兵庫県を中心に幼稚園から大学院までを持つ総合学園、関西学院。およそ600名の職員が学生の学びや研究、キャンパスライフ、そして就職や進学を支えています。関西学院では創立150周年に向け、2019年度より全学横断の業務効率化に取り組み始めました。その一環としてクラウドログを導入し、現在は職員業務の可視化を進めています。「クラウドログ」導入の背景にはどのような課題があり、どのような成果がもたらされたのでしょうか。
背景
- 工数管理に馴染みがなく業務の現状が可視化できていなかった
- 部署ごとに業務の進め方や詳細が異なっていたため、業務の標準化が課題であった
- 工数管理による入力負担が増すことに慎重になっていた
決め手
- 操作画面が複雑でなく、工数入力をためらわないデザインであったこと
- Outlookとの連携や、カレンダーのようなタイムシート機能が高評価
- クラウドログであれば、工数を入力する職員の負担を軽減できると判断
効果
- 感覚で把握していた業務量をレポート機能によってデータで可視化
- 誰がどの業務に時間がかかっているか確認できるため、部下のフォローに活用
業務の可視化から部署間の業務の標準化・効率化を目指す
クラウドログ導入以前、貴学ではどのような課題を感じていましたか。
小野芳忠様（以下、敬称略）：本学では工数管理にあまり馴染みがありませんでした。システム関連のプロジェクトなどで、外部の企業とコミュニケーションをする際にExcelやプロジェクト管理ツールを利用することはあったと思いますが、工数管理には馴染みがありませんでした。
工数管理がなかなか馴染まなかった理由をお聞かせください。
小野：職員と一概に言っても、さまざまな部署や業務があります。似ている業務はあれど、細かい進め方や詳細が異なっていたことが最も大きな理由です。業務の可視化が出来ていなかったため業務の標準化や効率化のきっかけをなかなか作れずにいました。
また、ITやPC操作が不得意な方にとってはツールによる工数管理自体に負担がかかってしまうことに慎重になっていました。
このタイミングで工数管理の課題に取り組まれたきっかけをお聞かせください。
小野：「業務効率化推進プロジェクト」という大きなプロジェクトを進めていく上で、施策ごとにどれだけの業務効率化の効果が出ているか、どれだけの時間が浮いているのかを把握する必要がありました。
加えて、業務を可視化・効率化した後に、より高度で生産性の高い業務に時間を注げる環境を構築する必要性が高まっていました。たとえば、入学志願者を増やしていくような業務や、有意義な学びを提供できるようなプログラムの検討や、本学の魅力の発信など、大学としての競争力に直結する業務により多くの時間を注げる環境作りを目指していました。
そのため、このタイミングで業務工数の可視化ツールの導入を進めていくこととなりました。
入力者の負担にならないことが大前提！重視したのは、工数入力のしやすさ
工数管理のツールを選定する上で、どのような要素で比較検討しましたか。
小野：「工数調査」「業務量調査」といったキーワードで検索する中で「クラウドログ」を知り、他社ツールとの比較検討を行いました。
比較検討の際に重視していたポイントの1つが、操作画面の使いやすさです。パッと見たときの画面が複雑ではなく、工数入力をためらわないデザインであるかどうかを判断しました。工数入力までにクリックするボタンが少ないことが必須条件でした。
クラウドログの導入を決定した理由をお聞かせください。
小野：画面を見れば、何をしたらよいのか分かるデザインであることや、カレンダーのようなタイムシート機能に魅力を感じました。工数管理は現場の職員が継続的に工数を入力しなければ始まりませんので、とにかく運用のしやすさ、使いやすさを重視しています。
過去の工数調査の試みでは、現場の負担を考慮してツール導入には至りませんでしたが、今回ようやく現場の負担にならないと感じるツールを探し出すことができました。
こうした製品の比較検討により、クラウドログの導入が進められました。
2週間で導入完了！導入時の充実したサポートで、100名の職員が「クラウドログ」を活用
「クラウドログ」導入までの流れをお聞かせください。
小野：クラウドログの導入前から業務の棚卸しを進めていました。具体的には部署間で異なっていた業務名称を担当者へのインタビューを通じて揃え、部署間の差を比較できるよう準備を進めていました。
クラウドログの導入後、2週間ほどリリース前のテスト利用を行い導入対象の各部署から3名が参加し、よりよい業務の分類方法がないか、意見をもらっています。その意見を踏まえ最終的な改修を行った後にリリースしました。
クラウドログを浸透させるための工夫をお聞かせください。
小野：1つは、クラウドログの使い方に関する説明会を実施したことです。工数調査の目的を理解できず、工数入力が形骸化しないよう、説明会では中長期的な工数管理の意義や、工数の見える化によってどのような改善が望めるのかを中心に説明しました。
もう1つの工夫が、利用者とチャットグループを作成し、使い方に関して気軽に相談できる体制や日々の業務で見つけたさらなる活用方法を展開できる仕組みを整えたことです。
クラウドログの導入で印象に残っていることをお聞かせください。
小野：クラウドワークス社のご担当者には、さまざまな場面でご支援いただき、大変感謝しています。ここまでサポートしていただけるとは想像していなかったほどです。何か運用上で困ったことはないかと積極的にミーティングの場を設けて頂きました。
こうしたサポートのおかげもあり、現在ではおよそ100名の職員がクラウドログを活用して業務の工数管理を進めています。今後は、さらに対象者を拡大していく予定です。
感覚で把握していた業務状況が、データで可視化
今回のクラウドログの導入について、どのように評価されていますか。
小野：導入からまだ日が浅いことから定量的な成果は出ていませんが、100点満点で点数を付けるのであれば、90点だと思います。足りない10点分は、工数の入力が漏れてしまう職員が一部残っていること、レポート機能をまだ充分に活用できていないことが、その理由です。
現場の管理職の方からは、どのような感想をいただいていますか。
小野：管理職には、レポート機能の情報を確認してもらっています。以前までは誰が忙しいか感覚的には把握できていたのですが、どのような業務で何に困っているのかまでは把握できていなかったそうです。
しかし、クラウドログで業務が見える化されたことによって、誰がどのような業務に時間がかかっているか確認できるようになり「部下のフォローに活用できそうだ」との声を管理職の職員から聞いています。感覚的に判断していた業務の忙しさに、データの裏付けができたことにより、管理職のマネジメント支援ツールとして活用を見込んでいます。
現場の職員の方からは、どのような感想をいただいていますか。
小野：工数を入力する負担が増えるので、正直なところ、ネガティブな意見が出てくるかと思っていました。しかし、そういった声が聞かれなかったのは、初見でも操作に迷わないクラウドログを導入したおかげだと感じています。滑り出しは順調だという手応えを感じています。
クラウドログを活用し、得られたノウハウを横に展開していきたい
今後の展望をお聞かせください。
小野：引き続き、しっかりクラウドログを活用し、ノウハウや実績を蓄積してから、他のキャンパスや他部署に展開ができるようにしていきたいです。
今後目指していく成果として、まず現場の職員においては業務を見える化することで何に時間がかかっているのか把握してもらい、業務改善のきっかけになることを期待しています。
一方、管理職の視点からは、部署全体でどこに業務効率化の余地があるのか、そしてどのような施策を進める必要があるのかを判断する材料として活用したいと考えています。
読者の方へメッセージをお願いします。
小野：クラウドログは初見でも使いやすく、運用側の負担も軽減されます。UIはシンプルできれいなので、現場の入力負荷を気にする必要がありません。IT活用があまり進んでいない組織にこそ、ぜひ検討してほしいツールだと思います。
