「デジタルの新しい関係をデザインする」を掲げ、DXソリューションを通じて顧客のビジネスプロセスにおける課題解決に取り組む株式会社プリマジェスト。
同社では以前に導入していた工数管理システムにかかっていたコストや、パートナー企業の工数を把握できていないことに課題を感じていました。「クラウドログ」導入の背景にはどのような課題があり、どのような成果がもたらされたのでしょうか。「クラウドログ」導入の背景やツール選定時の決め手、そして得られた成果について、ご担当者様にお話を伺いました。
課題
- 以前に導入していたシステムは機能が過剰で使い切れていなかった
- ライセンス単価が高価であり、ライセンスの追加が難しかった
- タイムリーに工数やコストをつかめなかった
決め手
- シンプルな機能、シンプルなUIのデザインであること
- リーズナブルな価格であること
- 必要な基本機能を網羅していること
効果
- 第4営業日までかかっていた工数の締め作業が、第2営業日で締められるように
- パートナーの工数も把握できるようになった
- 支払いデータ作成業務にかかる工数も大幅に削減され、定時で退社できるように
以前のシステムは多機能な反面、年間保守コストやライセンスの追加に課題があった
クラウドログ導入以前は、どのように工数を管理していましたか。
須藤 様（以下、敬称略）：クラウドログを導入する前には、クライアントサーバーシステムの工数管理システムを使っていましたが、ライセンス単価が高価であるため、ライセンスの追加が難しいという問題がありました。また、年間保守コストも大きな負担となっていたのです。
コストが高い分、グループウェアとして様々な機能がついていましたが、弊社のシステム部門でプロジェクト管理に用いるには、機能が過剰で使い切れていませんでした。
クラウドログ導入以前は、どのような課題を抱えていましたか。
須藤：弊社では、パートナーである協力会社へ一部外注してシステム開発を行っています。しかし、クラウドログ以前に導入していたシステムは、コストがかかってしまうという理由から、社員だけが工数をシステムに入力し、パートナーの工数はシステムには反映していない状況だったのです。
そのため、タイムリーに工数やコストをつかめないことが課題でした。パートナーの方にも工数を入力してもらうために、柔軟にライセンスの追加ができるシステムを導入したいと考えていました。
低価格でコストを抑えられることが決め手に。運用のシンプルさも高評価
工数管理のツールはどのように比較検討しましたか。
須藤：既存のシステムが保守切れとなるタイミングを見据えて、同じ製品を引き続き使用するか、新たなシステムを導入するか、検討を行っていました。
他社製品も比較検討しましたが、機能面で弊社のニーズに合う製品はクライアントサーバーシステムであったため、ハードウェアの購入や保守コストが掛かり、コスト削減を図りたいという方針から候補から除外しました。
また、既存システムの継続利用については、保守コストの負担が変わらないことに加え、バージョンアップ費用が高額であったため現実的ではありませんでした。
クラウドログの導入を決定した理由をお聞かせください。
須藤：新たな工数管理システムの導入にあたっては、必要な基本機能を網羅していることは前提ですが、シンプルな機能でUIもシンプルなデザインのものにしたいという希望を持っていました。また、運用が容易であることもポイントの1つでした。
クラウドログはクラウドサービスで機能がシンプルであり、価格もリーズナブルなことが決め手となりました。クラウドログは既に5年以上利用していますが、前システムを継続使用していた場合と比較すると、保守コストだけでも約3,000万円以上削減できています。
経理の個別原価計算への活用のため、サブシステムと連携
クラウドログの活用方法についてお聞かせください。
須藤：クラウドログの導入にあたっては、工数データを経理でプロジェクト単位の個別原価計算に対応できるように加工するため、弊社ではサブシステムをつくりました。クラウドログによる工数データを月末にサブシステムに取り込み、中間データを経理システムに送るという流れになっています。工数に単価を掛けることで、プロジェクトごとの原価を算出しています。
また、クラウドログの導入後は、パートナーが入力した工数データを支払い処理にも活用しています。クラウドログの工数データから、サブシステムを介してパートナーの作業者ごとの支払データを作成し、経理システムに連携しています。契約書をもとに工数に単価を掛ければ支払い額が算出できます。
システム開発部門以外では、どのようにクラウドログを活用していますか。
須藤：クラウドログの導入は、システム開発部門での個別の原価計算やプロジェクト管理のための工数管理が目的でした。しかし、システム開発部門では収益を上げていても、営業のサポートにコストが掛かっていたり、販管費がかさんでいたりすると、実際には収支が合わないケースも考えられます。
会社全体としての収益を把握するには営業部門のデータも必要なことから、一部の営業部門でも試験的な導入をスタートしました。
タイムリーに工数やコストを把握できるように。パートナーの工数管理を実現し、社員の負担も軽減
クラウドログ導入後、業務にはどのような変化がありましたか。
須藤：クラウドログの導入後は、パートナーも工数を入力しているため、タイムリーに工数やコストを把握できるようになりました。プロジェクトマネージャーが社員に工数を入れるように声を掛けるなど、工数管理に対する意識が向上してきているように感じています。 クラウドログを導入する際には、計画値に対する実績工数を分析することも目的としていましたので、今後実現できるように管理部門と開発部門で進めていきたいと考えています。
株式会社プリマジェスト
創立：1968年7月
事業内容：イメージ情報ソリューション、イメージ情報の処理に関するハードウェアおよびソフトウェアの開発・製造・システムインテグレーション、イメージ情報の処理に関する受託業務、メンテナンス、その他上記ハードウェア・ソフトウェアの保守、消耗品の販売、その他
社員数：2,488名（内社員数592名）（2022年12月期）
資本金：1億円
※本ページ内の各種情報は2021年12月時点のものです。
