リモートワークを導入する企業が増え、社員の業務内容や稼働状況は以前よりも把握しづらくなってきている昨今、改めて見直されているのが業務日報です。既に導入している企業は多いものの、うまく運用できず形骸化してしまっているケースも多々あります。ここでは、これから導入を検討している方や、現在運用している業務日報の改善を検討している方に向け、まずは業務日報の目的や必要性などの基本事項を確認していきます。そして、業務日報をうまく運用していくために、アンチパターンや活用方法についても解説します。
業務日報とは？作成の目的
業務日報をうまく活用していくためには、マネジメント側がぶれないよう正しく理解し、目的を明確にしておく必要があります。
業務日報とは何か
その日行った業務内容を上司へ報告するための文書のこと。
場合によっては翌日の業務予定、所感などを記載して情報を共有します。
また、チームで共有することもあります。
業務日報の3つの目的
生産性の向上
業務にかかった時間を把握しプロジェクトや業務の分析を行い、問題や課題を発見し改善に繋げることで生産性の向上に寄与します。
また、チームで共有し、ナレッジの共有を行うことも生産性の向上に繋がります。
社員の成長
業務日報を書くことは、考える機会をつくることでもあります。業務のふりかえりを日々行うことになり、よくなかった点は次回からの作業に繋げるなど小さなPDCAサイクルが生まれることで社員の成長を促します。また、簡潔に必要なことを「伝える」という訓練にもなります。
リスク回避
業務の内容を確認することで、行っている作業が間違っていないか、進捗状況に問題がないかなど、早めに察知することができ大きな問題になる前にキャッチアップすることができます。
業務日報は「意味がない」？必要性が感じられない5つの理由
業務日報は、時間もかかり面倒に感じられがちなものです。マネジメント側にとっても確認やフィードバックの時間がかかるため、ともすれば形骸化し、目的を見失い必要性も感じられなくなるという悪循環が発生します。ここでは、なぜ「意味がない」と感じるようになってしまうのかを確認していきます。下記にあげるものは、いわゆるアンチパターンであるため、これらを行わないようにすれば良いとも言えます。
理由1：なぜ業務日報を書くのか、目的が周知されていない
とにかく「書く」ことがルールで、何のために書くものなのか説明されていないことがよくあります。目的がわかっていないと「とりあえず書けば良い」となってしまうため報告の質や粒度が人によってしまい、欲しい情報が得られない状態に陥ります。
理由2：報告してもフィードバックも評価もない
上司やチームに共有しても、反応がなく見て貰えているのかすらわからないという状態になっていることがあります。業務日報は社員が日々の仕事をアピールする手段のひとつでもあるにも関わらず、反応もなく、目標管理や業績評価時にも触れられないようではモチベーションが下がってしまい必要性が感じられなくなります。
理由3：フォーマットがない、または業務に合っていない
業務日報では、フォーマットがないと何を書けば良いかわからず、マネジメント側にとっては活用がしづらいという状態に陥ります。エクセルやワードなどのフォーマットが存在しても項目が細かすぎたり、技術職と営業職で同じだったりすると書きづらく、ストレスに感じてしまいます。
理由4：業務日報が有効活用されていることが目に見えない
マネジメント側がきちんと業務日報を読んでいて分析や評価に活用していたとしても、それが社員に伝わっていなければ「自分の報告が役に立った」「意味がある」と認識できず、やらされ感につながってしまいます。
理由5：管理されている感が強い
何時から何時までどの作業をしたという形式で報告を行う場合、どうしても監視されているような感覚になったり、作業進捗の良し悪しをプレッシャーに感じてしまったりすることがあります。報告に嫌悪感を抱かせない為には、目的をしっかり周知することである程度軽減できます。
業務日報の運用・書き方の5つのポイント
業務日報でよくある運用方法は、エクセルやワードのテンプレートに沿って記入し、メールや共有フォルダに置いて報告するという形をとっている企業も多いのではないでしょうか。
この方法は無料で運用できるのは大きなメリットとはいえ、今や「ひと昔前」のやり方です。
ここでは、クラウド時代・リモートワーク時代に沿う、これからの業務日報のあり方をご紹介していきます。
ポイント1：オープンであること
業務日報を秘密にするメリットはありません。オープンに、誰でも閲覧できるようにしておくことでチームのコラボレーションの活性化やコミュニケーションの活性化に活用していきましょう。
ポイント2：クラウドでどこでも報告できること
会社に帰らないと報告ができない、ということはないにしてもエクセルやワードでの報告からは脱却したいもの。今は便利なクラウドのシステムが多くあり、アプリで報告できるものもあります。
ポイント3：手間をかけず、時間をかけない、簡単であること
テンプレート化しやすくてもエクセルやワードをパソコンやスマホアプリで開いて報告するのは両者にとって手間になります。多くのクラウドサービスは、UIも操作しやすく、手間も時間もかけず簡単に業務日報を作成することができます。
ポイント4：業務日報でふりかえりを行う
業務日報は企業にとっては資産であり、社員のスキルをあげる種がたくさん埋まっています。ふりかえりをしやすいように業務日報の書き方を工夫し、日々ふりかえりを重ねることで考える力や分析力がつき、一人ひとりのスキルアップが望めるでしょう。
ポイント5：業務日報も「カイゼン」を行う
ふりかえりを行ったら次にすべきことは「カイゼン」です。業務日報を放置せず、ふりかえり、カイゼンするというサイクルを行っていくことで成長のスピードアップや、主体的に動く力がついていくでしょう。個人にクローズせず、チームでカイゼン方法を考えるのも良い手段です。
クラウドログで業務の把握から時間管理と分析まで行う
クラウドログとは？
クラウドログは、プロジェクト管理をベースに工数管理が行えるシステムです。
クラウドログで業務の把握を行う
プロジェクト管理ツールとして運用することで、社員はカレンダーにプロジェクトの作業スケジュールの登録をしていく感覚で、自然に業務日報ができあがっていきます。必要に応じて報告コメントを付け加えることもでき、UIもシンプルで簡単なため社員の報告負荷はもとより、マネジメント側の負荷軽減にもなります。
クラウドログは分析まで行える
登録したスケジュールを作業実績とすることで工数の集計ができるため、プロジェクトの生産管理や分析も簡単に行えます。また、これら分析結果を社員にフィードバックしたり、プロジェクトの改善に利用したりすることで、社員は業務日報の必要性がより理解できるでしょう。
まとめ
この記事では、形骸化しがちな業務日報を見直し、より有用な運用を行うためのポイントを解説しました。業務の記録を無駄にせず、工数の分析まで行うことでプロジェクトの利益率や課題も明らかになり業務改善にも繋がります。
社員に正しく業務日報の目的を伝え、簡単な操作で負担のかからないシステムを導入することで、業務日報導入の本来の目的である生産性の向上や社員の成長、リスク回避に寄与するなど、会社を成長させるひとつの武器になるでしょう。
