センターフィールド株式会社様は、ECサイトや通販事業を運営する多くの小売事業者に利用されている自社開発の代理店販売業務管理システム「Power Position」をクラウドサービスとして提供し、手間のかかる売上管理や販売代理店の手数料計算を効率化、また、様々なベンダーが提供するクラウドサービス同士の連携を容易に実現できるプラットフォームサービス「連携革命! Link Revo」を提供するなど顧客のビジネス環境の改善に貢献しています。
同社では自社のプロジェクト管理の精度向上や業務効率化のために、10年以上前から工数管理に取り組んできましたが、2023年からクラウドログを導入しています。Excelや既存ツールにはなかった機能が工数データの精度向上につながった理由など、開発部の吉永様と樋口様にお伺いしました。
事業本部 開発部 副主任 樋口 水晶様
背景
- 既存のプロジェクト管理ツールでは、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握しにくかった
- 日報入力と工数管理が別々のシステムで行われており、データの整合性や分析に課題があった
- 予実管理しにくく、プロジェクトの採算性や進捗状況の正確な把握が困難だった
決め手
- プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できる
- ガントチャート形式のUIが使いやすく、カンバン方式に近い感覚で作業できる
- 日報入力とプロジェクト管理をシームレスに連携できる
- カレンダー連携など、ユーザーフレンドリーなインターフェースで入力作業がスムーズに行える
- 営業担当者が豊富な製品知識をもとに具体的な活用方法を提案してくれた
効果
- タスク進捗率が可視化・効率化され、プロジェクトの予実管理の精度が向上した
- 日報入力と工数管理を連携することで、工数データの正確性が増した
- 可視化されたデータをもとに議論することで、社員の間にコスト意識が高まり、業務効率化を目指す風土が醸成されつつある
計測や分析に関するシステムやソフトウェアの構築を行う
御社の事業内容を教えてください。
吉永 悟様（以下、敬称略）：弊社は自社開発の業務システムクラウドサービスを提供しています。特に柱としているのは、通販やECサイトを運営している小売業者向けの、代理店販売業務管理システムの開発および販売です。顧客管理や注文から出荷、入金や販売員の報酬計算などワンストップで完結できます。お客様のニーズに合わせてシステムをカスタマイズすることも多く、工数管理は10年以上前から取り組んできた重要な業務です。会社の成長に伴いプロジェクトの規模や複雑さが増大したことにより、案件によって変わる工数の進捗や原価管理が必要になってきたことが要因です。
クラウドログ導入前の工数管理は、どのように行われていましたか。
樋口 水晶様（以下、敬称略）：工数管理がスタートした当初はExcelで管理していましたが、その後はいくつか専門ツールを使って試行錯誤を繰り返してきました。会社のフェーズによって、必要な工数管理は変わってくると感じています。初期はプロジェクトのスケジュールと予定工数を設定して、実績を入力することで納期や予算の実態を分析していました。
吉永：より詳しく「プロジェクト別の収益性を分析する」ことを課題として扱い始めたのは比較的最近です。以前は納期を守ることが最優先でしたが、営業部門の売上目標の明確化や、経営管理の高度化によって、事業別の採算性や収益性を細かく見ていく必要性が高まってきたためです。
進捗率を把握して予実管理の精度を高めたい
当時の具体的な課題について教えてください。
吉永：古くは、弊社がホワイトボードと付箋を使ってカンバンでプロジェクトを管理していた時期があり、このインターフェースの感覚に最も近かったツールを使っていました。しかし、あくまで把握できる範囲がステータス管理までで、進捗率の入力機能がありませんでした。進捗率を正しく把握しないと、直前までタスクの遅れがわからなくなり、急な体制変更など余計なコストがかかります。進捗率は、プロジェクトの予実管理の精度にもつながる、非常に重要な機能だったのです。
樋口：もう1点、日報と工数管理が分離されていることも課題でした。社員は工数入力と、日報の作成を日々行うことになっていますが、これらが別々のシステムで行われていました。その結果、日報の記載内容と工数に乖離が生まれやすくなります。そもそも、日報ツールと工数管理ツールが分かれていたことで二重管理となっており、社員に負担がかかっていたことも事実です。
さまざまなツールがある中でクラウドログを選んでいただいたのはなぜでしょうか。
吉永：弊社が重視している進捗率の入力と管理がしっかりできる点と、ガントチャートが見やすく使い勝手が良い点が決め手になりました。エンジニアには、日々の業務が忙しくても入力してもらわなければなりませんし、使いづらいツールは習慣として定着せず風化していますので、UIにもこだわって選んだつもりです。
樋口：導入に向けて親身なサポートをしていただいたこともよかったと思っています。他のユーザーが活用している事例などさまざまな情報提供をいただきましたし、機能としてクラウドログができることと、できないことをしっかり分けて説明してくれたカスタマーサクセスの対応も誠実だと感じました。
貴社の内部にはカンバン方式を残してほしいという声もありましたか。
吉永：「慣れ親しんだ画面のほうがよい」という声は一部でありました。しかし従来の課題を克服するには新しいサービスへの移行がどうしても必要だと説得して理解を求めました。同時にクラウドログのガントチャートの豊富な機能も説明していただいていたので、慣れるまで多少の時間はかかったものの移行はスムーズにできたと思います。
ボトムアップ型の自発的コスト意識の高まり
日報も新しい仕組みに変わったわけですが、ここに対する戸惑いや反応はありましたか。
樋口：ほぼ皆無だったと思います。こちらは、別々のアプリケーションだったものが、クラウドログに一本化されたので、入力効率としては間違いなく上昇しています。データを集計してはいませんが、入力している社員の割合も高くなりました。
吉永：クラウドログの導入以降、入力している社員の割合が高くなった背景には、ガントチャート上のタスクと、タイムシートに入力する日報が連携可能である為、その日の実績を反映させられることが便利なことに加え、結果的にガントチャートに残る実績の情報の正確性が向上するという理由があると思います。だからこそ、将来の自分たちのためにも、正しく日報を入力しようという動機付けが高まったのだと思います。
進捗率を管理するフローはどのように変わりましたか。
吉永：管理するマネージャーにとっては入力された時間配分などの精度が高まり、標準化された業務カテゴリーで集計できるので、実態の把握が容易になり、週に一度行っているスケジュールの進捗確認に関する会議での確認作業がスムーズになりました。いつも各プロジェクトのガントチャートと照合しながら、予定と実績をチェックしますが、会議前に進捗率が入力されていることで進行がスムーズになります。クラウドログでは期限が過ぎたタスクは画面上で色が変わるので、見落としも起こりにくくなっています。
頻繁に利用している機能があれば教えてください。
樋口：ガントチャートをExcelへ出力できる機能は、営業担当がよく利用しています。ガントチャートには社内向けの情報が掲載されており、お客様に全体の計画をご説明する際に以前は「見せる資料」として別に手作業で作成していたものです。打ち合わせのたびにバージョンアップを行う非効率な作業も、今はクラウドログからエクスポートすれば済みますし、古い情報が残ることもありません。
数字が可視化されることで、現場にもなにか変化は生まれるのでしょうか。
樋口：コストに対する意識が強くなった社員が増えました。これまではスケジュール管理や納期の意識は実際、かなりの個人差がありました。納期直前で間に合わないリスクがあるとなると、人員の追加調整など余計な手間とコストが生じるものです。しかし、クラウドログが導入されて以降は、作業単価も見える化されたことで「この作業ロスがどのくらいの損失につながるか」といったコストを意識した会話が明らかに増加したように感じます。
吉永：マネージャー陣は別ですが、メンバーレベルにはこれまであまりコストの追及をしていませんでした。コストの視点に偏ると、質の高いシステムを提供するという本来の目的が見失われがちで、組織が委縮する恐れがあります。しかし今回は、トップダウンによってコスト意識を植え付けたのではなく、いわば可視化されて目に入りやすくなったことで自発的に変化が起こったと受け止めています。
今後に向けて貴社が実現したいことなど、お聞かせください。
吉永：クラウドログのレポート機能のおかげで、各種サマリーは簡単に把握できるようになり、工数と売上の相関関係が出せるようになりました。今後、早期に実現したいのは、各案件の収支管理を精緻化することです。営業部門と開発部門の協力によって入力ルールを定めるなど、できるだけ客観的なデータが集まるように社内に浸透させなくてはなりません。そのためにクラウドログの社内マニュアルの作成や継続的なアップデートを行っていきたいと思います。そうすれば、各プロジェクトの採算について正確に把握できるようになるはずです。
また、まだ十分にレポート機能を使いこなせていませんが、工数と売上の相関関係を分析するなど、経営判断に役立てていけたらと考えています。クラウドログは単なる工数管理ツールではなく、経営の可視化と意思決定支援のツールとして活用していく方針です。
クラウドログに対して今後期待していることはありますか。
吉永：すでに充実していると思いますが、次々にリリースされる新しい機能にも注目しています。つい先日、ガントチャートと看板方式の表示を切り替えられる機能がリリース予定であると教えていただきました。弊社の意見が役立ったのかはわかりませんが、弊社で以前使っていたのがカンバン方式のツールだったために、いまだに慣れ親しんだ表示方法を懐かしむ声があがっていました。
樋口：直近のタスクを確認したいケース、全体像を把握したいときなど、シーンによって最適な表示方法が切り替えられたら本当にありがたいです。実装されればよりクラウドログが使いやすくなり、またモチベーションが向上する社員も多いと思います。
最後に、工数管理システムの導入を検討中の方々に向けてメッセージをお願いいたします。
樋口：できるだけ手のかからない形で、プロジェクトの予実を管理するにはこうしたクラウドログのような工数管理のツールは欠かせないと思います。少なくともIT分野では、あらゆるプロジェクトの管理が当たり前になっていますので、そのために必要な機能が含まれているクラウドログは、使い勝手のよいツールだと思います。
吉永：もはや業界を問わないことかもしれませんが、スケジュールと売上、そして工数とコストが発生するあらゆる業務において、予実を管理するのは欠かせない業務になっているのではないでしょうか。弊社もさまざまな検討項目を列挙して、その中から自分たちが最も大切にしたい優先順位をつけてクラウドログを選びました。自社にとって大事なことを定義して、それを満たすシステムを選ぶのがよいと思います。
経営環境にあわせて必要な機能を選んできた企業様ならではの視点だと感じました。貴重なお話をありがとうございました。
センターフィールド株式会社
2003年7月
事業内容：企画開発、システム開発、決済代行、物流支援、カスタマーサービス
社員数：33名
資本金：3,000万円
