労務管理とは、「労働期間」「労働時間」「労働の対価」「業務内容」に関する契約内容を、業務として適切に管理することです。近年の「働き方改革」の推進によって役割が更に重要視されるようになりました。そのため、「労務管理」は会社の成長や事業の拡大において重要な課題といえます。コンプライアンス違反に当たらないか、従業員にとって働きやすい環境が整っているか、効率的に業務が行われているかなど、しっかり会社側が把握する必要があります。
この記事では、重要性を認識しつつも、「具体的に何をすればいいのかわからない」という労務担当者や管理職、そしてプロジェクトマネージャーの皆さまに向けて、労務管理の概要から人事と労務の違い、労務管理の業務内容、労務管理の課題と対応策まで解説します。
目次
1．労務管理とは
この章では、そもそも「労務管理とは何か」について説明します。
労務管理は、経営要素である「ヒト」「モノ」「カネ」の中でも、最も重要な「ヒト」を活かすための管理になります。従業員の労働条件管理や労働環境の整備を管理する業務であり、勤怠・賃金・福利厚生など、従業員の労働に関する業務を法律や就業規則に基づいて管理することです。「ヒト」を管理する業務のため、人事管理と一体となって行われますが、その性質は異なります。
1-1．人事と労務の違い
人事管理と労務管理は混合されがちですが、両者の業務内容は異なります。人事管理は「従業員」に関する業務全般であり、一方の労務管理は、従業員の「労働」に関する業務を指します。人事と労務の業務範囲は会社によって様々で、人事担当と労務担当を分けずに兼任している会社もありますが、一般的に人事は従業員の採用・入退社の手続き・教育研修・異動・人事評価など「個々の従業員の働き方をサポートする」役割を担い、労務は就業規則の整備や労働時間の管理など「職場全体の環境を整備する」役割を担います。
［人事］従業員の採用、入退社の手続き、教育研修、異動、人事評価など
［労務］就業規則の管理、勤怠・労働時間の管理、給与・賞与の計算、社会保険手続き、労務トラブル対応など
1-2．労務管理が担う役割
労務管理は上述のように多くの業務を担当しますが、大きく捉えると2つの役割を担っているといえます。1つ目は、適切な報酬管理や職場環境改善によって働きやすい職場づくりを行い「生産性を向上させる」役割です。2つ目は、労働に関する法令を守りつつ手続きを遅滞なく進め「労務リスクを回避する」役割です。
2．労働法の基本
この章では、労働法の基本である労働基準法の考え方とその具体化された姿としての就業規則について説明します。
2-1．労働法
労働法関係の法律を「労働法」と呼ぶことがありますが、「労働法」という名前の１つの法律があるわけではなく、労働問題に関するたくさんの法律をひとまとめにして労働法と呼んでいます。その中には、労働基準法や労働組合法をはじめ、最低賃金法や労働安全衛生法といった様々な法律が含まれています。次に労働法の中でも基本となる「労働基準法」をみていきましょう。
2-2．労働基準法
労働基準法（以下「労基法」といいます）は、一人でも労働者（以下「従業員」といいます）を使用する使用者（以下「会社」といいます）が守らなくてはいけない最低限の労働条件を定めた法律です。本来、契約は当事者の自由な意思によって決定できるので、会社と従業員がどのような労働条件を定めるかは自由です（契約自由の原則）。
しかし、会社と従業員の交渉力には違いがあること、従業員の健康や安全の確保を図る必要があることなど、労働契約には他の契約にはない特色があります。そこで、労基法により賃金や労働時間、休暇等について一定のルールを定め、契約自由の原則に一定の規制をすることで、従業員を保護することにしました。
仮に、従業員と会社が合意の上で、労基法で定める最低基準に達しない労働契約を結んだとしても、それは無効となり、労基法の定めた基準と同様の定めをしたものとみなされます。これに加え、労基法に違反した会社には罰則を与えることで、従業員の権利を保護しています。
2-3．就業規則
職場において守られるべき規律や共通の労働条件を定めたものが「就業規則」です。職場でのルールを定め、それを守ることで労働者が安心して働き、無用のトラブルを防ぐことができるので、就業規則の役割は重要です。就業規則について、会社が気をつけるべきことには以下のようなものがあります。
◎常時 10 人以上の労働者を使用する事業場は必ず就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければなりません（労基法 第89条）。
◎就業規則には次の事項を必ず記載しなければなりません（労基法 第89条）
・始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、交替勤務制の場合の就業時転換（交替制）に関する事項
・賃金に関する事項
・退職に関する事項
◎就業規則の作成・変更をする際には必ず労働者代表の意見を聴かなければなりません（労基法 第90 条）。
◎就業規則の内容は法令や労働協約に反してはなりません（労基法 第92条）。
3．労務管理の業務内容
この章では、労務管理で行う具体的な業務内容についてご紹介します。
前述のように、労務管理の役割は「生産性を向上させる」と「労務リスクを回避する」の２つに集約できます。その役割を担うために、以下のような業務を行います。
3-1．就業規則の作成管理
労基法に則った会社ごとのルールが就業規則です。給与や労働時間といった労働条件から職場の規律や懲戒まで、さまざまな決めごとが記されています。
常時10人以上の従業員を雇用している会社では、就業規則の作成が必須です。就業規則に記載すべき内容には、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」があり、労働時間、休日、賃金、退職・解雇の事由に関する項目は必ず記載しなければいけません。会社が独自のルールで定めている場合は、退職金や職業訓練、災害補償などについても記載します。
就業規則は法改正や時代に合わせたメンテナンスを行い、改定の都度に社内に周知する必要があります。
3-2．労働契約や条件の管理
従業員の雇い入れ・交付・昇進・転勤といったタイミングで、労働条件係る諸手続きが必要です。たとえば、「労働期間」「労働時間」「労働の対価」「業務内容」など労働条件を明示します。
◎労働期間：雇用の開始日や雇用期間に関する条件を取り決めます。期間に定めがある場合には、延長の有無や退職規定に注意します。
◎労働時間：一日の労働時間や休憩時間、休日に関する規定など。残業や休日出勤の有無なども扱い方を取り決めます。
◎労働の対価：給与や賞与、各種手当、給与の締め日や支払日も規定します。
◎業務内容：所属する部署など、労働に従事する環境や、その環境における役割・具体的な業務内容を規定します。
法定三帳簿の管理も、労務管理の仕事のひとつです。法定三帳簿とは、労基法によって会社に対して整備・管理・保管が義務付けられている帳簿で「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」を指し、違反すると処罰の対象となります。
3-3．勤怠や給与の計算管理
従業員の出退勤時間や遅刻欠席の有無、休暇取得などを正確に整理した上で管理します。そして、入力した勤怠データや人事考課などのデータをもとに、給与額の支払い計算を行います。
また、長時間労働を行っている従業員がいれば、是正を促す連絡や産業医によるメンタルチェック実施などの対策が必要です。
働き方改革によって、2019年4月から全従業員の労働時間を把握することが会社に義務付けられました。タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間など、客観的な根拠に基づき、全従業員の労働時間を把握しなくてはいけません。
3-4．福利厚生の管理
福利厚生には法律で定められた法定福利と、社内で定められた法定外福利の２種類があり、どちらも労務管理の対象です。法定福利には、健康保険、雇用保険、労働保険などの各種社会保険が含まれます。採用時に加入の手続きを行い、従業員の住所、扶養家族、氏名などの変更があったときは、年金事務所への届け出が必要です。法定外福利の内容は会社ごとに違います。主なものとして、社宅の用意、育児支援、特別休暇などのサービスがあげられます。
3-5．安全衛生・健康の管理
安全衛生管理は、労働安全衛生法に基づき、危険防止措置や安全衛生教育の実施、健康診断も含めた従業員の健康増進の措置などの制度を整え、それらが適切に実施されているよう管理します。
また、従業員50人以上の会社では1年ごとのストレスチェックの実施が義務づけられています。これらの通知や産業医への連絡といった業務を行います。
安全衛生管理を行っていても、業務中の事故や病気が発生することはあります。こうした労働災害への対応も労務が行います。場合によっては、家族への賠償や労務トラブルに発展するおそれもあるので、慎重な対応が必要です。
3-6．業務改善の取り組み
労働環境全般を取り扱う労務管理では、業務改善の取り組みも重要な業務です。昨今では会社のコンプライアンス意識の高まりから、セクハラ・パワハラなどのハラスメント対策や長時間労働の是正などが課題となっています。
労働施策総合推進法の改正により、2020年4月から「パワーハラスメント対策」が法制化され、必要な措置を講じることが事業主の義務となりました。是正指導を受けないように十分な対応を検討しておきましょう。
4．労務管理の重要ポイント
この章では、労務管理を行う際に重要なポイントを紹介します。
4-1．効率的な管理による生産性の向上
◎職場環境の改善
従業員にとって働きやすい職場環境の改善を行うことは、モチベーションの維持や職場の活性化、健康障害の防止につながります。以下のポイントを押さえて、職場環境を改善しましょう。
・不快と感じることがないよう、空気の汚れ、臭気、温度、湿度等の作業環境を適切に維持管理する
・心身の負担を軽減するため、相当の筋力を必要とする作業等について、作業方法を改善する
・疲労やストレスを効果的に癒すことのできる休憩室等を設置・整備する
・洗面所、トイレ等職場生活で必要となる施設等を清潔で使いやすい状態にする
これらの措置を行う際には必ず従業員視点を考慮するように注意しましょう。実際に仕事をする従業員が快適な環境と感じなければ、意味がありません。
◎情報管理の徹底
労務管理では、管理台帳や帳簿など、日頃から膨大な従業員の情報を取り扱います。法令で保存期間が設定されている資料も少なくないため、情報管理には手間や時間、管理コストがかさんでしまいます。また、必要な情報がすぐに取り出せない、情報の紛失のリスクが高まる、属人的な対応になってしまうなどのデメリットも考えられます。このような労務管理に関する問題を抱える会社は、業務用システムのデータの取り扱いが適切に行われているかを見直し、場合によってはセキュリティ機能が充実した業務用ソフトウェアの新規導入も検討しましょう。
4-2．コンプライアンス順守によるリスクの回避
◎コンプライアンスの順守
労務管理の多くは、法令が密接に関連する業務となります。法令違反にならないためにも、ひとつひとつの業務に対してミスが無いように細心の注意を払うことが必要です。また、関係法令の改正や新たな制度には、常に情報収集をすることを心がけましょう。
効率的な生産性向上や人員管理には、外部の力を取り入れることも検討しましょう。労務管理は法律や従業員の健康管理など、専門的知識が必要になる場面も多々あります。会社や従業員が抱える問題を顕在化し、専門家と連携しながら意見を取り入れることが欠かせません。
◎ハラスメントの防止
「ハラスメント」の問題に関心が集まっています。昔は問題にならなかった行為が、重大な法律問題に発展するケースも珍しくありません。職場におけるセクハラやパワハラは、従業員に不要なストレスを与え、事業発展の妨げにもなります。これらハラスメントの相談窓口を設けることも、労務管理の仕事のひとつです。そして、再発防止策は予防策と表裏一体です。予防策に継続的に取り組むことが再発防止につながります。取組内容の定期的検証・見直しを行うことで、より効果的な再発防止策の策定、実施に取り組みましょう。
5．プロジェクト管理と労務管理
プロジェクトマネジャー（以下「プロマネ」といいます）はライン管理職ではありませんが、実質的な上司部下の関係が成立しますので、限定的ながら労務管理の責任も生じると考えるべきです。プロジェクトマネジメントにおける労務管理のポイントを解説します。
5-1．労働時間
システム開発業務は長時間労働になりやすいため、プロマネは労基法を理解し、その遵守に心がけることが求められます。労働時間の管理は、健康管理にも直結します。プロマネは、健康問題を生じさせないように予防的な視点からもメンバー管理を心がけなくてはなりません。
5-2．労働条件の異なる複数の会社から人が集まるプロジェクト
労働条件の異なる複数の会社（人）が集まるプロジェクトでは、プロマネは各社の労働条件を確認する必要があります。以下に労務管理の３つのポイントを記載しますので、参考にしてください。
◎休憩として、「6時間を超えたら45分」「8時間を超えたら1時間」を必ず与える必要があります。
◎有給休暇を制限することは、自社・他社どちらの従業員に対してもできませんが、特別の場合のみ「時季変更権」を使えます。現実的な対応は、「数日前には休暇の連絡をする」とルールを決め、事前連絡の徹底により、人員調整を行うことです。
◎給与計算では1日の残業時間を1分単位で管理され、残業時間の上限は各社の36協定により決められていることを、認識する必要があります。
まとめ
この記事では、労務担当者や管理職、そしてプロマネの皆さまに向けて、労務管理の概要から人事と労務の違い、労務管理の業務内容、労務管理の課題と対応策まで解説してきました。
労務管理の役割は「生産性を向上させること」と「労務リスクを回避すること」の２つに集約できます。従業員の「労働」に関する業務で、給与計算、勤怠管理、社会保険・労働保険手続き、福利厚生業務、安全衛生管理などが含まれます。法令と密接に関わる業務が多いため、コンプライアンス違反とならないように常に注意が必要です。正しい知識を持つことが、部下やプロジェクトメンバーだけでなく、自分自身を守ることにもつながります。
この記事を参考に、労務管理で最低限押さえておくべき知識を身に着けていきましょう。
