鹿児島県でソフトウェア開発事業などを展開する株式会社アンクス。主に大手IT系メーカーからの依頼を請け負い、ソフトウェアやシステムの開発を行っています。
従業員の増加に伴い、工数管理の負担も大きくなったため「クラウドログ」をご導入いただきました。クラウドログ導入前に抱えていた課題や導入後の効果などを、ツール選定に携わったご担当者様に伺いました。
システム部 シニアプロジェクトマネージャー 山元 和磨様
課題
- 各従業員の工数管理に対する意識が低かった
- 工数をエクセルに入力する担当者の負担が大きかった
- 社外の従業員が社内データにアクセスできなかったため、担当者が個別に工数を入力する運用が難しかった
決め手
- 機能がシンプルなこと
- UI/UXが分かりやすいこと
- 工数管理だけでなく人事評価にも使えて、費用対効果が良いこと
効果
- 各従業員が意識的に工数を管理するようになった
- 工数入力を担当していた従業員が本業に集中できるようになり、売上アップにつながった
- 各従業員の自己申告を基に行っていた人事評価が、客観的なデータを基に行えるようになった
大手ITメーカーなどを中心に、ソフトウェア開発を請け負う株式会社アンクス
貴社の事業内容や、山元様が担当している業務についてお聞かせください。
山元 和磨 様（以下、敬称略）：弊社はソフトウェアの開発をメイン事業としています。クライアントは主に大手IT系メーカーです。IT系メーカーから依頼された仕事を請け負っており、SIerのような形態でソフトウェア開発を行っています。
私はシステム部というソフトウェア開発を行う部署に所属しており、シニアプロジェクトマネージャーとして部署全体や各プロジェクトをまとめながら、チームメンバーのマネジメントをしつつ、自分でもプログラムを書いています。
エクセルで行っていたときの、従業員の工数管理における課題とは
クラウドログを導入する前までは、どのように工数管理を行ってましたか。
山元：エクセルを使い、シートごとに案件やプロジェクトを分けて、入力していくという運用をしていました。特別変わった管理方法ではありませんでしたね。
従来の工数管理の方法で課題に感じていたことをお聞かせください。
山元：以前は、担当者が各従業員から工数をヒアリングし、エクセルに入力する方法で工数管理を行っていました。個別にエクセルで入力する方法も試したことがあったのですが、上手くいかず、担当者が入力する方法に切り替えました。
しかしこの方法には問題があり、担当者が入力するまでに各従業員がこなしている業務内容や工数が変わってしまい、リアルタイムの情報が得られないことや、担当者にかかる入力作業の負担が大きいことなどが課題としてありました。
特にここ数年で従業員の人数が急激に増えたため、担当者の工数入力にかかる労力も増えていましたね。
従業員各自でエクセルに工数を入力する運用がうまくいかなかった原因は何でしたか。
山元：主に2つの原因がありました。
1つは、工数管理用のエクセルが社内でのみ閲覧・編集できる状態だったので、社外のメンバーがアクセスできなかったこと。
もう1つが、工数入力のルールが明確化されておらず、人それぞれ入力の仕方が異なり、統一化できていなかったこと。
これらの問題を解消するために、担当者を1名決めて、その者が入力するという運用にしていました。しかしそれでも先ほど伝えたような問題が生じたため、工数管理ツールの利用を検討したという背景があります。
シンプルな機能と操作性に加え、人事評価にも使えることが導入の決め手
数ある工数管理ツールの中で、クラウドログを選んだ理由を教えてください。
山元：不必要な機能が多いと使い勝手が悪くなると思っていたので、必要最低限の機能が備わっているツールを探しており、その点でクラウドログが最も適していると感じました。
クラウドログは余計な機能がないだけでなく、シンプルなUI/UXで直感的に操作ができると感じたため、採用に至りました。新しいツールの導入に伴うマニュアル作成や複雑な操作手順を従業員へ指導することなどの負担も少なくて済むのは、大きなメリットでしたね。
クラウドログ導入にあたっての社内稟議はスムーズに進みましたか。
山元：これが大変だったんです。クラウドログは機能やデザインの面で使い勝手の良いツールであることは説明できたのですが、費用対効果を上層部にアピールするのに苦戦しました。
従業員一人あたりにいくら費用をかけられるのかというボーダーが社長の中で決まっており、そのボーダーにいかに近づけられるかがツール導入を決定するポイントだったようです。
けれど、費用対効果は実際にツールを使ってみなければ分かりません。そこで費用対効果以外に追加でアピールできるポイントはないか考えました。そのときに思いついたのが、クラウドログが従業員の人事評価にも使えるということだったのです。
これまで従業員の評価は自己申告の作業時間を基に行っていたため、主観的な評価になりがちでした。しかしクラウドログで工数管理を行えば、各従業員がどのような作業をどれくらいの時間かけて行ったのかが数値として表れるため、客観的な評価ができます。クラウドログによって生産性が上がることを定量的にアピールするだけでなく、人事評価ツールとして活用できることも説明し、社内で承認を得ることができました。
従業員に工数管理の意識が芽生え、担当者の負担が大幅に軽減
クラウドログを社内で浸透させるために行った施策などはありましたか。
山元：導入直後にクラウドログの勉強会を開催して、従業員に使い方を簡単にレクチャーしました。
クラウドログ運用開始後は、新入社員の研修カリキュラムにクラウドログの利用と工数管理の説明を組み込み、社内ルールの1つとして新入社員へ浸透させています。
クラウドログを導入しての効果はいかがでしょうか。
山元：現在はクラウドログで、各グループのリーダーが案件を登録し、従業員が個別に自身の工数を入力する運用に切り替えています。そのため、これまで工数入力を担当していた者の作業負担がほぼなくなりました。本来の業務に集中できるようになり、売上アップに貢献してくれています。
実際にクラウドログを導入してみて、従業員の方々はどのように感じていますか。
山元：「自分の工数を毎日クラウドログに入力することで、自身がどのような作業を行って、どのくらい時間がかかったのか振り返りができるので便利だ」」という意見を多くもらっています。
また弊社内では各自が入力した工数を、従業員全員が閲覧できる設定にしています。同僚がどうやって働いているのかや、どれくらい頑張っているのかが可視化され、やる気が出てくるという声も聞きますね。
他にも、個人の稼働時間や生産性、勉強量などのデータをクラウドログから算出し、社内でランキング形式で発表しています。このランキングも従業員のモチベーションアップになっているようです。
クラウドログの機能の中で、 最も良いと感じる機能は何でしょうか。
山元：決まった時間に決まった作業をコピーできる「お気に入り機能」が良いですね。エンジニアは毎日違う作業をするわけではなく、数日にわたって同じ作業をする期間もあります。そのような場合、「お気に入り」に作業を登録しておけば、同じ時間に同じ作業をコピーできるので、入力の手間が省けます。ほんの数十秒の違いかもしれませんが、少しでも作業の手間が減るのは、集中したいときなどにありがたいです。
クラウドログは生産性を追い求める企業におすすめ
今後の貴社の事業展開をお聞かせください。
山元：AIやDX化などの事業を展開していく予定です。まずは弊社がある鹿児島の企業と取引を進め、その後、東京など首都圏そして全国へと進出しようと考えています。
クラウドログはどんな企業におすすめでしょうか。
山元：やはり弊社と同業に当たるIT企業ですね。どの企業にもいえることかもしれませんが、特にIT企業は生産性を追い求める傾向が強いため、クラウドログを使って工数管理を効率化した方が良いと思います。
これからクラウドログを導入しようと考えている企業へアドバイスをお願いします。
山元：クラウドログを使って正確なデータをアウトプットするためには、インプットする情報が正しいものであることが求められます。そのため、利用者である従業員に対する入力のルールや、正確に入力できていない従業員へのフォロー体制などをきちんと設けることも大切です。
株式会社アンクス
設立：1989年6月23日
事業内容：
・システム開発、受託開発
・エンジニア派遣事業
・オンライン事業
・文化事業
・クリエイティブ広告代理事業
従業員数：83名（2023年4月時点）
