経営者やマネジメント層にとって、業務改善や生産性の向上は実施し続けなければいけないものです。BPM(ビジネスプロセスマネジメント)は、業務改善や生産性の向上はもちろん、ビジネスに要求されるスピードに対応することや、DX(デジタル・トランスフォーメーション)を行う上で強力な武器になるでしょう。
ここではBPMとは何か、目的や進め方、実際に取り組む際に利用した方が良いBPMツールについて解説します。
目次
BPM(ビジネスプロセスマネジメント)とは
BPMとは、Business Process Managementの頭文字を取ったもので、業務フローをモデル化し改善点や課題を洗い出し、効率的なフローやあるべき姿に変えていくことで業務改善や業務効率化を行うための手法です。
公益社団法人企業情報化協会 BPM推進プロジェクト(※)では「BPMは、業務プロセスのPDCAサイクルを回して業務の成果を上げるための、新しいアプローチです」としています。このようにBPMはPDCAサイクルを回しながら推進します。
BPMの目的と得られる効果
BPMの目的
前項の解説の通り、BPMは業務改善や業務効率化を行うことです。これらは大きな目的のひとつですが、企業の大きな目的としては利益の向上があります。BPMを継続的に行うことで業務改善や業務効率化が進む結果、生産性が上がり利益の向上が期待できます。
BPMで得られる効果
- BPMを実施していくことで下記のようにさまざまな影響や効果が得られます。
- 業務フローのモデル化による属人化リスクの解消
- モデル化による教育コストの削減
- リソースの最適化
- 業務のスピードアップ
- 自動化によるコスト削減
- 顧客満足度の向上
- 利益の向上
BPMの進め方
ここでは、BPMはどのように進めるべきか、BPMの進め方を解説します。
モデリングによる可視化と最適化、再設計
まずは、BPMを適用する対象業務を選定します。対象業務を選定したら、BPMN（事項で解説）で業務を見える化し、問題点や課題、効率化できる箇所がないか、業務の再設計を行います。
ここでの注意点は、やみくもに問題点や課題、効率化する箇所を探してもうまくいかないケースが多いため、必ず目的を明確にした上で再設計を行います。例えばコスト削減が目的の場合、具体的な数値を掲げ、その数値を達成するためにどのように業務を再設計すべきかを検討します。
実施
再設計したプロセスで業務を推進します。
監視、モニタリング
再設計したプロセスで業務を推進し、目的とした効果が得られているかを監視、モニタリングします。
評価・分析と次の課題の発見
再設計したプロセスの実施と監視した結果を評価し、新たに発生した課題や問題、改善点を整理し、実施のフェーズに戻り、PDCAサイクルを回します。
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BPMの推進を強力に後押ししてくれる「BPMツール」とは
BPMを実施する際「BPMツール(BPMシステム)」の導入が推奨されています。ここではBPMツールとは何か、どういった機能があるのかを解説します。
BPMツールとは
前項の解説の通り、BPMを進めるためには、まず現状の業務をモデル化し、目的に応じ課題を解決するための新たな業務フローやビジネスプロセスを再設計します。これらの作業を管理し、効率的に行うためのツールが「BPMツール」です。
BPMツールには、モデリングのためのツールや、課題管理機能などが揃っているため統一的な管理が行なえ、BPMの継続的かつ効率的な推進と、変更が発生した場合の管理がしやすいというメリットがあります。
BPMツールの主な機能
BPMツールは様々な企業の製品がありますが、多くの製品で共通している機能として下記があります。
モデリング機能
現状の業務フローのモデルリングや、再設計した業務フローやビジネスプロセスを作成できる機能です。事項で解説するBPMNに準拠しているものが多く、ドラッグ&ドロップで、誰が見てもわかるモデルが簡単に作成でき、このモデリング機能自体がローコード開発ツールとして機能するものが多く、他のアプリケーションとのデータ連携やタスク登録など、BPMのPDCAサイクルと業務推進にそのまま利用できます。
シミュレーション機能
再設計した業務フローやビジネスプロセスが、期待する効果を得られるのかをシミュレーションし、予測します。新たな業務フローで実際に業務を行う前にシミュレーションが行えるため、効率的なBPMの推進が期待できる機能です。
モニタリング機能
実際に新たな業務フローやビジネスプロセスで運用を開始してから、期待した効果が得られているのか、ログの収集や稼働状況などでモニタリングする機能です。リアルタイムで業務の状況が確認できるものやタスクの状況と連携しているものもあり、問題点が見えやすくPDCAサイクルをスムーズに回すための便利な機能です。
BPMのモデリング手法「BPMN」とは
BPMを実施する最初のステップで必要となるのがモデリングです。BPMではモデリングの手法としてBPMN（Business Process Model and Notation）「ビジネスプロセス・モデルと表記法」が推奨されています。BPMツールの利用有無に関わらず必要な知識になるため、ここではBPMNについて解説します。
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BPMNとは
BPMNとは、丸や四角などフローチャートのような記号を用い、図にすることで業務フローを見える化するための国際標準のモデリング手法です。
BPMNは、Business Process Model and Notationの略で、日本語では「ビジネスプロセス・モデルと表記法」と言い、現在のバージョンは2.0です。
一般的なモデリング手法としてUMLがありますが、UMLはシステム開発用のモデリング手法でBPMNとは異なります。BPMNは業務プロセスをモデリングするための要素や記述法が揃っているため、業務プロセスを正確に表現するにはBPMNが適しています。
また、国際標準のモデリング手法のため、海外展開やオフショアなど行う企業にとっては共通語として利用できるメリットもあります。
まとめ
ここまでBPMについて解説してきました。業務フローの改善にはプロジェクト管理や工数管理などの管理項目も含まれます。クラウドログは工数管理ツールとして業務効率化やプロセス改善に貢献します。また、CSVでのデータ出力が行えるためBPMで顕在化した改善ポイントに対しデータ資産を活用できる可能性があります。クラウドログは無料の試用期間もあるため是非一度お試し頂き、導入をご検討ください。
