グループビジョン「はたらいて、笑おう。」のもと、総合人材サービスを展開しているパーソルグループは、経営の方向性として「テクノロジードリブンの人材サービス企業」への進化を掲げ社員のはたらく環境、またサービスのDX化を進めています。2022年、グループ各社のDX化支援を行うことを目的に、IT人材を集約したCoE（Center of Excellence）組織がパーソルホールディングス株式会社に発足しました。同部門は課題を持つグループ各社に対し、ITスペシャリストをアサインし、テクノロジーの力で課題解決を行う横断的組織です。
同部門において工数管理を行うようになった経緯や、数ある工数管理サービスの中からなぜクラウドログが選ばれたのか等、ご担当者様にお話を伺いました。
グループデジタル変革推進本部 DX企画部 岩崎 一路様
背景
- IT人材のアサイン管理、リソース把握
- 採用人数増減の判断
決め手
- 直感的に操作が可能なため導入時の負担が少なく、定着しやすかった
- 可視化できるデータに幅があり、出力方法も柔軟に選ぶことができた
- 以上から、競合他社のサービスを総合的に上回っていた
効果
- 組織が大きくなっても、工数の収集が容易になった
- プロジェクト要請があった際に、人材アサイン判断がしやすくなった
- 必要採用数がより明確になった
- 経営層への稼働状況報告がより定量的にできるようになった
IT専門人材によるCoE組織でグループ会社のDX化を支援
貴部門やお二人の役割を教えてください。
岩崎様（以下、敬称略）：私は前述のCoE組織に所属し、グループ会社のITプロジェクトの推進を支援するコンサルタントの役割を担っています。
CoE組織に対し、グループ各社からは日々、ITコンサルタントやプロジェクトマネジャー（以下PM）、データアナリストなど、各課題に応じた人材アサインの要請がきます。クラウドログは、CoE組織メンバーの工数を管理することで、適切に要請対応するために導入しました。私は導入後の定着を目指し、問い合わせ対応や入社者への研修を担当しています。
岸本様（以下、敬称略）：私も岩崎同様にCoE組織に所属し、グループ会社の事業やサービスの企画を支援する部門のマネジメントを担当しています。私は導入にあたってサービスの検討や導入に必要な社内調整を担当しました。
さまざまなプロジェクトへのアサイン予定管理や実態把握のために、工数管理が必要だった
もともと工数管理をしていた背景を教えてください。
岸本：我々CoE組織には、日々さまざまなグループ会社からプロジェクト要請があります。
たとえば転職支援をするグループ会社からは「求人企業と求職者のマッチングをより迅速にするには」「営業社員が求人企業の人材要件をより適切に把握するには」などの課題が上がってきます。
我々はそのような課題に対し、目的に応じてコンサルタント、アナリスト、エンジニア、PMなどを適宜アサインし、テクノロジーの観点から課題解決するプロジェクトを推進しております。
複数のグループ会社があり、1社の中でさらに複数のプロジェクトに分かれているため、企画フェーズ⇔実行フェーズ、短期的⇔長期的など状態はさまざまです。
グループ会社よりプロジェクトの要請があった際に、いつどれくらいの人員をアサインできるかを示すためにCoE組織メンバーの予定工数と実績を管理する必要がありましたし、必要採用数の判断なども行っておりました。
また、各グループ会社においてCoE組織の人材がどのくらいの時間稼働したのか定期的に経営に対し報告する必要があるため、工数管理が必要でした。
CoE組織拡大で、100人単位での工数管理に工夫が必要と判断
なぜ、工数管理に外部サービスの導入が必要になったのですか。
岸本：2022年にCoE組織が発足した当時は4名のメンバーだけでスタートしました。その後、1年半の間に組織が拡大し、現在は全体で約100名が所属しています。
クラウドログを導入する直前の昨年3月頃には20人ほどに増えていました。当時、予定工数、メンバーのアサイン、実績などすべてExcelで管理していましたが、すでに「2023年度には倍以上の人数を採用する」見通しがありました。組織規模を拡大する中で、Excelでは入社者のアサイン管理が難しく、入力にも手間がかかります。そこで、外部サービスやツールの導入を検討した次第です。
具体的にどのような機能やツールを求めていらっしゃったのですか。
岸本：もっとも重視したのは、入力や管理に工数がかからないことです。導入にあたってはクラウドログ以外にも何社かのサービスを検討したり、自分たちで作ることも検討したりしましたが、毎日使うものですので、日々の管理に手間がかかると感じるとストレスになるのではと危惧していました。
また、集計機能が備わっていることやデータを出力できることも、選定のポイントです。我々が日々蓄積したデータの二次加工がしやすくなり、活用の幅が広がるという意味で有用だと感じていました。
データがあることでその先の展望が広がるということが、大事なポイントだったということでしょうか。
岸本：そうですね。結果的に、今ではプロジェクト単位でどれだけの工数がかかっているのか、会社ごとにどれだけの工数がかかっているのかなど、実績を追ったり、それを参考に予定を立てたりすることができています。
Excel利用時はどのように工数管理をしていましたか？またどのような課題を感じていましたか。
岸本：Excelでは横軸に「期間」、縦軸に「アサインする人の氏名」が記載されていました。一人ひとりの工数がオーバーしていないか、次のプロジェクトがいつ開始可能かなどを管理していました。当然プロジェクトを掛け持ちすることもあるので、その際は人とプロジェクトで工数を割る必要があります。また、新しい方を採用した際には、どういう案件が入るのかということやグループ会社の予算も組み込んでいかなければいけません。
もちろんExcelでもできないわけではないのですが、100人単位となると入力にかなり手間がかかります。工数の実績などもExcelで管理するとなると1人1人にExcelを配布する必要があり、とても現実的とは言えませんでした。
機能が他社サービスより総合的に上回っていることが導入の決め手に
工数管理のサービス導入にあたって、御社ではどのようなプロセスを経ましたか。
岸本：サービスの導入に関しては私が主担当を務めました。新年度から利用開始することが決まっていたので、昨年3月に検討を開始し、昨年4月に合わせて導入しました。「工数管理 SaaS」などのキーワードを入れてインターネット検索をして、ピックアップされたものから検討しました。
競合サービスと比較された中で、クラウドログを選ぶ決め手になったのはどのようなことですか。
岸本：いくつかのサービスを比較した中で、クラウドログともう1社が最終候補として残りました。そこで弊社で選定要件を作って、2社にお渡ししました。そのとき返ってきた回答を見て、選定要件のマストとウォントを決め、マストとウォントの個数や実現性を確認した上で総合的にクラウドログが要件を満たしていると判断した次第です。
クラウドログに関しては、初期段階でトライアル環境をご案内いただき、私ともう1人が使用して良さそうだと感じたことも、決めてのひとつです。導入が決まるとチームメンバー全員が一斉に運用をスタートしたのですが、マニュアルなどを見ずとも、直感的に日々のデータ入力ができる仕組みになっていたので、負荷なく導入することができました。
独自の運用ルールを設定してプロジェクト別に管理
導入から現在に至るまでの間に困ったことなどはありましたか。
岸本：導入開始時にメンバーから問い合わせが4件あっただけで、Excelからスムーズに移行できました。
岩崎：私も、入社直後からなんの迷いもなく使えました。新入社員にクラウドログの使い方を説明する研修の場を設けているのですが、研修と呼べるほどの内容の説明はしていません。それくらい簡単に使えるということです。手間をかけずに使えるのは、本当にいいですね。疑問などがあれば私のところに来るはずですが、そういったことは今のところありません。
実際の運用にあたってどのような使い方をされておられますか。
岸本：プロジェクトに「構想フェーズ」「実行フェーズ」のように名前を付けて、運用しています。フェーズごとに業務に携わるメンバーが変化することを、プロジェクトとして表す仕組みです。たとえば「構想フェーズ」においては企画や戦略立案のスキルを持つメンバーをアサインし、「実行フェーズ」のプロジェクトではＰＭやエンジニアなどプロジェクトに応じたスキルを持つメンバーをアサインします。
管理者向けには、クラウドログの仕組みに応じた弊社なりの運用ルールを設定しています。メンバーが入力するのは、「プロジェクトにいつ入ったか」「いつ稼働したか」ということだけです。役割に応じて記入事項を定め、具体的なルール付けをしたこともスムーズに導入できた一因だと感じています。
導入から現在に至るまでのあいだに、使い方が変化したということはありますか。
岸本：今のところ変化はありませんが、今後、前述の管理者が設定したルールの変更をするかもしれません。現在のルールですと、プロジェクト計画は私のような管理職やリーダークラスの人が作っています。これをメンバー自身で入力してもらうかどうかは、今後検討していかなければならないかもしれません。
岩崎：プロジェクトの予定工数を一番よく知っているのは、それぞれのプロジェクトの担当者です。ルールを見直すのであれば、入力する手間と業務の進捗に関する知見のバランスを考慮する必要がありそうです。
クラウドログの工数管理は採用計画の見直しにも活用できる
クラウドログはどのような企業におすすめだと思われますか。
岩崎：我々は組織を拡大していく中でクラウドログを活用させていただいたので、同じように「予実があまり見えないから、採用計画が出しづらいな」と感じている企業さんにおすすめしたいですね。事業を拡大中で計画を立てるために活用するとか、採用計画の見直しに活用するなどの使い方ができるのではないでしょうか。たとえば、「今すぐに採用が必要だと思ったけど、余裕工数が見えてきたから優先度が変わるね」というように、見える化できるかもしれません。
クラウドログの導入を迷っている企業さんに対して、どのような言葉をかけますか。
岩崎：「導入のハードルが驚くほど低いですよ」とお伝えしたいですね。驚くほどなじみやすく、スッと日常に溶け込んでくれました。
岸本：私や岩崎は、前職でITシステムを導入する側の人間でした。ですから、新しいシステムを導入するときは、いろいろな手続きやシステムの設計など、ある種ハードルが高いと思っていたのです。けれども、弊社ではクラウドログのシステムを1ヵ月という短期間で導入することができました。「直感的に使える」というハードルの低さは、すごいと感じています。導入を迷っている企業さんは、ぜひとも気軽に使ってほしいですね。
社内のIT分野のスタンダードとして、グループ会社から頼られる組織としてCoE組織を発展させたい
御社が描いておられる将来像や計画があれば、お聞かせください。
岸本：弊社はパーソルグループの中期経営計画において、経営の方向性として「テクノロジードリブンの人材サービス企業」への進化という方針を打ち出しています。我々CoE組織は、テクノロジーを使ってグループ会社の事業に貢献する取り組みを、1つでも多くやっていきたいと考えております。
その結果として、CoE組織がグループ全体の中でスタンダードになっていくと嬉しいですね。もちろんグループ各社にもIT部門の方がいるわけですが、その方々とバッティングするのではなく、協力してお互いの価値を高められればと考えています。
「パーソルのテクノロジーは、CoE組織とグループ会社のIT部門が協力して推進しているのだ」と皆さんに言えるような状況になることが、私の理想です。
岩崎：私も同じ思いです。CoE組織がパーソルグループのIT分野におけるスタンダードになっていくと思っていますし、グループ会社の方から、さらに頼られる組織になれるように努力したいと考えています。今在籍しているメンバーはもちろん、これからCoE組織に参画するメンバーも、同じような意識でやっていかなければいけないと思っています。
これからも円滑に事業を回す潤滑油として、クラウドログを活用していきたいですね。
パーソルホールディングス株式会社
https://www.persol-group.co.jp/
2008年10月
事業内容：労働者派遣事業・有料職業紹介事業等の事業を行うグループ会社の経営計画・管理並びにそれに付帯する業務
社員数：497名（2023年3月現在）
資本金：17,479百万円
