テレワークの浸透により従業員の稼働が見えづらい、DXの推進、生産性向上など、さまざまな理由で工数管理ツールの導入を検討している企業の担当者は多いのではないでしょうか。
工数管理ツールの導入で管理自体の負荷が軽減できたり、分析も簡単に行えたりするなど多くのメリットがあるため是非導入の検討を進めるべきでしょう。
しかし工数管理ツールのサービスは多種多様で、どのツールが良いのか選択に迷うこともあるだろう。
本記事では工数管理ツールを選ぶ際のポイントやおすすめの工数管理ツール、導入する際に工夫するポイントなどのノウハウまで、導入に役立つ情報をご紹介していきます。
目次
工数管理ツールとは？
まず、工数管理の定義を確認しましょう。
工数管理とは
あるタスクや業務を行うために誰がどれだけ時間をかけたかを記録し管理することを言います。
工数管理ツールとは？
工数管理を行いたいシーンの多くはプロジェクトの中で工程の管理やWBSの状況把握、予実の管理を行う際に工数管理を行うことが多いでしょう。その際の工数管理の作業を効率的に行うためのツールが工数管理ツールです。工数管理ツールの多くは、工数管理をメインに行うというよりは、プロジェクト管理ツールとしてプロジェクトの進行をする中で工数を付けられるようになっているというものが殆どです。
プロジェクトのチームメンバーがツールを軸にプロジェクトの作業を進められるようになっており、項目のカスタマイズや分析ツール、他ツールとの連携など機能が充実しているものが多くあり、無料で利用できるものもあります。
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工数管理ツールを導入する5つのメリット
工数管理ツールを導入するメリットとして、一般的には下記のような点が挙げあられます。
メリット1:進捗状況がひと目でわかる
ガントチャートを作成できるものも多く、これによりプロジェクトの全体像が見やすくなります。各工程に対しタスクを作成、紐付けし、担当者が進捗状況や工数を入力することで工程内に存在するタスクの消化状況がガントチャートで見やすく表示されるなど視覚的にもひと目でわかるようになります。プロジェクトの管理者は、管理に割く時間の削減になり、経営者やチーム外のマネージャーが見ても状況がひと目でわかるため、会議や報告の場でも活用することができるでしょう。
メリット2:当事者意識を育てる
数管理ツールへの工数入力は作業の担当者が随時行う必要があります。また、工数管理ツールは予定工数を入力することができるため、作業担当者が時間の意識を持ち、作業効率を考えるきっかけになります。例えば、プロジェクト管理者が予定した工数に対し、なぜこの工数なのかということに疑問を持ちます。作業担当者自身が思っているより予定工数が多い場合、実は自分が認識している仕様の他に何か他に隠れている仕様があるのではという疑問を持ち、チーム内で確認してから作業を進めることにより、作業完了してから問題が明らかになるという事態も防ぐことができます。
工数管理ツールではタスクに対する担当者も設定することが多いため、タスクへの責任感を持ち、当事者意識が育つ結果プロジェクトがスムーズに進む可能性があります。
メリット3:データ蓄積することで、見積や計画の精度が上がる
工数管理ツールでは見積工数と実際の作業工数を入力できるため、この2つのギャップを確認し、分析することで次回以降の見積や計画に活かすことができます。ひとつひとつの細かいタスクのギャップを確認することは現実的ではないため、工程単位やWBSの大項目や中項目レベルで確認すると良いでしょう。また、ギャップの大小に関わらず分析対象にすることができます。
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メリット4:リスク回避のきっかけになる
工数管理ツールでは、予実の他にタスクへの期日設定も行えます。期日を過ぎた際にはメールで通知したり、Slackに通知したりできるようなツールもあり、問題が大きくなる前に対処をしやすい仕組みがあります。見積と実工数のギャップや、期日をオーバーしているタスク、進捗が明らかに悪いタスクなどが発見しやすいためリスクを最小限に留めるための対策としても役立ちます。
メリット5:利益率などの分析が簡単に確認できる
エクセルやスプレッドシートでの工数管理では、分析するためには数式の入力が必要で、グラフ表示などを行うには更に作業が必要になりますが、工数管理ツールでは自動で見やすい分析結果を表示してくれるものが多くあります。
分析に使う時間を削減できることは、マネジメント層はもちろん、チームメンバーにとってもメリットと言えるでしょう。
工数管理ツールを選ぶ際の6つのポイント
選定ポイント1：初期費用や運用費、無料期間の有無
工数管理ツールは、無料、特定機能が有料のもの、完全に有料のものがあります。
テスト的に導入することを考えた場合、有料ツールの場合は無料期間があるか、期間はどのくらいかを確認しましょう。
選定ポイント2：提供形態
工数管理ツールはWebで利用するものが殆どです。
クラウド・オンプレミス
機密性の高いプロジェクトの場合、クラウドのサービスを使うことが難しいこともあるでしょう。殆どの工数管理ツールはクラウドで提供されていますが、オンプレミスで利用できるものもあるため、自社のニーズに合わせて選択しましょう。
スマートフォンアプリやWebのレスポンシブ対応
工数入力やタスクの進捗状況のアップデートは、随時行うことが望ましいため、いつでもどこでも手軽に入力できることがチームメンバーのストレスや負担の軽減になります。ツールを選定する際には入力するシーンやシチュエーションも考慮しましょう。
選定ポイント3：機能が自社のプロジェクトに合っているか
プロジェクトレポート・工数予算・工数実績、勤怠管理・原価管理など、プロジェクトの工数を管理する際に、工数管理ツールで何をどこまで行いたいかを明らかにしておきます。やりたいことやプロジェクトの運用スタイルに合っているかという観点で複数のツールをピックアップし、機能の比較表などを作成しても良いでしょう。
選定ポイント4：見やすさ、使いやすさ
毎日使用するツールのため、UI・UXは重要な要素です。入力にストレスがある場合、工数管理ツールの導入がうまくいかなかったり、利用を敬遠されたりするなどで正確な数字を得られない事態もあり得ます。そのため、見やすさ、使いやすさという観点もツールを選ぶ際には重要なポイントになります。
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選定ポイント5：複数プロジェクト担当時の使い勝手
一人の従業員が複数プロジェクトを担当することがありますが、その際、入力や表示が見やすいか、工数をどのように入力できるかも選定のポイントです。
例えば、一人の稼働状況やスケジュールがプロジェクトA、プロジェクトBそれぞれ分かれて表示されるようでは、その人にタスクを割り当てて良いのか、空きリソースがあるのかが見ただけではわかりません。
このような細かい使い勝手は実際使い始めてからわかることも多いため、試用期間などをうまく活用し、普段の業務の中で一度利用してみることをおすすめします。
選定ポイント6：初期費用、料金形態、運用費
初期費用に加え、料金形態も確認が必要です。
クラウドサービスの場合、初期費用はかからないことが多いですが、月額の料金形態がユーザーごとなのか、一定の人数単位なのかは確認が必要です。
その他、バージョンアップやサポート費用など年次でかかる運用費がないかも合わせて確認します。
また、IT導入補助金の対象ツールとなっているプロジェクト管理ツールもあるため、導入費用を抑えたい際は補助金対象の工数管理ツールをピックアップして自社に合うツールを選定するという方法もあるでしょう。
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工数管理ツール17選｜機能・費用などを比較表でチェック
代表的な工数管理ツールの機能、費用などを紹介します。（※2022年12月現在）
| サービス
（アルファベット順） |
初期費用 | 月額費用
（ビジネス向けプラン） |
試用期間 | IT導入補助金 | API連携 | スマホアプリ | 二要素認証 | カンバン機能 | ガントチャート | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Asana | ― | ¥1,475〜/人 | ◯
30日 |
― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 2 | ANDPAD | 10万円 | 要問合せ | ― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 3 | BackLog | ― | ¥17,600〜 | ◯
30日 |
― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 4 | Brabio! | ― | ¥0〜 | △ | ― | ― | △ | ― | ◯ | ◯ |
| 5 | CrowdLog | 要問合せ | 要問合せ | ◯
14日 |
◯ | ◯ | △ | ◯ | ― | ◯ |
| 6 | ERP ZAC | ¥0〜 | 要問合せ | ― | ◯ | ◯ | △ | ◯ | ― | ◯ |
| 7 | freeeプロジェクト管理 | ― | ¥1,800〜/人 | ◯
30日 |
◯ | ◯ | ― | ◯ | ／ | ／ |
| 8 | Jira Software | ― | ¥0〜 | △ | ― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 9 | Jooto | ― | ¥980〜/人 | △ | ◯ | ― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 10 | Pace | ― | ¥550〜/人 | ◯
30日 |
― | ― | ― | ― | ― | ― |
| 11 | Redmine | ― | ― | ― | ― | ― | ― | ◯ | ◯ | ◯ |
| 12 | TimeCrowd | ¥0〜 | ¥550/人 | ◯ | ― | ◯ | ◯ | ◯ | ― | ― |
| 13 | TeamSpirit | 15万円 | ¥600〜/人 | ― | ◯ | ― | ◯ | ◯ | ― | ― |
| 14 | TimeTracker NX | 要問合せ | 要問合せ | ◯ | ― | ◯ | ― | ― | ◯ | ◯ |
| 15 | Lychee Redmine | ― | ¥0〜 | ◯
30日 |
― | ― | ― | ◯ | ◯ | ◯ |
| 16 | monday.com | ― | $0〜 | ◯
14日 |
― | ― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| 17 | wrike | ― | $0〜 | ◯ | ― | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
（―：なし・未対応、／：不明）
おすすめの工数管理ツールの特徴・向き不向きを解説
前項で紹介した工数管理ツールのうち、シェアが高いものをさらに詳しく解説します。なお、ここで解説する内容は2022年12月現在の情報です。
TimeTracker NX
公式サイト：https://www.timetracker.jp/
・特徴
デンソークリエイトが提供するツールで、自社の様々なプロジェクトの中で培われたノウハウや工夫が集約されています。工数入力が簡単に素早くできることや業務の見える化など幅広くサポートする機能が充実し、現場の改善につなげることができるツールです。工数・コストデータの連携が可能で、プロジェクト活動全般の統合管理が実現できます。
・向き、不向き
現場に根ざした機能や使い勝手が詰まったツールで、プロジェクト管理・工数管理を行い、記録した数値から分析し、改善活動までを実施したいチームに向いています。
・料金
料金プラン：https://www.timetracker.jp/price/
| クラウド | 要問い合わせ |
| オンプレミス | 5ライセンスパック
Standard Edition 85,800円 Professional Edition 171,600円 |
| 10ライセンスパック
Standard Edition 145,200円 Professional Edition 290,400円 |
Brabio!
公式サイト：https://brabio.jp/
・特徴
ガントチャートの作成の容易さや見やすさに力を入れているツールで、ExcelやCSVからのインポートやエクスポートにも対応しています。ビューを変えることでプロジェクトの状況を目的に応じた視点で即座に確認することができるため複雑なプロジェクトや大規模プロジェクトでも問題発見がしやすいツールと言えます。
・向き、不向き
プロジェクトの中でガントチャートを重視するチームには強力なツールと言えます。
またエクセルなどMicrosoft製品でのスケジュール管理やガントチャートのデザインに見慣れているチームは違和感なく利用ができるでしょう。
・料金
料金プラン：https://brabio.jp/help/07-setting_group/853.html
| 5ユーザー | 無料 |
| プラン10 | 3300円/月（10ユーザーまで） |
| プラン20 | 6600円/月（20ユーザーまで） |
wrike
公式サイト：https://www.wrike.com/ja/
・特徴
ツールの全体的なデザインが見やすく、プロジェクトの全体の表示や、プロジェクトを遅延させないためのダッシュボードの表示になっています。プロジェクトにあわせたワークフローの設定ができることや、400以上のサードパーティ製の製品と連携ができるなど、拡張性の高いツールです。
・向き、不向き
プロジェクト管理に重きを置いているツールで機能が充実しているため、見える化とマネジメントを強化したい場合に向くツールと言えます。営業や経営面の機能を期待する場合は目的の機能があるかを確認した方が良いでしょう。
・料金
料金プラン：https://www.wrike.com/ja/price/
| Free | $0 ユーザ/月 |
| Team | $9.80 ユーザ/月 |
| Business | $24.80 ユーザ/月 |
| Enterprise | 要問い合わせ |
| Pinnacle | 要問い合わせ |
monday.com
公式サイト：https://monday.com/lang/ja/
・特徴
工数管理に加え、営業やマーケティング、人事、開発プロジェクト管理向けの機能が用意されており、各々ワークフローも柔軟に設定できるなど全社的に利用できるツールです。分析の機能も充実しているため、経営の数値やKPIをツールに反映させ、達成度を容易に知ることができます。UIもすっきりと見やすく利用しやすいよう設計されています。
・向き、不向き
経営、営業、開発、人事というように、それぞれの部門で使える機能が充実しているため全社でツールを統一したい、管理していきたい場合に向くツールと言えます。
・料金
料金プラン：https://monday.com/lang/ja/pricing/
| 個人 | 0円 |
| ベーシック | 900円 月/ユーザー |
| スタンダード | 1,100円 月/ユーザー |
| プロ | 1,800円 月/ユーザー |
| エンタープライズ | 要問い合わせ |
ERP ZAC
公式サイト：https://www.oro.com/zac/
・特徴
経営管理の視点で数値の管理ができるツールで、プロジェクトの収支管理や売上、利益予測、原価計算の自動化、BIツールに至るまで会社経営の数値全般を強力にサポートします。大きく分けて、グループウェア、機関業務、管理会計、外部連携、4つのカテゴリの機能があり、必要なものだけを選択して導入することも可能です。
・向き、不向き
導入の際は問い合わせが必要で、試しに使ってみたい、またはすぐ使い始めたい場合に気軽に利用し始められないため期間に余裕を持って進める必要があります。
・料金
料金プラン：https://www.oro.com/zac/detail/price.html
| 一括ライセンス買取型 | 要問い合わせ |
| 月額ライセンス利用型 | 要問い合わせ |
Redmine
公式サイト：https://redmine.jp/
・特徴
オープンソースのプロジェクト管理ソフトで、タスクや課題の管理、ガントチャートの作成、svnやGitHubなどのリポジトリブラウザ、Wiki、工数管理など様々な機能が利用できます。機能が充実しており、項目のカスタマイズ機能やプラグインなども提供されています。
・向き、不向き
オープンソースのため、webサービスを利用するという形式ではありません。基本的には自社のサーバにインストールして利用を行う必要があるため、それら作業が行えない場合は不向きなツールと言えます。どうしてもRedmineをクラウドで使用したい場合はRedmineをクラウドサービスとして有償で提供している「Lychee Redmine」なども検討してみると良いでしょう。大規模なプロジェクトにも利用できるためツールに予算を割きたくない場合には良いツールです。
・料金：
無料
Asana
公式サイト：https://asana.com/
・特徴
少人数のチームでは十分な機能が無料プランの範囲で利用ができます。使いやすいUIで海外でも人気のあるツールのひとつで、スマートフォンなどマルチデバイスに対応しています。SlackやGoogleドライブ、Dropbox、zoom、TeamsやOffice365など様々な外部ツールと連携可能です。
・向き、不向き
手軽に小さなチームで使いたいという場合には向いていますが、大規模に導入する場合は無料プランでは利用できないため費用との相談になるでしょう。
・料金
料金プラン：https://asana.com/ja/pricing
| Basic | 0円 |
| Premium | 1,200円 月/ユーザー（年間払い） |
| Business | 2,700円 月/ユーザー（年間払い） |
| Asana Enterprise | 要問い合わせ |
Backlog
公式サイト：https://backlog.com/
・特徴
UIが初心者にもわかりやすく、使い勝手が良いツールです。ITプロジェクトの管理以外に使われるケースも多く、マーケティングや人事、総務に至るまで様々な業種で利用されています。シンプルに見えますが、ガントチャート、バーンダウンチャートの表示やリポジトリの連携、他ツールとの連携など機能は十分充実しています。
・向き、不向き
管理ツールが初めての場合や、苦手意識がある、英語が苦手などの場合に向いているツールです。海外製のツールが多いなか、日本企業が提供しているツールのため日本語のマニュアルやヘルプが充実しています。機能は充実していますが、プラグインを追加するなどなど独自のカスタマイズをすることができないため、カスタマイズしたい方には不向きなツールと言えます。
・料金
料金プラン：https://backlog.com/ja/pricing/
クラウドログ
公式サイト：https://www.crowdlog.jp/
・特徴
クラウドログは、プロジェクトで一番多く使われる工数入力の手間がかからないようGoogleカレンダーとの連携や、入力のUIなどがわかりやすく設計されています。プロジェクトの管理から工数の入力、分析、レポートまで、工数に関わる便利な機能が充実しています。積み上げ型グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど、多角的に分析するための多彩なレポート機能があり、工数データを分析しやすいツールです。工数管理がメインの製品だからこそ、外部カレンダーとの連携など多様な工数管理ニーズを満たすための機能や設定があります。IT導入補助金の対象ツールとなっているため導入がしやすいでしょう。
・向き、不向き
工数の分析を多角的に行いプロジェクトを進めたい場合や、業務改善に活かしたいという場合に向くツールです。プラグインなど、独自にカスタマイズする機能は提供されていないためチームや部署ごとにカスタマイズを行いたい場合には意図する使い方ができるかどうか確認が必要です。
・料金
料金プラン：https://www.crowdlog.jp/pricing/
要問い合わせ
工数管理ツールの導入を成功させる為に工夫したい6つのポイント
導入のポイント1：テスト導入を必ず行う
使ってみなければツールの過不足などもわからないため、必ずテスト的に導入し一定期間試すべきでしょう。テスト導入にも工数が必要になるため、適合しそうなツールを入念に調べ選定します。
導入のポイント2：小さく始める
いきなり多くのプロジェクトに導入すると、細かなルールや使い方などについて混乱が生じ、導入がスムーズにいかないこともあります。まずは1プロジェクトに導入し、安定してから横展開するなどで確実に進めることが導入を成功させるポイントです。
導入のポイント3：運用に乗るまでは責任者を決める
導入当初は、メンバーが入力を怠ったり、ルール化が必用になったり、Q&Aも発生します。責任者または担当者が明確でなければ中途半端な利用が常態化することもあります。最初にしっかりツールに慣れさせ、困りごとを解決し、運用できていない場合はアラートを出せる責任者が必要です。
導入のポイント4：テスト導入の工数を確保する
通常業務を行いながらツールの評価を行うにはそれなりの工数を割く必要があり、チームに負荷がかかります。テスト導入の際は、通常業務に少し余裕をもたせ正しく評価できる時間を作らなければ本当にそのツールが良いのかどうか判断しきれずに終わってしまうこともあります。
導入のポイント5：有償ツールの場合、営業に来てもらう
ある程度導入する確度が高い場合、ツールの提供企業にコンタクトを取り説明に来てもらうのもひとつの方法です。その場合、使い方を説明してもらえるためチームへの説明も効率的に行なえ、QAなどもその場で解決できるでしょう。
導入のポイント6：有償ツールの場合無料期間が十分か、足りない場合は交渉も検討する
テスト導入を行う場合、通常業務を行いながら実施することになるためそれなりにパワーがいるものです。そのため、短期間では試しきれない場合もあります。まず、期間を意識して試用することが必要になりますが、良さそうなツールだという感触があるものの期間が足りない場合、ツールの提供企業とコンタクトを取り無料期間の交渉をしてみることもひとつの方法です。導入の規模や確度によって、交渉に応じてくれる場合があります。
まとめ
ここまで、工数管理ツールの導入や選択のポイント、ツールの紹介を行ってきました。現在工数管理ツールを利用している、していないに関わらず、導入する場合は目的の明確化や導入範囲を見据えることが重要です。そのうえでツールを細かく評価し、試用したうえで決定することをおすすめします。
クラウドログはプロジェクト管理、工数管理の機能も十分備えながら経営視点での分析が行えるため、事業発展を後押しするツールになるでしょう。無料の試用期間もあるため是非一度ご利用いただき、導入をご検討ください。
