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作業報告書は社員の作業内容を知る上で手っ取り早く直接的な方法といえます。テレワークが増える昨今改めて重要視されている作業報告書ですが、必要な情報を収集し、その目的を果たしているでしょうか？
ここでは、作業報告書の目的を再確認し、欲しい情報を報告してもらうための書き方やテンプレートを紹介していきます。さらに、作業報告書を一歩進め、身近な所から始めるDXとして、効率的に作業を把握しながら業務分析を行う方法を解説していきます。
目次
作業報告書とは？
作業報告書とは、行った作業内容を詳しく記載し、社内や顧客へ報告するための文書です。いつ、誰が、どのような作業を行い、結果や次回の作業予定などを記載します。
IT業界では、サーバーのメンテナンスやサービスの障害対応で行った作業などを報告するために使用することが多いでしょう。
作業報告書作成、４つの目的
意味のある作業報告書を残すために、まずは目的を整理する必要があります。
目的１：作業時間と内容・作業状況の把握、問題の察知
作業報告書の大きな目的として、作業に要した時間を把握することや、作業状況を確認するということがあります。必ず開始日時と完了日時を記載するためその作業がうまく進んだのか、完了したのか、次の作業が必要なのかということを知ることができます。
目的２：社員の成長
社員は、作業報告書を書くことで作業のふりかえりを知らず知らず行うことになります。社内の作業報告書の場合「良かったこと・問題・改善案」等の欄を設けておくことで、改善の動機づけを作ることができます。これは新人の場合特に有効に働き、また、ナ目的レッジの共有にも活用できます。
目的３：リスク回避
作業報告書は「エビデンス」としての役割があり、これはリスク回避の目的があります。サービスのリリース作業など、重要な作業では作業記録が重要になる場合があります。記録を残すことで万が一のリスク回避に役立てます。障害が発生した場合、障害報告書のベースにすることもあり、コマンド操作を全て残しておくなども有用です。そして、これもナレッジとして活用ができます。
目的４：生産性の向上
作業報告書をただの「報告書」として眠らせず、目的2、３のような活用していくことで僅かずつでも社員のスキルの底上げが期待でき、長い目で見れば生産性の向上に繋げることができます。
作業報告書の書き方と無料テンプレート
作業報告書の書き方の基本は5W1Hをおさえることです。ここでは、例文付きの作業報告書の無料テンプレートがダウンロードできますので是非ご利用ください。
When(いつ)
作業の開始・終了日時を明確に記載します。作業全体は勿論、重要な作業については各操作の実施時間まで詳しく残すことがあります。
Where(どこで)
作業場所を記載します。客先の場合もあれば、社内の場合もあるでしょう。
Why(なぜ)
作業理由を記載します。何のための作業なのかを端的に知ることができます。
Who(誰が)
作業者名を記載します。企業の作業報告書の運用ルールによりますが、チームで作業する場合は作業者全員の名前を書き、作業全体の流れを報告書として残す場合もあります。
What(何を)
作業概要を記載します。
How(どのように)
Whatに記載した作業をどのように行ったのか、場合によっては具体的な操作やデバイスなどの環境まで記載します。
このように、作業報告書は5W1Hをおさえることが基本です。自由度の高い報告書は汎用性が高いというメリットがありますが、自由度が高すぎて情報が落ちる事があります。理想は、業務に合わせた形で、欲しい情報を自然と書いてしまうようなテンプレートです。これは、新入社員や報告が苦手な社員には特に有効な方法です。
作業報告書をトリガーに、身近なところから始めるDXの第一歩
よく耳にするようになった「DX」ですが、どのようなイメージを持っているでしょうか。DXというと大掛かりで大変なことのように感じているかもしれませんが、必ずしもそうではありません。身近な業務を改善していくことは、DXに関係ないように見えて実は最初の一歩といえます。
エクセルやワードで作業報告書を管理していく方法は、無料運用でき、導入しやすいというメリットがあるものの、半アナログで古い運用方法になりつつあります。ここでは一歩進めてクラウドを利用したスマートな管理方法を解説します。
DXとは？
まずはDXの定義を確認しておきましょう。
DXとはデジタルトランスフォーメーションの略で、経済産業省では下記のように定義しています。
『企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのも
のや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。』(※1)
(※1)経済産業省：デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン
（DX 推進ガイドライン）Ver. 1.0、 P2注釈
クラウドログの導入でDXの一歩を踏み出す
クラウドログはプロジェクト管理機能をベースにした工数管理システムです。クラウドログのようなサービスの導入で、社員の作業把握やデータの管理を楽に行なうことができます。
「DXの一歩」と定義しているものの、作業報告書自体がDXになるという訳ではなく、半アナログな作業報告の運用をよりデジタルに寄せていくことをDXの第一歩として考えます。
DXを行うステップを長期的な視点で捉え、デジタイゼーション→デジタライゼーション→DX、というステップを踏むロードマップを想定し、まずはプロジェクト管理ツールを導入しデジタル化を進めていくことをDXの最初の一歩（デジタイゼーション）として進めます。
クラウドログで作業把握と分析まで行う
前項の通り、クラウドログはプロジェクト管理機能を基本としています。社員はカレンダーに自分のスケジュールを簡単に登録することができ、それが工数管理のデータとなります。社員は日報にコメントをつけることができるため、それを作業報告として運用することもできます。
これら入力されたデータを共有することで、チームのナレッジ共有やリスクの回避にも役立ちます。
データは保管期間の制限がなく、社内でデータを管理するよりも安全かつ検索性が良いというメリットもあります。
さらに、社員が入力したスケジュールの予実から、プロジェクトの各工程の時間分析まで行えるためプロジェクト全体の予実や問題点が把握しやすくなります。
まとめ
この記事では、作業報告書の目的や書き方を確認してきました。作業報告書をどうすべきか検討されている方は、報告だけにとどめずに活用していくことを是非検討してみてください。まずはフォーマットを見直し、次のステップとしてクラウドログの導入でデジタイゼーションに踏み出し、DXの足がかりにするなど、地道ではありますが一歩々々進めていくことが大切です。[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
