多くの有名企業のクリエイティブ制作を手がけるA社では、10年以上前から独自の工数管理システムを運用してきました。しかし、より効率的な工数管理を目指して、クラウドログへの移行を決定し、人事システムとの自動連携やカレンダー連携機能を活用することで、早々に効果を実感しています。システム移行の経緯と、その後の変化について全社的なDX推進のご担当者様にお話を伺いました。
背景
- クライアントへの請求を行う根拠として工数管理が必須だった
- 従来の独自システムでは手作業での管理に多大な時間と労力が必要で、ヒューマンエラーが頻発していた
- データ分析、工数入力には手間がかかるとともにリアルタイムでの集計が困難
決め手
- 豊富なAPI機能により人事システムとの自動連携を実現できる
- カレンダー拡張機能によるスムーズな工数入力
- ログデータもAPIで取得可能、BIツールと連携することで分析の工数がゼロに
効果
- レポートとBIツール両方を活用してデータ把握を簡単に実現。時間を捻出できたので、継続的な価値を提供できる
- APIを活用し、人事情報システムと連携することでユーザー登録・更新が自動化されたことによって、ヒューマンエラーが０に
- カレンダー拡張機能により1クリックで登録完了するため入力率が向上、さらにリアルタイムで進捗を把握可能に
生産性が課題だった自社開発の工数管理ツール
貴社の事業内容やご担当者様の業務内容を教えていただけますか。
弊社はいわゆる総合広告会社で、大手企業様をはじめ幅広いクライアントのクリエイティブを制作してきました。質の高いソリューションを創造するとともに、クライアントのビジネスの成長に貢献することを目指してきました。
私は、IT部門の中で、業務の効率化や自動化の実行・推進を担当しています。一言で言えば、DXを実現することがミッションで、社員一人ひとりがプロフェッショナルとして働けるよう、デジタル技術を活用してビジネスプロセスの改善に取り組んでいます。
これまでも長く工数管理に取り組まれていたのはなぜだったのでしょうか？
主にクライアントへの請求の根拠として提示するために必要だったからです。かれこれ10年以上前から独自のログシステムを開発し運用していました。
ただ、運用がすべて手作業になっており、生産性の面から長年の課題となっていました。具体的には、入社・退職に伴うユーザーの管理や登録、入力データを集計するためにCSVで出力してExcelで処理するなどの手間が毎月発生していました。さらに、利用しているフォーマットにもばらつきがあり、修正やデータ統合のためにツール専任担当者を設ける必要がありました。工数の集計には1ヶ月かかることもあり、集計と管理におおよそ月100時間程度は要していたと思います。
手作業が多いと、エラーも起こりやすくなりますね。
ヒューマンエラーの懸念は当然増しますね。弊社の業務の特徴として、メンバーの空き状況に合わせて案件を割り振るので、複数案件を横断して担当しているメンバーが多くなります。そのため請求の根拠となる資料作りが目的にも関わらず、複数に渡る工数情報の項目を正確に管理するのは非常に大変な作業でした。
本来であれば、人事情報を管理しているシステムからログシステムに自動で連携されるのが望ましいですが、それを実現するにはログシステム側でAPIを用意する必要があります。10年以上前から運用している旧ログシステムにはそのような機能はなく、自分たちで追加開発することも難しい状況でした。
工数入力方法の変更に懸念も、カレンダー連携機能が決め手に
クラウドログをお選びいただくまでの経緯をお聞かせください。
実は当初、新たなツールを導入することへの懸念点もありました。それは特に工数入力の方法が変わると、現場にさまざまな負荷がかかり、ときに混乱をきたすためです。
従来の旧ログシステムでは、画面が日付とプロジェクトのマトリクス形式で構成されており、どの日にどのプロジェクトで何時間稼働したかを入力するだけで済んでいたため、簡潔に登録が可能でした。
しかし、クラウドログではより正確な記録を実現するために、カレンダー形式で何時から何時までどのプロジェクトで何の作業をしていたのかなど、詳細な時間単位の入力が必要となります。そのため、過去に遡って登録する場合、記憶が曖昧になりやすく、ログ入力を怠りがちな人は正確な入力ができないのではないか、という懸念がありました。
実際に導入されてみて、クラウドログの工数入力に対する印象はいかがでしたか。
先ほど述べた懸念はまったくの杞憂でした。入力工数の大幅な削減に役立っています。クラウドログにはOutlookカレンダーやGoogleカレンダーとの連携機能があり、カレンダーの予定を確認しながら入力ができるため、過去の工数データも正確に登録できます。また、ブラウザの拡張機能で「マイパターン」を活用すると、カレンダーに登録した予定を１クリックでログ入力できる機能も備わっています。
入力が楽になった分、本来の業務に集中できるようになったと思います。
管理工数をゼロに、分析はリアルタイムに
管理側の目線ではいかがでしょうか？
こちらもだいぶ改善されました。以前は人事からバックオフィス全体にメール展開される人事情報を目視で確認して、その情報をもとにログシステムの担当者がシステムの管理画面でユーザー登録を手作業で行うという運用を行っていました。しかし情報の取りこぼしがあってユーザー登録がされなかったり、登録を行っても氏名に誤字があったりするなど、ヒューマンエラーが頻発していました。
クラウドログは公開APIが豊富に用意されており、ユーザーの登録・更新もAPI経由で行うことが可能です。このAPIを活用することで人事情報を管理しているシステムからクラウドログに直接情報連携を行うことができるようになりました。おかげで、今まで月100時間程度かかっていたユーザー管理業務はゼロとなり、ヒューマンエラーも発生する余地がなくなりました。
また、クラウドログはリアルタイムでログが見られるので、入力状況のチェックにも有効だと感じています。未入力や入力不足のメンバーを週次や日次で確認ができますので、入力率を向上できますし、正確にデータを集計するための修正業務が早くに行えます。
以前よりも業務は可視化できたとお感じでしょうか？
クラウドログでは、ログデータに関してもAPIで取得可能になっています。弊社では、DWHを用意し、ログデータをAPIで取得してDWHに格納、さらにそれをBIツールと連携することでレポーティングの工数をゼロにすることができました。クラウドログでもレポート機能が用意されており、その機能でもログデータの概要をリアルタイムで把握することができますが、独自の分析を行いたい場合もAPIのおかげで実現できています。
ログデータの集計に非常に手間がかかっていたとお話ししましたが、さらにクライアントごとに毎月対応するのは大変な作業量だったんです。少し違う視点でログデータを分析したいという要望が上がったときも、ログデータのリアルタイムでの分析が可能となったことで、クライアントに対して付加価値の高い業務を継続的に提供できていると考えています。これが本来あるべき姿ですね。
次なる一手は勤怠管理との連携。AIによる工数分析にも期待
今後に向けた展望やクラウドログに対する期待などをお聞かせください。
ログシステムと勤怠管理システムの自動連携はできるだけ早期に実現したいです。クラウドログで自動連携できる他ベンダーの勤怠システムが増えているのは認識していますが、我々も勤怠システムとの連携を行うことで、従業員の業務効率化を図りたいですね。
また、ログの入力効率のさらなる向上も期待しています。理想は、ログ入力をしなくても工数が管理できるような手法があればと考えています。AIの活用にも注目せざるを得ません。たとえばログデータの観点から、現時点でどの社員がどのプロジェクトに注力すべきかを提案してくれれば、さらなる業務効率化につながるでしょうね。
事業内容：広告事業全般
社員数：400名
