セガサミーホールディングス株式会社タイムシートのUIが導入の決め手に。クラウドログで生産性を計測し、要員手配や在宅勤務の申請にも活用

業種：: その他
企業規模：: 101-500名
課題：: 工数入力コストの削減 / 脱表計算・脱自社システム

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「感動体験を創造し続ける」をキャッチコピーに掲げ、エンタテインメントコンテンツ事業や遊技機事業を国内外に展開するセガサミーホールディングス株式会社。同社で社内システムの維持管理を担当するITソリューション本部では、「工数を管理するツールや手法を統一したい」「ストレスなく工数入力したい」といった課題を抱えていました。

Excelと独自システムによる工数管理から、クラウドログへの工数管理へ移行して1年のタイミングで、ご担当者様にクラウドログを導入した背景にあった課題や活用方法について、お話を伺いました。

ITソリューション本部業務システム開発部　ご担当者様

課題

以前のシステムは、とにかく工数の入力がしにくかった
社員によってばらばらなルールで入力されていたため、正しい工数が集計できていなかった
タスクのコードが乱立しており、自分の仕事はどのコードを選択すればよいのか判断できなかった

決め手

タイムシートのUIが、他社ツールと比べて優れていた
日々の工数入力の負担が減ると考えた
分かりやすいUIだったため、操作方法に関する問い合わせが減ると判断した

効果

工数入力の手間がかからなくなり、とてもスピーディ、かつ楽になった
1日たった2～3分で工数入力を負担なく完了できるように
現場の社員からは、入力を簡素化できる機能に対して高評価の声が

Excelと独自システムでタスクを管理。しかし手入力は変わらず、工数の収集に手間がかかっていた

クラウドログ導入以前、どのように工数を管理していたのでしょうか。

ご担当者：クラウドログを導入する以前の工数管理ではまず、「日付」「時間」「タスク」を個人ごとにExcelで集計することから始まります。その工数を毎月集計し、仕事管理を行う独自のWebシステムに、タスク別集計工数を転記していました。

その後、会社の組織変更に伴い、マクロを活用したことで集計作業が効率化されました。個人ごとに入力されたExcelファイルを所定のフォルダに格納すると、夜中にマクロがデータを自動で吸い上げ、SQLサーバーにデータをロードしていくという仕組みを導入したのです。

集計作業こそ効率化されたものの、Excelに手入力して集計システムに取り込むという仕組み自体は変わらず、工数の収集にひと手間もふた手間もかかっておりました。

入力しにくいシステムに課題。より正確なデータを取得するため、ツールの乗り換えを検討

クラウドログ導入以前は、どのような課題を抱えていましたか。

ご担当者：以前のシステムは、とにかく入力しにくかったことが課題でした。たとえば、タスクのコードが乱立していたため、自分の仕事はどのコードを選択すればよいのか判断できなかったり、同じ仕事をしているはずでも社員によってばらばらのコードで工数を記録していたりと、正しい工数が集計できていない状態が続いたのです。

同じ組織内でも、社員によって違うコードで工数を記録しているような状態では、正確なデータが取れません。そこから、フルスクラッチで開発した独自システムを利用し続けることに疑問を感じ始めたのです。

負担なく入力でき、かつ社内からの問い合わせを抑えるため、「タイムシートのUI」を重視して比較検討

工数管理ツールを比較検討し、クラウドログの導入を決めた理由をお聞かせください。

ご担当者：さまざまなツールで比較検討を実施したのですが、特に重視していた要素が「タイムシートのUI」でした。日々の工数を負担なく入力できること、社内から操作方法に関する問い合わせが発生しないことを条件に考えると、タイムシートのUIが優れていることが必要不可欠です。

こうした観点から比較し、クラウドログのタイムシート機能が他社ツールよりも優れていると判断して、導入を決定しています。

生産性の計測や要員手配の参考、在宅勤務の申請など、さまざまなシーンでクラウドログを活用

クラウドログの活用方法についてお聞かせください。

ご担当者：プロジェクトやインシデントなど、日々発生している案件の工数分析を行い、生産性を計測しています。具体的には、タイムシートのメモ欄にインシデント番号など集計に必要な番号を記載し、月1回の頻度でCSVをダウンロードして集計しています。集計したデータはインシデント管理を行うデータベースにも反映され、「どこの部門の案件に何時間かけている」「どのシステムに1番手がかかっているか」を可視化することに成功しています。また、工数を可視化したことによってメンバーのスキルセットを把握することにも活用しました。各個人の実績から時間がかかりそうな業務をピックアップし、必要に応じて要員を手配する際の参考としています。

ホールディングスならではの活用方法があればお聞かせください。

ご担当者：子会社ごとにかかっている作業工数を集計し、最終的な人件費の算出時に活用しています。また、規模の大きい案件では、事前に工数予測を立ててから取り組んでおり、その予測に対しての実績を把握する予実管理でもクラウドログを活用しています。

貴社独自のクラウドログの活用方法があればお聞かせください。

ご担当者：在宅勤務時の予定を報告するツールとしても、クラウドログを使っています。弊社では、会社の制度として在宅勤務が認められているのですが、社内のルールとして在宅勤務の日には予定している業務を前もって上司に申請し、その許可をもらう必要があります。

その際、予定業務を入力し、申請するツールとしてクラウドログを活用しています。事前に申請した業務内容はあくまで予定であり、実績とは異なることも多々ありますが、クラウドログを確認すれば、具体的にどのように予定と実績が乖離していたかを確認することができます。

工数入力がスピーディで楽に。WBSフォーマットを統一し、入力するタスクの粒度も揃えた

クラウドログの導入で、業務にどのような変化がありましたか。

ご担当者：クラウドログ導入前は、WBSをExcelで独自に作成したり、オープンソースのプロジェクト管理のソフトウェアを使ったりと工夫していたのですが、自作のために見た目も粒度もまちまちになっていて、とても分かりづらかったのです。しかし、クラウドログを導入してからは、入力するタスクの粒度を揃えることができるようになり、WBSのフォーマットを統一することができました。

クラウドログの導入によって、工数入力の課題を解決することはできましたか。

ご担当者：工数入力の手間がかからなくなり、とてもスピーディ、かつ楽になりました。1日たった2～3分で工数入力を負担なく完了できるので、多くの社員が朝に出社して、前日の工数を入力しています。現場の社員からも、入力を簡素化できる便利機能として、カレンダー同期機能やコピー機能、お気に入り機能が非常に便利だとの声を聞いています。