マネジメントを行う立場の方は、要員計画の作成から実施まで携わることが殆どでしょう。しかし、計画通りに遂行できるかどうかは頭を悩ませる課題のひとつと言えます。IT業界は慢性的な人手不足の状況にあり、売り手市場が続いています。そのため、必要なタイミングで欲しいスキルを持った人材を採用することや、転職を防ぎ、人材を維持し続けること自体が難しい状況になっています。ここでは、要員計画を策定し実行していくために、要員計画とは何か、人員計画との違いについて解説します。加えて、実際に要員計画を立てるために必要となる知識として、要員計画の立て方やポイントも紹介していきます。
要員計画とは？
要員計画とは、事業計画の実現や効率的な事業運営を行うために適切な人材の採用、教育、人事異動などの計画を戦略的に行うことです。
英語では「Manpower Planning」「Human Resources Planning(HRP)」と言われています。
要員計画と人員計画の違い
要員計画と人員計画は言葉が似ていますが、下記のように意味するところは違います。
要員計画
要員計画とは経営計画や事業計画を実現するために何人必要なのか、採用や配置を計画することを言います。多くの場合、人事部が採用前に行い、新卒または中途採用なのかも考慮し計画します。採用を計画するには既存人員の把握も行いながら要員計画を作成します。
要員計画の作成と遂行は、経営計画や事業計画の成功確率を上げる取り組みと言えます。
人員計画
人員計画とは、どの部署にどのようなスキルを持った人材がどれだけ必要なのかを具体的に計画していくことを言います。要員計画と同じく、多くの場合人事部が人事異動を検討するにあたり計画を行います。
人員計画では、現場の状況や要求も加味しながら、生産性や効率化を行うための投資や教育も合わせて計画することがポイントとなります。
要員計画の2つの方式、トップダウンとボトムアップ
要員計画を立てる際、トップダウン方式とボトムアップ方式の2つの方法があります。
トップダウン方式
トップダウン方式は、会社の利益や戦略、計画をもとに人件費と採用、2つの面から必要な人員の数を算出する方式を言います。売上、利益、損益分岐点などを総合的に見て、人件費にあてられる費用はいくらか、その費用で何人雇うことができるかという視点で人数を割り出します。
ボトムアップ方式
ボトムアップ方式は、各部署の業務量や現場の声をもとに、必要な人員の数を算出する方式を言います。各部署の現状の稼働状況や、これから実施するプロジェクトに必要となるスキルや人員をヒアリングし、各部署や各事業所で必要な人員を合計し全体の人数を割り出します。
一般的に、トップダウン方式では欲しい人員が割り当てられない状況が発生するということが多く、ボトムアップ方式では予算オーバーすることが多いと言われています。そのため、どちらかの方式に偏らず両方を程よく採用する方法もあります。
要員計画の立て方、4つのステップ
戦略的な要員計画を作成するには、現状の人員配置やスキルの確認に始まり、経営計画や事業計画などのビジネス目標に基づき将来のニーズの予測に繋げていきます。組織の戦略を雇用計画とすり合わせ、新人社員の雇用だけではなく、現在の従業員を維持していくことも大切です。ここでは、要員計画のプロセス全体の理解を深めるため、4つのステップで解説していきます。
ステップ1: 現状分析(供給の分析)
最初のステップは、まず現在の従業員の分析・評価を行うことです。現状どのような人材の供給が可能なのかを理解することが人材の過不足の把握に繋がるため、従業員のスキルや経験を理解することが重要です。
スキルや経験の把握には、従業員全体のスキルマップを作成すると良いでしょう。従業員がアンケート形式で自己評価を行うことで情報をまとめたり、過去の業務評価を基に情報まとめたりすることができます。ここでは、スキルや経験の把握に留まらず、勤続年数や給与、婚姻状況なども把握しておくことで休職や離職のリスクを認識しておくことができます。
ステップ2: 事業計画の確認(需要の予測)
経営計画や事業計画を確認し、どのような人材がいつ、どのくらい必要になるかを予測します。予測した内容と、ステップ1で整理したスキルマップを照らし合わせ、組織内のどの従業員が需要を満たすことができるか、需要と供給を明らかにします。
ステップ3: 労働需要と供給のギャップ、バランスの確認
スキルマップの作成と需要予測を照らし合わせた結果、過不足など需要と供給のギャップが見えてきます。ステップ3では、このギャップに対しどのようにバランスを取っていくかを検討していきます。具体的には、採用によってギャップを埋めるのか、現在の従業員を教育することによってギャップを埋めるのか、場合によってはシステムの導入なども対策として考えられます。
ステップ4: 計画の作成と実施
ステップ1〜3の情報を基に、経営計画や事業計画に合わせたアクションプラン(行動計画)の作成を行います。アクションプランを立てる際には、考慮しなければいけない要素が多くあります。
例えば採用を行う場合は、いつどのタイミングで行うのか、エージェントを使うのか、募集要項に何を書くのか、誰が書くのかということが挙げられます。
従業員へのトレーニングなどの教育を計画する際も同様に考慮すべき要素が多くあるでしょう。
計画の作成が完了したら、実行に移し、定期的に進捗状況の確認と見直しを行います。
要員計画を立てる際に考慮すべき5つのポイント
ここでは、要員計画を立てる際のポイントを紹介していきます。
ポイント1: 過去の採用実績を考慮する
欲しいタイミングで欲しい人材の採用ができることは少ないため、過去に行った求人の内容、時期、採用に至った期間などの情報を収集し、計画の参考にします。
ポイント2: リソースの活用不足がないか
残業の偏りが発生していないか、従業員が持っているスキルを発揮できる仕事が与えられているかなどを確認し、活用不足がある場合はポジションの変更なども計画に入れておきます。
ポイント3: 教育の欠如とエキスパート社員の不足が発生していないか
事業計画を進める上で必要な技術や、会社として「売り」となる技術の教育などを実施できているか、エキスパートを育てているかも確認します。教育の実施は生産性に影響するため、長期的に捉えると今後必要になるリソースを減らせる可能性があります。
ポイント4: 不確定要素の分析
退職、欠勤、休職などは要員計画に大きなインパクトを与えるため、過去のデータを確認し、データを要員計画に反映しておく必要があります。また、これらは社員の満足度を測る要素でもあるため、少ない場合は問題ないものの、数値が大きい場合は真摯に向き合い対策を取る必要があります。
ポイント5: 残業の程度
需要と供給のギャップがある場合に発生するのが残業ですが、その残業の原因を見極める必要があります。残業が発生する原因としては下記要因があるため、対策も計画に入れておきます。
- 実際にリソースが足りていない
- マネジメント不足、管理不足
- ポジショニングのミスマッチ
- スキル不足
- サービスが不安定で障害対応、トラブル対応が多いなどの要因
要員計画と合わせて見直したい既存社員のケア
要員計画では採用に重点がおかれる場合もありますが、本来は人事異動や教育も含まれます。
要員計画は、計画どおりに人材をチームに与えていれば良いというわけではなく、既存社員の教育や適切なポジショニングも合わせて考えるべきで、これらを戦略的に計画に入れていくことがポイントです。
先に解説した通り、英語ではHuman Resources Planning(HRP)と言い、意味としては英語も日本語とほぼ同じですが、海外では教育に重きを置く傾向にあり、既存社員のケアが重視されています。教育や適切なポジショニングによって生産性が高くなれば、残業や採用も減らしていくことができるため、ここでは今いる従業員に目を向け、見直すべきポイントを3つ紹介していきます。
教育
スキルマップの作成を行うと、事業計画や受注計画と照らし合わせ注力すべき分野を特定することができます。それをもとに、従業員に身につけて欲しいと考えているスキルを共有します。マネジメント側の期待することと従業員の意識を合わせることがひとつのポイントで「期待マネジメント」と呼ばれることもあります。期待を共有したのち、必要に応じて教育を行います。
人事異動
残業の分析、スキルマップ、事業計画を照らし合わせ、必要な場合は人事異動を行います。また、モチベーションのコントロールも視野に入れ、昇進・昇給も合わせて検討すべきでしょう。
メンタルヘルス
教育、人事異動は要員計画としてイメージできる方が多いかもしれません。しかしテレワークが増えた昨今、注意すべきことのひとつにメンタルヘルスがあります。
「繋がりの強い同僚間のコミュニケーションと繋がりの弱い同僚間のコミュニケーションの二極化が、在宅勤務時の不安感を増加させる要因の一つとなることが示唆された(※1)」という調査結果もあるため、要員計画に大きなインパクトを与える離職や休職が発生する前に手を打っておくべきでしょう。
(※1)：NTTサービスエボリューション研究所とNTTコミュニケーション科学基礎研究所の研究チーム 情報処理学会シンポジウムインタラクション2021論文集 在宅勤務が職場の関係性及びメンタルヘルスに及ぼす影響 P1
クラウドログで要員計画に必要なデータの蓄積と分析を行う
要員計画に現状分析は欠かせない作業です。プロジェクトの予実や社員の残業状況など、様々な分析をエクセルなどの表計算ソフトで行うとなると、生産性が良いとは言えません。
要員計画を立てるには過去のデータも重要となってくるため、今からデータをクラウドログなどのツールで蓄積していくことが今後の分析に活きてきます。クラウドログでは出退勤やプロジェクトの予実に加え、様々な角度で分析が簡単に行えるなど要因計画に活かせる数値が出しやすいツールです。
まとめ
要員計画は事業を円滑に進め、発展させるための重要な管理項目です。IT業界は人的リソースが事業発展の要となるため、本記事で紹介したようなポイントを抑え質の高い要員計画を作成していきましょう。
