労働日が休日となるよう、事前に振り替えるものです。代休は、休日労働が行われた場合に、その代わりに以後の労働日を休日とするものです。代休申請は事後なので、累積してしまうことがないように、早期に対応してください。
なお、賃金の支払いにおいては、振替休日は割増賃金は発生しませんが、代休は休日出勤に対し35%の割り増し賃金が必要です。
どうしても振替休日や代休を与えられない場合は、本人の同意のもとで「休日出勤手当」を支払いましょう。
工数管理とは？
4番目のステップでは、「工数管理とは何か」を解説します。2番目のステップで解説しましたように、勤怠管理の重要な役割には、「社員の生産性」を導き出せることがあります。さらに、勤怠情報をベースとしたより細かな原価把握の方法として「工数管理」があります。
工数管理は、勤怠時間に対してどの案件の作業をしたのか内訳時間を管理します。その日にどの案件の作業を何時間したか実積登録します。詳細な勤怠情報によって「誰がどの案件にどれくらい従事したのか」を工数（時間）で割り振って、人件費から原価を把握する手法です。また、工数は作業量・時間を表すので、例えば、あるプログラムを作成するのにどれくらいの作業量・時間（工数）がかかるのかを予定して、算出することにも利用します。
特に、社員の労力が直接利益に繋がっているIT企業や士業、建築建設業、コンサルタント業といった職種では人件費の正確な把握がとても重要になります。常に様々な案件が発生するため、企業全体の利益の把握だけでなく、工数管理により案件ごとの利益の把握も必要になってくるのです。ここでは、工数管理のメリット3点をご紹介します。
コストが把握できる
工数管理を行うことで、コストが把握できます。クライアントに見積を行う際の基礎になり、プロジェクト継続の可否を判断する材料にもなります。
例えば、人件費の高い社員が遂行する案件の場合は、原価が高くなるため掛かってくる工数（時間）によって、見積金額も比例して上がります。工数管理によって把握した時間によって、お客様に提出する見積の金額を変動させなければ、利益を確保できない可能性があるわけです。案件ごとの利益を把握することは、生産性を高めるきっかけとなり、効率化を見直すことにつながります。
作業進捗が把握できる
工数管理は、進捗状況の把握にも活用できます。計画工数と乖離がある場合は、早めに調整・対策することで、プロジェクトの遅延を防ぐことができます。
入力した工数や進捗を元にEVMグラフでプロジェクトの進捗をチェックすることもできます。EVMは、Earned Value Management（アーンド・バリュー・マネージメント）の略です。作業工程や成果物などを全部コスト換算して、それに対する「計画（予算）」「実績（成果をコスト換算したもの）」「実際に消費したコスト」を比べることで、「どれくらい進んだか」「いくら、かかったか」などを把握する手法です。計画値と、出来高や実績値を比較することによりスケジュール差異やコスト差異が一目で把握できます。EVMについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もお読みください。
アーンド・バリュー・マネジメント（EVM）とは！？EVMでプロジェクト管理する方法
PDCAの実施に活用できる
案件ごとの管理と言えば、計画を立てて進捗を確認しながら仕事を進めていくだけに留まらず、継続的な改善活動も必要になります。代表的な改善サイクル手法として「PDCA」という言葉がよく知られています。PDCA改善サイクルを回していくためには、「現状把握・計測（Check）」が重要になります。現状把握のためによく使われるのが工数です。コスト・生産性などの改善において工数は大変重要なファクターと言えるでしょう。
勤怠管理と工数管理をセットで行うメリット
5番目のステップでは、「勤怠管理と工数管理をセットで行うメリット」を見ていきましょう。勤怠管理と工数管理はセットでおこなってこそ大きなメリットを得ることができます。セットで行うメリットは、次の4つに集約できます。
メリット1：入力作業が軽減できる
勤怠管理と工数管理を別々のシステムを使用して対応している場合は、それぞれのツールに入力するという従業員側の作業と、2つのツールを照合して確認するという管理側の作業が必要になります。勤怠管理と工数管理が連動することで入力の手間が省け、無駄な工数を使わなくて済みます。また、勤務時間と整合のとれた工数登録が実現でき、勤怠と工数の照合の手間も削減できます。
メリット2：正確な原価計算ができる
一日の中で複数の案件に関わる作業をする際には、それぞれの案件にかかった時間を細かく入力することで正確な情報を得ることができます。ただし入力が「何人で何日かかるかを表す人日単位」や「パーセンテージ」といった曖昧な値であった場合には、正確な詳細がわからずに勤怠情報と工数情報の不一致が生じてしまいます。
「就業時間以上に作業時間がかかっている」など、勤怠管理と工数管理を違うシステムで集計することから生じる不一致も防げます。「勤怠時間＝工数の合計」になることで、原価計算のズレもなくなります。勤怠時間と作業時間の整合性が取れることで、従業員が何の作業に時間を使い、どんな作業に原価がかかっているのかを正確に計算できるのです。
メリット3：従業員の働き方の見える化につながる
単に勤怠管理を行うだけの場合、把握できるのは出退勤時間、休憩時間、休暇・休日の日数などに限定されます。しかし、工数管理もセットでできる場合は、就業時間内にどんな案件に関わり、それに何時間要したのかが一目でわかります。勤怠管理と工数管理を一致して管理する事で、どの時期に作業時間が長くなっているのか、どのプロジェクトで残業が発生しているのかといった細かな分析もできるようになります。これらのデータを分析することは、従業員の働き方の見える化につながると言えるでしょう。見える化により、時間をかけ過ぎのプロジェクトに対しては、フィードバックや注意喚起することもできます。
メリット4：案件・プロジェクトの実態が把握できる
案件やプロジェクトにどれくらい工数をかけているかがわからないと、その難易度や収益性を把握することは難しいと言えるでしょう。勤怠に基づいた工数管理を行うことで個々人の原価管理が正確になり、さらに案件・プロジェクト別の原価を適正に算出することが可能です。それによって収益の出ていない案件やプロジェクトがあった場合は、方向転換のための策を練ることもできます。
勤怠管理は企業の義務であり、工数管理は義務ではありません。まずは工数管理によってどのような情報を得たいのか、明確な目的を示し、それを現場の従業員にもしっかりと伝え、きちんと共有することが重要となります。定期的に入力結果によるデータを開示して、現状の課題やそれに基づいた助言があれば、従業員も工数管理の重要性を実感できるようになります。有効活用されていることが感じられれば、その必要性も理解してもらえ、正確なデータ入力へとつながっていくことでしょう。
勤怠管理の方法
6番目のステップでは、勤怠管理の方法を見ていきましょう。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」によると、勤怠管理の方法として、使用者自ら確認・記録することと、機器を用いて客観的に確認・記録すること、従業員の自己申告制による方法が認められています。
タイムカードによる勤怠管理
機器を用いた客観的な記録の方法として一般的だったのが、タイムカードです。企業にとっては低コストで導入でき、従業員にとっては、自分のカードを探して打刻するだけで、煩わしい手間がありません。一方で、「勤務時間の集計に時間がかかる」「他人が簡単に打刻できてしまう」「打刻したら変更ができない」「テレワークや社外勤務ではリアルタイムに打刻できない」などのデメリットも指摘されています。その結果、勤怠管理が十分に行えない可能性もあります。
ICカードや指紋認証などそのほかの勤怠管理
機器を用いた勤怠管理の方法には、近年ではICカードや指紋認証を利用した方法も導入されています。勤怠管理システムを導入することにより、PCやICカードを使用する打刻はもちろんのこと、タブレット・スマホを利用した打刻、GPS、Bluetooth、指紋認証、顔認証などを活用した打刻など、従業員の就業環境に合わせた打刻設定をすることができます。打刻した勤怠データは勤怠管理システム上の一覧画面で、ひと目で確認することができます。誰がいつ出勤・退勤したのか、出勤人数、残業時間、勤怠時間が、予実とともにリアルタイムで管理することができ、さらに有給の残日数や、振替日数、代休日数も簡単に把握できます。それにより、正確な勤怠管理が可能になるだけでなく、人件費の算出もリアルタイムでおこなえます。
さまざまな雇用形態に合わせてシステムで一元管理することができるので、紙やエクセルでの集計作業が不要になります。もちろん、各種給与ソフトとの連携も可能となっています。
さらに、本人以外が打刻し難いため、適正な労働時間の確認においてもメリットがあるといえます。
自己申告制の勤怠管理
2019年4月からの「働き方改革関連法」の施行、および労働安全衛生法が改正されたことにより、自己申告による勤怠管理をおこなう際の条件が厳格化されました。今回の法改正では「タイムカードやPC登録などによる労働時間の記録・事業者の視認といった“客観的な記録”により、労働者の出退勤時刻等を把握すること」が義務化されました。その際「やむを得ず、客観的な方法によって労働時間状況を把握しにくい場合」に限っては、自己申告制が例外的に認められるとされています。自己申告制が適用される“やむを得ない場合”とは、労働者が事業所外において業務を行った際に直行・直帰する場合など、“事業者が直接労働時間の状況を確認する手段がない場合”を指します。自己申告制での勤怠管理は、“社員が書類等で申請し、上司が承認する”といった所定の手続きによりおこなわれていて、かつ自己申告制の勤怠規則・システムが適正に運用されている場合に限り認められます。
以上で見てきましたように、勤怠管理には原則「客観的な記録」が求められます。従業員数を含めた企業規模、雇用形態など様々な要件から、自社や従業員にとって一番適した管理方法を選ぶことが肝心です。
勤怠管理システム
最後のステップでは、勤怠管理システムをご紹介します。勤怠管理の方法は、従来、タイムカードやエクセルのスプレッドシートで行うことが多かったのですが、近年は企業規模に関係なく勤怠管理システムの導入が進んでいます。背景には、労働基準法改正やワークスタイル多様化で、タイムカードによる労務管理が難しくなってきていることがあります。勤怠管理システムとして、ここでは3つの導入タイプをご紹介します。
クラウドタイプ
インターネット上にあるサーバで動作するシステムを利用するタイプです。「パブリッククラウド」タイプの最大の特徴は、インターネット回線を通じて提供されるアプリケーションを「利用する」運用となる点です。利用人数に応じた課金体系、社外でモバイル端末から操作することも容易などから、勤怠管理に導入する企業が増加しています。
また、近年では、勤怠管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールも登場しています。一般的な勤怠管理システムと異なり、プロジェクト単位で誰がいつ、どれくらい働いたかを工数で把握できる点が大きなメリットです。さらに、一般的な勤怠表の形式でも把握できるため、プロジェクト形式で業務を進める企業におすすめです。
オンプレミスタイプ
オンプレミスタイプは、自社に設置したサーバー内で動作するアプリケーションとなります。操作はWebブラウザ若しくはクライアントアプリケーションで操作します。自社内でクローズした環境で運用できるため安心感がある一方、導入及び維持にコストが掛かります。
タイムレコーダータイプ
専用のタイムレコーダー端末へICカードをかざして打刻するタイプです。先ずは紙のタイムカードからシステム化を図りたい企業向けです。
機能やコストを比較しながら、自社にぴったりな勤怠管理システムをみつけましょう。勤怠管理システムの選び方についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もお読みください。
【売れ筋の勤怠管理システム6選】働き方改革に必須な勤怠管理システムとは？選び方のポイントまで徹底解説！
まとめ
この記事では、勤怠管理と工数管理について、「基礎からその方法やツールまで」を7ステップで解説してきました。勤怠管理は企業にとって、「従業員の労働時間を管理する」という義務であるのみならず、「社員の生産性」を導くという意義があります。
さらに、勤怠管理と工数管理をセットで行うことで、「従業員の働き方の見える化」「案件・プロジェクトの実態把握」などができるというメリットがあります。勤怠管理と工数管理はセットでおこなってこそ、大きなメリットを得ることができます。
機能やコストを比較しながら、自社にぴったりな勤怠管理システムを選択・導入することにより、企業の成長へと繋げましょう。
